Ustalanie właściwego ustawodawstwa na podstawie rozporządzeń 1408/71 i 574/72

UWAGA: Materiał archiwalny. Informacje przedstawione poniżej odzwierciedlają
nieaktualny stan prawny.

Informacje zawarte na tej stronie przeznaczone są dla:

  • osób, które zamierzają podjąć pracę lub rozpocząć prowadzenie działalności na własny rachunek na obszarze innych państw Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii,
  • cudzoziemców - obywateli UE, EOG lub Szwajcarii którzy zamierzają podjąć pracę lub działalność w Polsce,
  • pracowników oddelegowanych do pracy w innym państwie Unii, EOG lub Szwajcarii lub oddelegowanych do pracy w Polsce z innego państwa,
  • osób prowadzących tymczasowo działalność na własny rachunek w innym państwie Unii, EOG lub Szwajcarii albo zamierzających tymczasowo prowadzić działalność w Polsce,
  • osób wykonujących pracę w kilku państwach członkowskich UE, EOG lub Szwajcarii,
  • osób zatrudnionych w transporcie na obszarze państw członkowskich UE, EOG lub Szwajcarii,
  • osób wykonujących pracę na statkach (marynarzy),
  • urzędników będących pracownikami lub pracującymi na własny rachunek w państwach UE, EOG lub Szwajcarii,
  • osób, które są zatrudnione w placówkach dyplomatycznych lub konsularnych w Unii, EOG lub Szwajcarii lub jako członkowie personelu pomocniczego Wspólnot Europejskich.

Każde z  państw Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii ma swój własny system zabezpieczenia społecznego. Dla osób, które w swojej karierze zawodowej podlegają różnym systemom ubezpieczeń w różnych państwach UE, EOG lub Szwajcarii, ta wielość systemów powodowałaby negatywne konsekwencje. Trudno byłoby bowiem ustalić oraz wypłacić np. świadczenia z ubezpieczenia społecznego. Konieczne więc stało się takie skoordynowanie systemów zabezpieczenia społecznego, które pozwoliłoby wyeliminować powstawanie kolizji przepisów w tym zakresie.

Cel ten może być osiągnięty dzięki przepisom prawa wspólnotowego. Są one zawarte w:

  • rozporządzeniu Rady (EWG) nr 1408/71 z dnia 14 czerwca 1971 r. w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek i ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (Dz. U. WE L 149 z 5 lipca 1971 r. ze zm.),
  • rozporządzeniu Rady (EWG) nr 574/72 z dnia 21 marca 1972 r. w sprawie wykonywania rozporządzenia (EWG) nr 1408/71 w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek i do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (Dz. U. WE L 74 z 27 marca 1972 r. ze zm.).

Rozporządzenia powyższe z dniem 1 maja 2010 r. zostały zastąpione przez rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE L 166/1 z dnia 30 kwietnia 2004 r. ze zm.) oraz przez rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE L 284/1 z 30 października 2009 r. ze zm.).

Rozporządzenia powyższe są stosowane przez państwa członkowskie Unii Europejskiej. Od 1 kwietnia 2012 r. stosuje je również Szwajcaria. Do 31 marca 2012 r. Szwajcaria stosowała przepisy rozporządzenia 1408/71 oraz 574/72.

Przepisy rozporządzenia 1408/71 oraz 574/72 są nadal stosowane przez następujące państwa EOG:

  • Norwegia,
  • Islandia,
  • Liechtenstein.

Rozporządzenie 1408/71 w dalszym ciągu ma zastosowanie w przypadku, gdy praca niezależnie od jej udziału będzie wykonywana równocześnie na terenie państw członkowskich UE, na terenie Szwajcarii oraz państw EOG (Norwegia, Islandia, Liechtenstein).

Przykład
Osoba jest zatrudniona u polskiego pracodawcy jako kierowca w transporcie międzynarodowym i wykonuje pracę na terenie Polski, Austrii, Szwajcarii oraz Norwegii. Osoba w takiej sytuacji podlega ustawodawstwu określonemu przepisami rozporządzenia 1408/71, ponieważ praca jest wykonywana między innymi w Norwegii, należącej do EOG.

