files/DokumentOkresowZatrudnienia.pdf

Osoby poszukujące dokumentów o zatrudnieniu i wysokości osiąganych zarobków powinny przede wszystkim ustalić, czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeżeli nie istnieje, to na podstawie zachowanych szczątkowych dokumentów (pism, notatek, wpisów w dowodzie osobistym lub w legitymacji ubezpieczeniowej) muszą ustalić dokładną jego nazwę oraz adres, a także w jakich strukturach organizacyjnych był umieszczony, a następnie szukać pomocy w wymienionych instytucjach i archiwach.

Gdy okaże się, że zakład pracy, w którym zainteresowany był zatrudniony obecnie już nie istnieje, należy podjąć poszukiwania, które mogą doprowadzić do uzyskania dokumentacji płacowo-osobowej niezbędnej przy ustalaniu prawa do emerytury i renty oraz obliczaniu ich wysokości.

Jeżeli zlikwidowanym zakładem pracy było przedsiębiorstwo państwowe, to jego dokumentację osobowo-płacową powinien przejąć następca prawny lub organ założycielski, albo organ nadrzędny pracodawcy. Następcami prawnymi mogą być np. przedsiębiorstwa państwowe, które powstały w wyniku zmian organizacyjnych, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa.

W przypadku braku następcy prawnego należy zwrócić się do organu założycielskiego albo organu nadrzędnego swojego byłego pracodawcy. Najczęściej byli nimi wojewoda lub właściwy minister, którzy mają obowiązek prawny przejmowania, zabezpieczania i udostępniania dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych lub zniesionych państwowych jednostkach organizacyjnych. Niektórzy wojewodowie byłych 49 województw (według administracyjnego podziału kraju obowiązującego do końca 1998 r.) zorganizowali archiwa przejściowe, w których zgromadzona jest dokumentacja zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, dla których byli organem założycielskim.

W przypadku likwidacji spółdzielni lub organizacji spółdzielczych likwidator spółdzielni przekazuje uporządkowaną dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął, związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub został zlikwidowany - Krajowej Radzie Spółdzielczej.Spółki prawa cywilnego i handlowego (czyli firmy prywatne) w przypadku ich likwidacji zobowiązane są do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej i innej dokumentacji niearchiwalnej we własnym zakresie. Niektóre z nich przekazują taką dokumentację do dalszego, odpłatnego przechowywania firmom zajmującym się przechowalnictwem akt.

Niekiedy dokumentację pracowniczą przechowują byli właściciele danej firmy prywatnej. Pewne wskazówki dotyczące miejsc jej przechowywania można uzyskać za pośrednictwem wydziałów rejestrowych właściwych terytorialnie sądów lub urzędów administracji terenowej.
Zasady postępowania z dokumentacją w niepaństwowych jednostkach organizacyjnych, partiach politycznych, organizacjach politycznych, spółdzielczych, społecznych, w kościołach i związkach wyznaniowych - jednostki te ustalają we własnym zakresie.

Z prośbą o wskazanie miejsca przechowywania dokumentacji zlikwidowanego zakładu pracy można zwrócić się także do Centralnego Ośrodka Informacji Archiwalnej przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, mieszczącej się pod adresem: 00-950 Warszawa, ul. Długa 6, skr. poczt. 1005. Ośrodek ten posiada nieliczne, przypadkowo otrzymane informacje o miejscu przechowywania dokumentacji niektórych zlikwidowanych zakładów pracy. Należy jednak zaznaczyć, że Ośrodek nie posiada żadnej dokumentacji - może jedynie udzielić informacji o miejscu przechowywania dokumentacji niektórych zlikwidowanych zakładów pracy.

Archiwa państwowe podległe Dyrekcji Archiwów Państwowych (z siedzibą w Warszawie, ul. Długa 6) na mocy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - gromadzą materiały archiwalne, czyli akta wieczystego przechowywania o szczególnie ważnym znaczeniu historycznym.
Należy tu wyjaśnić, że akta osobowo-płacowe nie są materiałem archiwalnym, lecz dokumentacją niearchiwalną i dlatego w archiwach państwowych jest ich niewiele.
W posiadaniu archiwów państwowych znajdują się m.in. akta osobowo-płacowe pracowników niektórych spółdzielni pracy, związków kółek rolniczych, rolniczych zespołów spółdzielczych, komitetów PZPR, komend i brygad Powszechnej Organizacji "Służba Polsce", terenowych jednostek administracji państwowej - rad powiatowych, miejskich i gminnych.

Archiwum Akt Nowych (z siedzibą w Warszawie, ul. Hankiewicza 1) jest archiwum o z siedzibą w Warszawie, ul. Bonifraterska 6, lok. 21) od 1994 r. przejmują dokumentację po upadających i likwidowanych jednostkach organizacyjnych. Zasoby archiwalne przechowywane są na terenie 19 miejscowości w kraju. Największy zbiór dokumentacji archiwalnej - dla województwa mazowieckiego - znajduje się w Archiwum Rotacyjnym w Zielonce k. Warszawy, ul. Armii Krajowej 18a.

