ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI Z DNIA 30 PAŹDZIERNIKA 2006 R.

Rozporządzenie określa niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie nazywany jest metadanymi.

Niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych (metadane):

  1. identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
  2. twórca - podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu;
  3. tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
  4. data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
  5. format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu;
  6. dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument;
  7. typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo);
  8. relacja - określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;
  9. odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
  10. grupowanie - wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
  11. kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu;
  12. język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;
  13. opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu;
  14. uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.

Dokumenty elektroniczne przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML.

Dokumenty elektroniczne zapisuje się w strukturze umożliwiającej automatyczne wyodrębnienie treści dokumentu oraz poszczególnych metadanych.

 

 

Redakcja: Departament Aplikacji Autorskich