Zasada ogólna - podleganie ubezpieczeniu państwa wykonywania pracy
Z treści przepisów rozporządzenia 1408/71 wynika, że osoby przemieszczające się na terenie Unii, EOG lub Szwajcarii w celach zarobkowych podlegają ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego. Jest to tzw. zasada jedności stosowanego prawa. I tak:

  • pracownik najemny zatrudniony na terytorium jednego państwa członkowskiego podlega ustawodawstwu tego państwa, nawet jeżeli zamieszkuje na terytorium innego państwa członkowskiego lub jeżeli przedsiębiorstwo lub pracodawca, który go zatrudnia, ma swoją zarejestrowaną siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności na terytorium innego państwa członkowskiego,
  • osoba prowadząca działalność na własny rachunek na terytorium państwa członkowskiego podlega ustawodawstwu tego państwa, nawet jeżeli zamieszkuje na terytorium innego państwa członkowskiego,
  • osoba zatrudniona na statku pływającym pod banderą państwa członkowskiego, podlega ustawodawstwu tego państwa,
  • urzędnicy i personel równorzędny podlegają ustawodawstwu państwa członkowskiego, którego administracja ich zatrudnia.

Wynika stąd generalna zasada, na podstawie której pracownik najemny oraz osoba prowadząca działalność na własny rachunek (np. prowadząca pozarolniczą działalność) podlega ustawodawstwu państwa, w którym wykonuje zatrudnienie lub działalność (lex loci laboris).

Przy czym ważne jest, że pojęcie "pracownik" należy zgodnie z prawem wspólnotowym interpretować szerzej niż ma to miejsce np. w polskim prawie wewnętrznym. Zatem pracownikiem jest każdy, kto wykonuje przez pewien czas pracę na rzecz i pod kierownictwem innej osoby w zamian za wynagrodzenie (orzeczenie ETS, sgn. 1986, 2121 nb. 17 - w sprawie Lawrie-Blum).

Tak więc możemy tu zaliczyć, oprócz osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, również np. zleceniobiorców.

Natomiast do osób prowadzących działalność na własny rachunek zalicza się: osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą, osoby współpracujące przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej, wspólników spółek partnerskich, jawnych i komandytowych, wspólników jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawicieli wolnych zawodów, twórców, artystów oraz rolników.

Przykład
Obywatel polski zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę przez polską spółkę. Osoba ta będzie jednak wykonywać swoją pracę za granicą, na polecenie tej spółki, w Norwegii. W takiej sytuacji osoba ta będzie objęta norweskim ustawodawstwem w zakresie ubezpieczeń społecznych, mimo że zatrudniający ją pracodawca ma swoją siedzibę w Polsce.

Przykład
Obywatel Islandii, tam zamieszkujący, dokonał w Polsce wpisu do ewidencji działalności gospodarczej i zamierza tu ją prowadzić. Podlega zatem polskim przepisom prawnym w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Zasada szczególna - delegowanie

Delegowanie pracowników z Polski oraz czasowe prowadzenie działalności na własny rachunek na obszarze innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii
Zasadę generalną - w myśl której osoba, która jest pracownikiem najemnym lub prowadzi działalność na własny rachunek na terytorium jednego państwa członkowskiego podlega ustawodawstwu tego państwa, mimo że mieszka na terytorium innego państwa członkowskiego lub że przedsiębiorstwo albo pracodawca, który ją zatrudnia, ma swoją siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium innego państwa członkowskiego - stosuje się z uwzględnieniem następujących wyjątków i sytuacji szczególnych zawartych w art. 14 ust. 1a i art. 14a ust. 1a rozporządzenia 1408/71:

  • pracownik najemny zatrudniony na terytorium jednego państwa członkowskiego przez przedsiębiorstwo, w którym jest zwykle zatrudniony i przez które został skierowany do wykonywania pracy na terytorium innego państwa członkowskiego podlega nadal ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany okres wykonywania tej pracy nie przekracza 12 miesięcy i że nie został on skierowany w miejsce innej osoby, której okres skierowania upłynął,
  • osoba zwykle prowadząca działalność na własny rachunek na terytorium państwa członkowskiego i wykonująca pracę na terytorium innego państwa członkowskiego w dalszym ciągu podlega ustawodawstwu pierwszego państwa, pod warunkiem że przewidywany okres wykonywania pracy nie przekracza 12 miesięcy.

Powołane wyżej dwie reguły pozwalają na zastosowanie polskich przepisów prawnych w zakresie zabezpieczenia społecznego, w przypadku gdy polski pracownik lub osoba prowadząca zwykle w Polsce działalność na własny rachunek będzie czasowo (nie dłużej niż przez 12 miesięcy) wykonywać pracę za granicą - na terytorium jednego z państw UE/EOG lub Szwajcarii.