Do celów emerytalno-rentowych dokumentami potwierdzającymi okres zatrudnienia są:

Zaświadczenie, o którym mowa wyżej, powinno być wystawione przez pracodawcę lub prawnego następcę pracodawcy, a w przypadku braku następcy prawnego przez jednostkę przechowującą dokumentację zlikwidowanego lub przekształconego zakładu pracy, np. organ założycielski, firmę przechowalniczą lub archiwum.

Do potwierdzenia okresów zatrudnienia mogą służyć także dowody pośrednie, takie jak:

W przypadku braku możliwości udowodnienia okresu zatrudnienia pisemnymi dowodami, w niektórych przypadkach dopuszcza się przeprowadzenie dowodu z zeznań świadków. Osoba ubiegająca się o emeryturę lub rentę powinna złożyć oświadczenie o braku odpowiednich dokumentów, w którym informuje o przyczynach uniemożliwiających ich uzyskanie, a następnie wskazać zeznania dwóch świadków, najlepiej byłych współpracowników. 

Powołani świadkowie powinni przede wszystkim zaświadczyć, jaką pracę wykonywał zainteresowany (rodzaj pracy, zajmowane stanowisko), w jakim okresie, czy była to praca stała, w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu, sezonowa czy dorywcza, przez ile godzin lub dni wykonywana, czy w trakcie jej wykonywania zainteresowany był ubezpieczony. Świadek powinien udowodnić, w jakich okresach pracował z osobą zainteresowaną. Przedstawienie jak największej liczby faktów dotyczących pracy osoby zainteresowanej oraz świadka podnosi wiarygodność zeznań.

Zeznania świadków mogą jednak dotyczyć tylko niżej wymienionych okresów zatrudnienia przypadających przed dniem 15 listopada 1991 r.:

Zeznaniami świadków można udowodnić także okresy pracy przymusowej:

Taka sama dokumentacja będzie wymagana przy obliczaniu wartości kapitału początkowego.

Okresy zatrudnienia mogą być również dokumentowane na podstawie zachowanych akt osobowych, których okres przechowywania wynosi 50 lat od ustania stosunku pracy.

Dane z akt osobowych pracownika może potwierdzić w formie zaświadczenia:

Zgodnie z nadal obowiązującym § 20 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz.U. nr 10, poz. 49 z późn. zm.), dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzeń w celu ustalenia podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku określonym przez ZUS (druk ZUS Rp-7) lub legitymacja ubezpieczeniowa, zawierająca odpowiednie wpisy o okresach zatrudnienia i osiąganych w tych okresach wynagrodzeniach.

Przepisy obowiązujące do końca 1990 r. zobowiązywały zakłady pracy do przechowywania dokumentacji płacowej pracowników przez 12 lat. Dokumentację płacową, jako niearchiwalną, po upływie 12-letniego okresu zakład pracy niszczył. Niektóre zakłady pracy jednak nie zniszczyły tej dokumentacji, w związku z tym zachowała się ona do chwili obecnej.

Od 1 stycznia 1991 r. okres przechowywania list płac, kart zbiorczych płac oraz innej dokumentacji, na podstawie której można ustalić podstawę wymiaru emerytury lub renty, a także podstawę wymiaru kapitału początkowego, zależy od okresów przewidzianych w przepisach emerytalno-rentowych określających zasady ustalania podstawy wymiaru świadczeń.
Archiwa państwowe od 1991 r. nie wydają zezwoleń na niszczenie dokumentacji płacowej przed upływem 50-letniego okresu przechowywania.

W ustawie z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. 2004 nr 39, poz. 353 z późn. zm. - art. 125a) - zostało określone, iż płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Obowiązuje generalna zasada, że zaświadczenie stwierdzające wysokość osiąganych wynagrodzeń lub dochodu powinno być wystawione przez pracodawcę lub prawnego następcę pracodawcy na podstawie dokumentacji płacowej. Jeżeli jednak dokumentacja taka nie istnieje, zaświadczenie o wysokości osiągniętych wynagrodzeń może być wydane na podstawie danych zawartych w aktach osobowych pracownika np. w umowie o pracę, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz w innych pismach, określających wynagrodzenie danej osoby.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń z dokumentacji zastępczej obowiązuje ścisła zasada uwzględniania tylko takich składników wynagrodzenia określonego w aktach osobowych, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp.

Inne składniki wynagrodzenia - premie, nagrody czy dodatki mogą być uwzględnione tylko wówczas, gdy zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne. Nie można więc uwzględniać premii, nagród czy dodatków określonych w dokumentacji osobowej pracownika jako składniki wynagrodzenia przysługujące warunkowo (np. uzależnione od wykonania planu produkcyjnego) lub uznaniowo i wypłacanych w zmiennych wysokościach - w razie braku dokumentów potwierdzających ich wypłatę i wysokość.

