Przebieg kontroli

Inspektor kontroli Zakładu wszczyna kontrolę po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli lub po okazaniu wyżej wymienionych dokumentów osobie upoważnionej do reprezentowania płatnika składek. W przypadku płatników składek będących przedsiębiorcami wszczęcie kontroli poprzedzone jest doręczeniem płatnikowi zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. W takim przypadku kontrola będzie wszczęta nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia (na pisemny wniosek płatnika składek wszczęcie kontroli może nastąpić przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, natomiast po upływie 30 dni wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia).

Jeżeli inna uprawniona instytucja publiczna właśnie kontroluje działalność gospodarczą płatnika składek, to inspektor kontroli Zakładu odstępuje od podjęcia czynności kontrolnych i może ustalić inny termin wszczęcia kontroli.

Inspektor kontroli Zakładu przeprowadza kontrolę w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach, w których prowadzi działalność. Na wniosek lub za zgodą kontrolowanego płatnika składek inspektor kontroli Zakładu może przeprowadzić kontrolę w innym miejscu, w którym przechowywana jest dokumentacja.

Kontrola, pomimo zapewnienia odpowiednich warunków technicznych w siedzibie płatnika, może być przeprowadzona również w placówce ZUS, jeżeli usprawni to przebieg kontroli. Jest to możliwe jednak tylko wtedy, gdy płatnik składek wyrazi na to zgodę na piśmie.

Inspektor kontroli Zakładu może prowadzić czynności kontrolne w placówce ZUS bez zgody płatnika składek, jeżeli:

  • wymaga tego charakter czynności kontrolnych,
  • trzeba przesłuchać świadka, ubezpieczonego – byłego pracownika płatnika składek,
  • płatnik składek nie zgłosił do ZUS zmiany adresu swojej siedziby,
  • płatnik nie wykreślił bądź nie zmienił adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a pod adresem tym zapisanym nie prowadzi działalności.

Czas trwania kontroli różni się w zależności od statusu płatnika składek. I tak:

  • kontrola płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą nie powinna trwać dłużej niż miesiąc, a kontrola wymagająca pozyskania dowodów ze źródeł osobowych, opinii z innych instytucji nie powinna trwać dłużej niż dwa miesiące. W przypadku kontroli płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą, termin wszczęcia kontroli jest ustalany przez inspektora kontroli Zakładu po wystawieniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,
  • kontrola płatnika składek, będącego przedsiębiorcą, w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:
  • jeśli jest mikroprzedsiębiorcą – 12 dni roboczych,
  • jeśli jest małym przedsiębiorcą – 18 dni roboczych,
  • jeśli jest średnim przedsiębiorcą – 24 dni roboczych,
  • jeśli jest innym przedsiębiorcą – 48 dni roboczych.

Płatnicy składek, u których prowadzone są czynności kontrolne, są zobowiązani:

  • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
  • udostępnić do oględzin składniki majątku,
  • sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,
  • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
  • udzielać wyjaśnień,
  • przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.

Płatnik składek lub osoba upoważniona do jego reprezentowania może złożyć sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez inspektora kontroli Zakładu czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów usdg.

Przedsiębiorca może sprzeciwić się kontroli jeśli uważa, że inspektor kontroli Zakładu podjął kontrolę lub prowadzi ją niezgodnie z przepisami. Sprzeciw musi być złożony na piśmie wraz z uzasadnieniem, w ciągu 3 dni roboczych od dnia, w który rozpoczęła się kontrola. Gdy przedsiębiorca złoży sprzeciw, to inspektor kontroli Zakładu wstrzymuje kontrolę. ZUS musi rozpatrzyć sprzeciw w ciągu 3 dni roboczych od dnia, w którym go otrzyma. Wynikiem rozpatrzenia sprzeciwu jest wydanie postanowienia o odstąpieniu od czynności kontrolnych bądź ich kontynuowaniu. Przedsiębiorca ma prawo do zażalenia  na to postanowienie. Musi je wnieść w ciągu 3 dni od dnia, w którym otrzyma postanowienie. ZUS powinien rozstrzygnąć to zażalenie w ciągu 7 dni od dnia, w którym je otrzymał.
W przypadku, gdy ZUS nie rozpatrzy sprzeciwu bądź zażalenia w terminie, to jest to równoznaczne z uznaniem słuszności sprzeciwu. Gdy ZUS wyda postanowienie w sprawie zażalenia płatnika składek, może on wnieść skargę do sądu administracyjnego na przewlekłe prowadzenie kontroli. Ma na to 30 dni od daty doręczenia postanowienia o rozpatrzeniu zażalenia. Skarga taka nie wstrzymuje kontroli.

Ustalenia kontroli opisuje się w protokole kontroli, który inspektor kontroli Zakładu sporządza w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Protokół kontroli powinien zawierać następujące informacje:

  • oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu,
  • dane kontrolowanego płatnika składek,
  • dane inspektora/inspektorów kontroli Zakładu przeprowadzających kontrolę,
  • zakres kontroli,
  • czas trwania czynności kontrolnych,
  • opis ustaleń z kontroli z podaniem podstaw prawnych,
  • przedstawienie dowodów,
  • pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
  • pieczęć i podpis inspektora/inspektorów kontroli Zakładu,
  • informacje o wpisie do książki kontroli.

Kontrolę uznaje się za zakończoną w dniu osobistego doręczenia protokołu kontroli płatnikowi składek przez inspektora kontroli Zakładu lub w dniu nadania protokołu kontroli za pośrednictwem operatora pocztowego.

Płatnik składek ma prawo w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe, a inspektor kontroli Zakładu ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnik składek zostaje poinformowany na piśmie.

Po upływie terminu do wniesienia zastrzeżeń, płatnik składek jest zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli. W przypadku złożenia zastrzeżeń termin ten biegnie od daty otrzymania informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń.

W przypadku nie wywiązania się z nałożonego obowiązku złożenia dokumentów korygujących, Zakład wydaje decyzję. Wydanie decyzji następuje w terminie jednego lub dwóch miesięcy. Płatnik składek jest zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących w terminie 7 dni od daty uprawomocnienia się decyzji.