Przykład
Pracownik przedsiębiorstwa z siedzibą w Polsce przez 10 miesięcy ma wykonywać pracę w Liechtensteinie. Pracodawca spełnia warunki, od których zależy utrzymanie polskiego ustawodawstwa. Pracownik podczas pracy w Liechtensteinie będzie podlegał polskiemu ustawodawstwu, na podstawie art. 14 ust. 1a rozporządzenia 1408/71.

Pracownicy delegowani
Do tego by pracownik delegowany z Polski mógł podczas pracy za granicą podlegać polskiemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego, muszą być spełnione po stronie pracownika i pracodawcy tzw. warunki wysłania. Są one określone w Decyzji nr 181 Komisji Administracyjnej z dnia 13 grudnia 2000 r. (Dz. Urz. WE L 329 z 14 grudnia 2001r.), a ich dodatkową interpretację stanowi ,,Praktyczny Przewodnik dotyczący oddelegowania pracowników w państwach członkowskich UE, EOG i Szwajcarii" wydany na podstawie punktu 10 wymienionej Decyzji. Przewodnik ten jest dostępny w wersji polskiej na stronie http://www.eur-lex.europa.eu/.
Po stronie pracownika warunki te są następujące:

  • udanie się, na polecenie krajowego pracodawcy, przejściowo na terytorium drugiego państwa, w celu wykonywania tam czynności na rzecz tego pracodawcy (podporządkowanie poleceniom pracodawcy co do czasu, miejsca i rodzaju wykonywania pracy),
  • umowa istniejąca w państwie wysyłającym,
  • roszczenie o wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę kierowane bezpośrednio do wysyłającego podmiotu,
  • przewidywany okres delegowania nie przekracza 12 miesięcy, ważne jest więc, aby czas oddelegowania był z góry określony,
  • pracownik nie jest delegowany w miejsce innego pracownika, któremu upłynął okres delegowania.

Warunki wysłania powinny być spełnione również po stronie wysyłającego przedsiębiorstwa. Delegujący pracodawca musi prowadzić w zwykłym trybie działalność na terenie Polski. Ocenia się tu całokształt działalności, m.in.:

  • miejsce siedziby i zarządu,
  • liczbę pracowników, którzy nie są delegowani do pracy za granicę,
  • miejsce, w którym zawierana jest większość umów z klientami,
  • prawo, któremu podlegają te umowy,
  • obrót osiągnięty w odpowiednim przedziale czasu w wysyłającym państwie.

W Praktycznym Przewodniku podano, że na przykład wartość około 25% całości obrotów mogłaby stanowić wystarczający wskaźnik, za wyjątkiem przypadków do indywidualnej analizy, gdy obroty są niższe niż 25%.
Ponadto z Praktycznego Przewodnika wynika, że w celu spełnienia warunków dotyczących zwykłego prowadzenia znaczącej części działalności na terytorium państwa wysyłającego, przedsiębiorstwo powinno prowadzić tę działalność w tym państwie od pewnego czasu. Warunek ten uznawany jest za spełniony, gdy działalność prowadzona jest od co najmniej 4 miesięcy; jeżeli okres ten jest krótszy, oceniane są poszczególne przypadki, z uwzględnieniem także wszelkich innych kryteriów.
Wybór kryteriów zależy od konkretnego przypadku. W rezultacie nie można mówić o wysłaniu pracowników wówczas, gdy działalność pracodawcy na terenie kraju sprowadza się jedynie do prowadzenia wewnętrznej administracji.
Z art. 14 ust. 1a rozporządzenia 1408/71 wynika, że aby mówić o wysłaniu pracowników należy spełnić łącznie dwa warunki, tzn.:

  • przewidywany okres pracy za granicą nie może być dłuższy niż 12 miesięcy i
  • pracownik nie może zastępować innego pracownika, którego okres oddelegowania już się skończył.

Przykład
Spółka realizuje kontrakt na obszarze Norwegii. Wysłała tam kilku pracowników na okres 12 miesięcy. Jeśli jednak pracownik delegowany na okres 12 miesięcy po upływie tego okresu powróci do kraju, to osoba delegowana na jego miejsce do tego samego rodzaju pracy nie może być traktowana jako pracownik wysłany, o którym mowa w art. 14 ust. 1a rozporządzenia 1408/71.