W przypadku gdy w aktach osobowych pracownika wynagrodzenie określone jest stawką godzinową - dopuszczalne jest ustalenie wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru świadczenia tylko wówczas, jeżeli zachowały się dane dotyczące liczby godzin, jaką pracownik faktycznie przepracował w danym okresie na określonym stanowisku (dziennie, tygodniowo lub miesięcznie).

W razie gdy zainteresowany nie ma możliwości uzyskania wymaganych dowodów, możliwe jest przyjęcie kopii dokumentacji płacowej sporządzonej przez archiwum lub uwierzytelnionej kopii sporządzonej przez inne instytucje przechowujące dokumentację danego zakładu pracy bądź prywatną formę przechowalniczą.

Archiwa państwowe nie są jednak upoważnione do wystawiania zaświadczeń według ustalonego wzoru (ZUS Rp-7) osobom niebędącym pracownikami tych archiwów. Zobowiązane są natomiast do wydawania - na podstawie posiadanych materiałów archiwalnych - uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów a także zaświadczeń. Kopie dokumentów powinny być uwierzytelnione przez osoby kierujące archiwum.

Do ustalenia podstawy wymiaru z takiej dokumentacji może być przyjęte wynagrodzenie i ewentualnie wykazane inne składniki, co do których nie ma wątpliwości, iż były wypłacone i podlegały składce na ubezpieczenie społeczne.

Legitymacja ubezpieczeniowa powinna zawierać następujące wpisy o osiąganych wynagrodzeniach: datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaj wykonywanej pracy, kwotę wynagrodzenia, rok, w którym to wynagrodzenie zostało osiągnięte, pieczątkę zakładu pracy, podpis oraz pieczątkę pracodawcy lub upoważnionego pracownika i podpis oraz pieczątkę służbową kierownika komórki finansowej lub upoważnionego pracownika.

Pokreślić należy, że legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca odpowiednie wpisy stanowi samoistny środek dowodowy. Pracodawca nie powinien zatem wystawiać zaświadczenia na podstawie wcześniejszych wpisów w legitymacji ubezpieczeniowej.

Obowiązujące w ubiegłych latach regulacje dotyczące legitymacji ubezpieczeniowych, zasad dokonywania wpisów oraz wzorów legitymacji nie zawierały warunku zamieszczania imiennej pieczątki osoby dokonującej lub odpowiedzialnej za wpis dotyczący wynagrodzeń. Stąd też wpisy o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dokonywane w funkcjonujących od lat 50. legitymacjach zawierających rubrykę oznaczoną dyspozycją "stempel, data i podpis osoby odpowiedzialnej za wpis" - często są zaopatrzone jedynie pieczątką zakładu pracy i nie zawierają pieczątki imiennej osoby odpowiedzialnej za wpis, a jedynie jej odręczny podpis i datę dokonania wpisu.

Wprowadzenie nowego wzoru legitymacji, określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 16 maja 1991 r. w sprawie wzoru i trybu wystawiania legitymacji ubezpieczeniowych (Dz.U. nr 51, poz. 223), nakłada na pracodawcę obowiązek stosowania także imiennej pieczątki osoby wpisującej wynagrodzenie w legitymacji ubezpieczeniowej.
Jednakże brak pieczątki imiennej, szczególnie w legitymacjach starego typu, nie eliminuje wpisu o wysokości wynagrodzenia jako środka dowodowego, jeżeli całość dokumentu oraz dokonane w nim wpisy nie budzą zastrzeżeń co do ich autentyczności.
Warto w tym miejscu przypomnieć, że wysokości wynagrodzenia lub dochodu, który ma stanowić podstawę wymiaru emerytury lub renty (a także kapitału początkowego) nie można udowodnić zeznaniami świadków.

Oddział ZUS właściwy ze wzglądu na siedzibę zakładu pracy, miejsce wykonywania pracy lub miejsce zamieszkania ubezpieczonego (jeżeli osoba zainteresowana sama za siebie opłacała składki na ubezpieczenie społeczne) - na podstawie dokumentacji własnej - może potwierdzić:

Wymienione wyżej osoby zgłaszane były imiennie do ubezpieczenia społecznego, także składki opłacane za nie były rozliczane imiennie

Wymienione wyżej osoby były zgłaszane do ubezpieczenia społecznego imiennie, a rozliczanie składek odbywało się bezimiennie.

Województwo Dolnośląskie

Województwo Kujawsko-Pomorskie

Województwo Lubelskie

Województwo Lubuskie

Województwo Łódzkie

Województwo Małopolskie

Województwo Mazowieckie

Województwo Opolskie

Województwo Podkarpackie

Województwo Podlaskie

Województwo Pomorskie

Województwo Śląskie

Województwo Świętokrzyskie

Województwo Warmińsko-Mazurskie

Województwo Wielkopolskie

Województwo Zachodniopomorskie