Jak przebiega kontrola

Kiedy rozpoczynamy kontrolę

Inspektor kontroli ZUS rozpoczyna kontrolę od doręczenia płatnikowi składek (lub osobie, która jest upoważniona do reprezentowania płatnika składek) upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz okazania legitymacji służbowej.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, kontrolę poprzedzi zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola  będzie wszczęta nie wcześniej niż po 7 dniach od dnia, w którym odbierzesz zawiadomienie, i nie później niż po 30 dniach od dnia doręczenia zawiadomienia. Na Twój pisemny wniosek inspektor może zjawić się wcześniej niż po 7 dniach od doręczenia zawiadomienia.  Przeprowadzenie kontroli po 30 dniach wymaga ponownego zawiadomienia.

Jeżeli w tym czasie Twoją działalność gospodarczą kontroluje inna uprawniona instytucja publiczna, to inspektor kontroli ZUS odstąpi od kontroli (chyba, że wyrazisz zgodę na równoczesne prowadzenie więcej niż jednej kontroli). Może ustalić inny jej termin.

Gdzie przeprowadzamy kontrolę

Inspektor kontroli ZUS przeprowadza kontrolę w Twojej (jako płatnika składek) siedzibie oraz w miejscach, w których prowadzisz działalność. Na Twój wniosek lub za Twoją zgodą może to być inne miejsce, w którym przechowywana jest dokumentacja.

Kontrola może być również przeprowadzona w naszej placówce, jeżeli usprawni to przebieg kontroli. Jest to możliwe, gdy wyrazisz na to zgodę na piśmie. Bez Twojej zgody możemy prowadzić czynności kontrolne w placówce ZUS, jeżeli:

  • wymaga tego ich charakter,
  • trzeba przesłuchać świadka, ubezpieczonego – Twojego byłego pracownika,
  • nie zgłosiłeś do ZUS zmiany adresu swojej siedziby,
  • nie wykreśliłeś bądź nie zmieniłeś adresu siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a nie prowadzisz działalności pod adresem tam zapisanym.

Jak długo trwa kontrola

Czas trwania kontroli różni się w zależności od Twojego statusu. I tak:

  • kontrola płatnika składek, który nie jest przedsiębiorcą, powinna trwać do miesiąca, a kontrola wymagająca pozyskania dowodów ze źródeł osobowych, opinii z innych instytucji – do dwóch miesięcy,
  • kontrola płatnika składek, który jest przedsiębiorcą, w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:
  • jeśli jest mikroprzedsiębiorcą – 12 dni roboczych,
  • jeśli jest małym przedsiębiorcą – 18 dni roboczych,
  • jeśli jest średnim przedsiębiorcą – 24 dni roboczych,
  • jeśli jest innym przedsiębiorcą – 48 dni roboczych.

Jeśli nie jesteś przedsiębiorcą, termin rozpoczęcia kontroli ustala inspektor kontroli ZUS po otrzymaniu upoważnienia do jej przeprowadzenia.

Jakie masz obowiązki podczas kontroli

Płatnicy składek, u których przeprowadzamy kontrolę, mają obowiązek:

  • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
  • udostępnić do oględzin składniki majątku,
  • sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,
  • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
  • udzielać wyjaśnień,
  • przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.

Kiedy i jak składasz sprzeciw

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, możesz złożyć sprzeciw, gdy inspektor kontroli ZUS rozpoczął i przeprowadza kontrolę z naruszeniem przepisów ustawy - Prawo przedsiębiorców. Sprzeciw może też złożyć w Twoim imieniu osoba upoważniona do reprezentowania Cię.

Sprzeciw musisz złożyć na piśmie wraz z uzasadnieniem i zawiadomić na piśmie inspektora kontroli ZUS. Masz na to 3 dni robocze od dnia, w który rozpoczęła się kontrola lub wystąpienia przesłanki do wniesienia sprzeciwu. Wówczas inspektor kontroli ZUS wstrzymuje kontrolę. Rozpatrzymy Twój sprzeciw w ciągu 3 dni roboczych od dnia, w którym go otrzymamy. W jego wyniku wydamy postanowienie:

  • o odstąpieniu od czynności kontrolnych bądź
  • o ich kontynuowaniu.

Masz prawo do zażalenia na otrzymane postanowienie. Musisz je wnieść w ciągu 3 dni od dnia, w którym otrzymasz postanowienie. Rozstrzygniemy je w ciągu 7 dni od dnia, w którym je otrzymamy. Jeśli nie rozpatrzymy sprzeciwu bądź zażalenia w terminie, będzie to równoznaczne z uznaniem słuszności sprzeciwu lub zażalenia.

Gdy wydamy postanowienie w sprawie Twojego zażalenia, możesz wnieść skargę do sądu administracyjnego na przewlekłe prowadzenie kontroli. Masz na to 30 dni od dnia, w którym otrzymasz postanowienie o rozpatrzeniu zażalenia. Taka skarga nie wstrzymuje kontroli.

Co zawiera protokół kontroli

Ustalenia kontroli inspektor kontroli ZUS opisuje w protokole kontroli. Sporządza go w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Protokół kontroli powinien zawierać:

  • oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,
  • dane kontrolowanego płatnika składek,
  • dane inspektora/inspektorów kontroli ZUS, którzy przeprowadzają kontrolę,
  • zakres kontroli,
  • czas trwania czynności kontrolnych,
  • opis ustaleń z kontroli, wraz z podaniem podstaw prawnych,
  • przedstawienie dowodów,
  • pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń,
  • pieczęć i podpis inspektora/ inspektorów kontroli ZUS,
  • informacje o wpisie do książki kontroli.

Kontrolę uznajemy za zakończoną, gdy:

  • odbierzesz protokół kontroli osobiście,
  • nadamy protokół kontroli pocztą.

Kiedy składasz zastrzeżenia

Masz 14 dni od dnia, w którym otrzymasz protokół, na złożenie pisemnych zastrzeżeń do jego ustaleń. Musisz równocześnie wskazać stosowne środki dowodowe. Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone przez Ciebie zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia Twoich zastrzeżeń poinformujemy Cię na piśmie.

Kiedy składasz dokumenty korygujące

Gdy upłynie termin na wniesienie zastrzeżeń (14 dni), masz obowiązek dostarczyć nam dokumenty korygujące. Masz na to 30 dni od dnia, w którym otrzymasz protokół kontroli. Jeśli złożyłeś zastrzeżenia, termin ten jest liczony od dnia, w którym otrzymasz informację o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń.

Jeśli nie dostarczysz nam dokumentów korygujących, wydamy decyzję zgodnie z ustaleniami protokołu kontroli. Zrobimy to w ciągu jednego lub dwóch miesięcy. Masz obowiązek dostarczyć nam dokumenty korygujące w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się decyzji.