Należy jednocześnie podkreślić, że wysłanie ma miejsce również wówczas, gdy pracownik zostaje wysłany jednocześnie do kilku przedsiębiorstw w państwie zatrudnienia. Warunkiem jest jednak, aby praca była wykonywana na rachunek wysyłanego przedsiębiorstwa. Wysłanie ma więc miejsce także wtedy, gdy pracownik został skierowany przez dane przedsiębiorstwo do innego państwa członkowskiego w celu wykonywania tam pracy na przemian lub równocześnie w dwóch lub więcej przedsiębiorstwach położonych w tym państwie członkowskim.

Nie stoi na przeszkodzie wysłaniu, jeśli pracownik zatrudniony został przez dane przedsiębiorstwo tylko po to, aby być oddelegowanym do pracy w innym państwie członkowskim.

Ponadto z wysłaniem mamy do czynienia również wówczas, gdy wysyłającym przedsiębiorstwem jest agencja pracy tymczasowej. Pracowników skierowanych do pracy za granicą przez agencję pracy tymczasowej należy bowiem traktować tak, jak pracowników delegowanych (wysłanych) zgodnie z zasadami wynikającymi z rozporządzenia 1408/71, jeśli spełniają oni tzw. warunki wysłania. Warunki wysłania muszą być spełnione zarówno po stronie pracownika, jak również po stronie pracodawcy (czyli agencji). Decydujące znaczenie ma tu fakt, czy wysyłający zakład pracy (agencja pracy tymczasowej) prowadzi swoją zwykłą działalność w państwie, w którym ma siedzibę, np. kierowanie osób do wykonywania pracy na rzecz innych podmiotów.

Osoby prowadzące działalność na własny rachunek
W przypadku osób prowadzących działalność na własny rachunek, które czasowo pracują na terenie innego państwa członkowskiego, również dokonuje się pewnych ustaleń.
Decyzja nr 181 stawia bowiem warunek, aby osoba prowadząca działalność na własny rachunek, zanim zacznie wykonywać pracę w państwie zatrudnienia, musi najpierw wykonywać pracę na własny rachunek w państwie, w którym ma siedzibę. Oznacza to, że osoba ta najpierw wykonuje przez określony czas oznaczoną pracę w państwie zamieszkania, zanim uda się do innego państwa członkowskiego w celu wykonywania tam zadań, których treść i czas trwania są z góry określone, a ich wykonanie można potwierdzić za pomocą odpowiednich umów.

Osoba prowadząca działalność na własny rachunek może pozostać w polskim ustawodawstwie tylko wówczas, gdy:

  • przed rozpoczęciem pracy za granicą, prowadziła działalność na własny rachunek na terenie Polski,
  • praca za granicą jest z góry określona co do treści i czasu,
  • w czasie przeniesienia działalności na własny rachunek, w Polsce zostaje zachowana wszelka infrastruktura niezbędna do kontynuacji działalności po zakończeniu pracy za granicą,
  • działalność na własny rachunek będzie kontynuowana w Polsce po zakończeniu przejściowej pracy za granicą.

Przykład
Osoba prowadząca od 3 lat działalność w Polsce podpisała umowę na wykonanie usług w Norwegii. Praca w Norwegii ma trwać 12 miesięcy. Na podstawie art. 14a ust. 1a) rozporządzenia 1408/71 osoba podczas pracy w Norwegii podlega ustawodawstwu polskiemu.

Wniosek o wydanie formularza E 101
Dokumentem potwierdzającym zastosowanie polskiego ustawodawstwa jest potwierdzony przez ZUS formularz E 101.
Zarówno w przypadku pracowników delegowanych, jak i osób prowadzących działalność na własny rachunek, przed poświadczeniem formularza E 101 oddział ZUS zawsze sprawdza, czy zainteresowane osoby zostały zgłoszone do ubezpieczeń społecznych, czy są za nich prawidłowo opłacane składki na te ubezpieczenia, przy czym fakt nieopłacania lub zalegania z opłacaniem składek nie stoi na przeszkodzie poświadczeniu formularza E 101 - jeśli spełnione są wszystkie pozostałe warunki. Oddział ZUS w takiej sytuacji wszczyna postępowanie, którego celem jest wyegzekwowanie należności z tytułu składek.

