Zgłoszenie spółki (KRS)

Założenie spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) powoduje, że ZUS sam sporządza część dokumentów zgłoszeniowych za spółkę. Inne dokumenty spółka musi przekazać do ZUS sama.

Rejestracja spółki w KRS

Aby zarejestrować spółkę w KRS, należy złożyć:

  • wniosek do sądu rejestrowego – wniosek powoduje automatyczne nadanie spółce numerów NIP i Regon,
  • druk NIP-8 do właściwego urzędu skarbowego (w ciągu 7 dni od daty rejestracji w KRS) – w ten sposób zgłaszane są dane uzupełniające, które muszą zawierać m.in.: nazwę skróconą płatnika składek, datę powstania obowiązku opłacania składek, wykaz rachunków bankowych, adres prowadzenia działalności.

Więcej na temat rejestracji spółki w KRS znajdziesz na portalu  biznes.gov.pl.

Ważne! Nazwa skrócona spółki rejestrowana w ZUS nie może przekraczać 31 znaków. Dlatego też we wniosku NIP-8 w bloku B.1 pole 7 wpisz ustanowioną nazwę skróconą, nie dłuższą niż 31 znaków.

ZUS automatycznie otrzymuje dane z KRS i urzędu skarbowego, na podstawie których sam sporządza dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek:

  • zgłoszenie płatnika składek ZUS ZPA,
  • informację o rachunkach bankowych ZUS ZBA,
  • informację o adresach prowadzenia działalności ZUS ZAA.

Spółka nie musi więc składać ich w ZUS.

Po zarejestrowaniu spółki zgłoszeniu do ZUS podlegają pracownicy i członkowie ich rodzin. Spółka ma na to 7 dni od daty zatrudnienia pracowników.

W przypadku zmiany danych we wpisie do KRS lub urzędzie skarbowym na podstawie informacji przekazanych przez te organy ZUS uaktualnia dane w swoim systemie.

Ważne! Jeśli spółka aktualizuje dane uzupełniające inne niż nazwa skrócona, we wniosku NIP-8 musi za każdym razem w bloku B.1 w polu 7 wpisać nazwę skróconą, która została zapisana na koncie w ZUS.

Zgłoszenie wspólników do ZUS

Wspólnicy zarejestrowanych w KRS spółek mają obowiązek zgłosić w ZUS siebie jako płatnika składek oraz do ubezpieczeń (co najmniej do ubezpieczenia zdrowotnego). Obowiązek ten dotyczy wspólników spółek komandytowych, jawnych i partnerskich oraz jednoosobowych spółek z o.o. Mają na to 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń.

Jakie dokumenty należy przekazać do ZUS

Gdy spółka ma już konto płatnika składek, zgłasza do ubezpieczeń osoby, które zatrudnia ioraz ich członków rodzin. Robi to w ciągu 7 dni od zatrudnienia swoich pracowników i wykorzystuje do tego dokumenty:

  • ZUS ZUA – jeżeli jest to zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,
  • ZUS ZZA - jeżeli jest to zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego,
  • ZUS ZCNA – jeżeli zgłaszasz członków rodziny.

Wspólnicy przekazują następujące dokumenty:

  • zgłoszenie płatnika składek ZUS ZFA, w którym należy podać własne dane identyfikacyjne, czyli numer PESEL i NIP lub NIP, REGON i PESEL (jeśli wspólnik prowadzi również odrębną działalność gospodarczą, inną niż prowadzona w formie spółki),
  • zgłoszenie siebie do ubezpieczeń jako osoby ubezpieczonej:
    • ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego) lub
    • ZUS ZZA (zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego).

Dokumenty mogą być dostarczone do nas w formie:

  • elektronicznej (przez program Płatnik lub e-Płatnik) lub
  • papierowej (bezpośrednio w placówce ZUS lub za pośrednictwem poczty albo kuriera).

Podstawa prawna

  • Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778, z późn. zm.)
  • Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. 2017 r. poz. 700, z późn. zm.)
  • Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2017 r. poz. 570)
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz. U. z 2018 r. poz. 804).