W celu uzyskania tego zaświadczenia - formularza E 101 - wysyłający pracodawca albo osoba prowadząca działalność na własny rachunek zwraca się do instytucji właściwej- terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na siedzibę pracodawcy, u którego osoba jest zatrudniona lub właściwej ze względu na siedzibę osoby prowadzącej działalność na własny rachunek. Wnioskując o poświadczenie formularza E 101 należy złożyć wypełniony kwestionariusz ,,Informacje w celu poświadczenia formularza E 101". Zawiera ona w szczególności:

  • dane ewidencyjne i identyfikacyjne pracownika , tzn. imię, nazwisko, numer identyfikacyjny PESEL , a w razie jego braku serię i numer dowodu osobistego lub paszportu, obywatelstwo,
  • dane ewidencyjne i identyfikacyjne osoby prowadzącej działalność , tzn. imię, nazwisko, numery identyfikacyjne PESEL i NIP , a w razie ich braku serię i numer dowodu osobistego lub paszportu, obywatelstwo,
  • dane ewidencyjne i identyfikacyjne pracodawcy, tj. nazwę, numery identyfikacyjne (NIP, REGON), a w przypadku osób prowadzących działalność na własny rachunek - NIP i REGON, a jeśli płatnikowi składek nie nadano tych numerów lub jednego z nich - numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu,
  • oświadczenie czy na okres oddelegowania pracownikowi został udzielony urlop bezpłatny,
  • oświadczenie czy pracownik jest delegowany w miejsce innej osoby, której okres delegowania upłynął,
  • okres, na jaki pracownik ma być oddelegowany bądź działalność ma być przeniesiona,
  • informację, czy pracownik wykonywał wcześniej pracę na obszarze któregoś z państw członkowskich i w jakim okresie.

Ponadto w składanym wniosku powinny znaleźć się informacje dotyczące prowadzenia działalności na terenie Polski przez pracodawcę:

  • średnie obroty (w %) osiągane w Polsce i w innych państwach w okresie ostatnich 12 miesięcy,
  • liczba pracowników wykonujących pracę w Polsce (oprócz administracji) oraz liczba pracowników delegowanych,
  • liczba umów/zleceń realizowanych w Polsce i za granicą.

Informacje podawane w kwestionariuszu powinny być zgodne ze stanem faktycznym, pod rygorem odpowiedzialności karnej.

Kiedy nie można dokonać poświadczenia formularza E 101
Formularz E 101 nie może być wystawiony w sytuacji, gdy:

  • nie został spełniony którykolwiek warunek z podanych wyżej,
  • przedsiębiorstwo, do którego pracownik został oddelegowany udostępni tego pracownika innemu przedsiębiorstwu znajdującemu się tym państwie członkowskim,
  • pracownik oddelegowany do innego państwa członkowskiego udostępniony zostanie innemu przedsiębiorstwu znajdującemu się w innym państwie członkowskim,
  • pracownik zostanie rekrutowany w jednym państwie członkowskim w celu wysłania go przez przedsiębiorstwo znajdujące się w drugim państwie członkowskim do przedsiębiorstwa położonego w trzecim państwie członkowskim,
  • przewidywany okres delegowania jest z góry planowany na okres dłuższy niż 12 miesięcy,
  • pracownik został skierowany do pracy za granicę w miejsce innego pracownika, którego okres oddelegowania upłynął.

Wydanie formularza E 101
Jednostki terytorialne ZUS w ramach swoich kompetencji, poświadczają formularze E 101 "Zaświadczenie dotyczące ustawodawstwa właściwego" m.in. dla pracowników delegowanych (art. 14.1.a Rozporządzenia 1408/71) oraz osób prowadzących działalność na własny rachunek (art. 14a.1.a Rozporządzenia 1408/71).
Występując o poświadczenie formularza E 101 należy podać niezbędne  informacje według podanych niżej wzorów:

Formularze powyższe są również dostępne w jednostkach ZUS.

Po uzyskaniu wszystkich niezbędnych danych i informacji, oddział ZUS rozstrzyga o poświadczeniu lub niepoświadczeniu formularza E 101. I tak:

  • w przypadku gdy wszystkie konieczne warunki wysłania pracownika lub czasowego wykonywania pracy za granicą przez osobę prowadzącą działalność na własny rachunek zostały spełnione, będzie miało zastosowanie polskie ustawodawstwo. Oddział wydaje (poświadcza) formularz E 101. W zasadzie formularz ten powinien być wydany przed rozpoczęciem okresu delegowania lub rozpoczęciem pracy na własny rachunek na terytorium drugiego państwa. Nie ma jednak przeszkód, aby został wydany w trakcie tego okresu lub nawet po jego upływie (z mocą wsteczną),
  • w przypadku gdy nie został spełniony którykolwiek warunek z podanych wyżej - oddział ZUS odmówi poświadczenia formularza E 101.

Konsekwencją takiej odmowy jest fakt, że w okresie zatrudnienia lub wykonywania działalności za granicą nie mają zastosowania polskie przepisy w zakresie zabezpieczenia społecznego. Pracownik (osoba prowadząca działalność na własny rachunek) zgodnie z generalną zasadą ujętą w art. 13 ust. 2 rozporządzenia 1408/71 podlegać będzie przepisom prawnym w państwie zatrudnienia (wykonywania działalności). Oddział ZUS, odmawiając wystawienia formularza E 101 o tej przynależności ubezpieczeniowej poinformuje zainteresowanych.

Przykład
Obywatel polski zostaje zatrudniony przez polskie przedsiębiorstwo w celu wysłania do pracy w Islandii. Umowa o pracę z polskim pracodawcą została zawarta na czas określony - na 2 lata, w trakcie którego pracownik wykonywać będzie wskazane w umowie o pracę obowiązki (np. prace związane z uruchomieniem linii produkcyjnej).
Pracodawca występuje do oddziału ZUS z wnioskiem o stosowanie polskiego ustawodawstwa wobec wymienionego pracownika przez okres 24 miesięcy.
W takim przypadku oddział, z uwagi na wskazany czas wykonywania pracy za granicą, który przekracza 12 miesięcy, odmawia wystawienia formularza E 101 w trybie art. 14 ust. 1a rozporządzenia 1408/71.

Przykład
Obywatel polski prowadzący na terenie Polski pozarolniczą działalność gospodarczą, w ramach prowadzenia tej działalności w 2011 r. wykonywał  pewne czynności związane z tą działalnością na terytorium Szwajcarii przez okres 3 miesięcy.
W okresie wykonywania pracy na terenie Szwajcarii, tj. w okresie wymienionych 3 miesięcy, osoba ta może pozostać objęta polskimi przepisami o ubezpieczeniach społecznych. Jednakże obywatel polski przed wyjazdem do pracy w Szwajcarii nie wystąpił do właściwego oddziału ZUS z wnioskiem o stosowanie polskich przepisów ubezpieczeniowych w okresie wykonywania pracy w Szwajcarii. Wniosek od zainteresowanego wpłynął dopiero po zakończeniu pracy w Szwajcarii.
W takiej sytuacji oddział może wydać (z mocą wsteczną) formularz E 101na podstawie art. 14a ust. 1a rozporządzenia 1408/71.

Zakończenie oddelegowania lub pracy za granicą
Pracodawca oddelegowanego pracownika ma obowiązek informować oddział ZUS o wszelkich zmianach, które wystąpiły w okresie oddelegowania, w szczególności gdy:

  • oddelegowanie lub przedłużenie okresu oddelegowania będące przedmiotem wniosku nie doszło do skutku,
  • okres oddelegowania został przerwany, chyba że przerwa w działalności pracownika na rzecz przedsiębiorstwa w państwie zatrudnienia ma charakter wyłącznie tymczasowy,
  • oddelegowany pracownik został przeniesiony przez pracodawcę do innego przedsiębiorstwa w państwie zatrudnienia.

W dwóch pierwszych przypadkach pracodawca zwraca formularz właściwej instytucji w państwie, z którego pracownik został oddelegowany (tj. gdy oddelegowanie nie doszło do skutku lub czas oddelegowania uległ przerwaniu).

W przypadku gdy oddelegowany pracownik zmienił pracodawcę w państwie wysyłającym, np. na skutek połączenia się przedsiębiorstw lub pracownik otrzymał od pracodawcy inne zadania w państwie, w którym został zatrudniony, pracodawca również o tym powinien poinformować właściwy oddział ZUS.

Osoba prowadząca działalność także jest zobowiązana do informowania oddziału ZUS o zmianach jej sytuacji, które nastąpiły podczas wykonywania działalności za granicą.

Przedłużanie delegowania pracowników lub osób pracujących na własny rachunek z Polski do państwa UE, EOG lub Szwajcarii
W sytuacji gdy przed upływem 12 miesięcy oddelegowania lub pracy na własny rachunek za granicą okazuje się, że z powodu wcześniej nieprzewidzianych okoliczności delegowanie lub praca osoby prowadzącej działalność na własny rachunek nie może zakończyć się w początkowo zakładanym, krótszym niż 12 miesięcy okresie, zastosowanie ustawodawstwa państwa oddelegowującego (na którego obszarze zwykle prowadzona jest działalność) może zostać przedłużone.

Stosownie do art. 14 ust. 1b oraz art. 14a ust. 1b rozporządzenia 1408/71:

  • jeżeli praca przedłuża się poza początkowo zakładany okres, z powodu niedających się przewidzieć okoliczności, i przekracza dwanaście miesięcy, ustawodawstwo pierwszego państwa członkowskiego stosuje się nadal, aż do zakończenia pracy, pod warunkiem że wyrażą na to zgodę właściwe władze państwa członkowskiego, na terytorium którego zainteresowany jest delegowany, lub organ przez te władze wyznaczony. O zgodę należy wystąpić przed upływem początkowego okresu 12 miesięcy. Jednakże zgody tej nie można udzielić na okres dłuższy niż 12 miesięcy.
  • jeżeli praca na własny rachunek przedłuża się poza początkowo zakładany okres, z powodu niedających się przewidzieć okoliczności i przekracza 12 miesięcy, ustawodawstwo pierwszego państwa członkowskiego stosuje się nadal, aż do zakończenia tej pracy, pod warunkiem że wyrażą na to zgodę właściwe władze państwa członkowskiego, na terytorium którego zainteresowany udał się w celu wykonywania pracy lub organ przez te władze wyznaczony. O zgodę tę należy wystąpić przed upływem początkowego okresu 12 miesięcy. Jednakże zgody tej nie można udzielić na okres dłuższy niż 12 miesięcy.

Jak stanowią powołane wyżej przepisy rozporządzenia 1408/71, wystąpienie w sprawie przedłużenia zastosowania ustawodawstwa powinno nastąpić przed upływem początkowego okresu 12 miesięcy. Wystąpienie po upływie tego okresu może spowodować, że przesłany wniosek zostanie rozpatrzony negatywnie lub zwrócony stronie wysyłającej. Wówczas istnieje możliwość uregulowania sytuacji poprzez zawarcie porozumienia na podstawie art. 17 rozporządzenia 1408/71.

W przeciwieństwie do wniosku o zastosowanie ustawodawstwa przez pierwsze 12 miesięcy, wniosek o przedłużenie zastosowania tego ustawodawstwa ma charakter sformalizowany. Składany jest on na standardowym formularzu E 102 - "Przedłużenie okresu oddelegowania lub prowadzenia działalności na własny rachunek".
W celu przedłużenia oddelegowania (pracy na własny rachunek) przez polskiego pracodawcę lub osobę, która na obszarze Polski zwykle prowadzi działalność, zainteresowany pracodawca przesyła wypełnione (w części A) 4 egzemplarze formularza E 102, a osoba prowadząca działalność na własny rachunek przesyła 3 egzemplarze formularza E 102 bezpośrednio do właściwej instytucji państwa, w którym wykonywana jest przejściowa praca. Nazwy tych instytucji umieszczone są w pouczeniu do tego formularza. Natomiast adresy znajdują się na stronie internetowej ZUS (Instytucje łącznikowe w krajach UE/ EOG - Czasowe oddelegowanie).

Jeżeli formularze E 102 zostaną przesłane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w celu przekazania ich do właściwej instytucji, formularze zostaną przekazane, jednak należy mieć na uwadze, że jest to dłuższy tryb postępowania. Dlatego też w celu szybszego rozpatrzenia sprawy zalecane jest wysyłanie formularzy E 102 bezpośrednio do zagranicznej instytucji ubezpieczeniowej.

Formularz E 102 podzielony jest na dwie części:

  • część A jest właściwym wnioskiem, w związku z tym wypełnia ją pracodawca (jeśli sprawa dotyczy przedłużenia oddelegowania) lub osoba prowadząca działalność na własny rachunek (jeśli dotyczy przedłużenia wykonywania pracy za granicą),
  • część B natomiast wypełnia właściwa władza lub wyznaczony organ w państwie, do którego pracownik został oddelegowany lub czasowo pracuje w związku z prowadzoną przez siebie działalnością na własny rachunek.

Istotne jest, aby formularz E 102 był prawidłowo wypełniony, kompletny i nie zawierał błędów. W przypadku bowiem gdy wyznaczona instytucja państwa wykonywania pracy uzna, że formularz zawiera błędy, może go zwrócić lub odmówić przedłużenia stosowania polskiego ustawodawstwa.
Jeśli wniosek polskiego pracodawcy (osoby pracującej na własny rachunek) zostanie przekazany właściwej instytucji państwa przejściowego zatrudnienia, decyzję w sprawie przedłużenia zastosowania polskiego ustawodawstwa podejmuje ta instytucja. W tym celu wypełnia ona cześć B formularza E 102 (tzn. przychyla się do prośby polskiego pracodawcy lub nie).
Następnie instytucja ta przekazuje 2 egzemplarze wypełnionych formularzy pracodawcy (który o podjętej decyzji informuje zainteresowanego pracownika), a 1 egzemplarz przesyłany jest do instytucji wyznaczonej w państwie, w którym zarejestrowana jest siedziba firmy. Może to być zarówno Centrala ZUS, jak i właściwy miejscowo oddział ZUS. Osoba prowadząca działalność na własny rachunek otrzymuje 1 egzemplarz poświadczonego formularza E 102.

Przykład
Obywatel Polski, w ramach zawartej umowy o pracę z polskim pracodawcą, zostaje oddelegowany do pracy w Danii na okres 12 miesięcy. Pracownik posiada poświadczony formularz E 101, na podstawie którego w okresie wykonywania pracy w Danii podlega polskim przepisom o ubezpieczeniach społecznych zgodnie z art. 14 ust. 1a rozporządzenia 1408/71. Pracodawca przed upływem terminu 12 miesięcy delegowania, przewidując dalsze zatrudnienie tego pracownika na terenie Danii, występuje do duńskiej wyznaczonej instytucji z wnioskiem o dalsze zastosowanie dotychczasowego ustawodawstwa na okres 6 miesięcy. W tym celu pracodawca przesyła 4 egzemplarze formularza E 102 - wypełnione w części A. Duńska instytucja wydaje decyzję w sprawie przedłużenia zastosowania polskiego ustawodawstwa zgodnie z trybem przewidzianym w art. 14 ust.1b rozporządzenia 1408/71, wypełniając część B formularza. Duńska instytucja informuje o podjętej decyzji pracodawcę (przesyła mu 2 egz. formularza) oraz polską instytucję. Może to być oddział, który wystawił wcześniej dla tego pracownika formularz E 101 lub Centrala ZUS (jako instytucja łącznikowa).

Przykład
Obywatel Polski pracujący na własny rachunek, czasowo wykonuje tę działalność na terenie Szwecji. Na okres pierwszych 12 miesięcy posiada formularz E 101, a więc mają do niego zastosowanie polskie przepisy w zakresie zabezpieczenia społecznego. Po upływie okresu pierwszych 12 miesięcy osoba ta występuje bezpośrednio do szwedzkiej wyznaczonej instytucji z prośbą o wyrażenie zgody na dalsze stosowanie dotychczasowego ustawodawstwa w stosunku do niego na okres kolejnych 12 miesięcy. Wyznaczona szwedzka instytucja z uwagi na opóźnienie w złożeniu wniosku (po upływie terminu pierwszych 12 miesięcy oddelegowania) odmawia poświadczenia formularza E 102. W takim przypadku mają zastosowanie szwedzkie przepisy w sprawie ubezpieczeń społecznych, chyba że dojdzie do zawarcia porozumienia wyjątkowego w trybie art. 17 rozporządzenia 1408/71.

Przedłużanie delegowania do Polski pracowników lub pracujących na własny rachunek z innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii
Ten proces rozpoczyna się w momencie, gdy do polskiej wyznaczonej instytucji - jest to Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Oddział w Kielcach- wpływa wniosek (4 egzemplarze formularza E 102 lub 3 egzemplarze dla prowadzącego działalność na własny rachunek, wypełnione w części A) o zastosowanie dotychczasowego ustawodawstwa dla oddelegowanego pracownika (osoby prowadzącej działalność na własny rachunek) do Polski.

Przed rozstrzygnięciem polska instytucja przeprowadza postępowanie wyjaśniające, dzięki któremu uzyskuje informacje niezbędne do wyrażenia (bądź niewyrażenia) zgody na zwolnienie ze stosowania polskiego ustawodawstwa.
Zwykle niezbędne informacje uzyskiwane są w drodze korespondencji z polskim przedsiębiorstwem, do którego osoba została oddelegowana lub jest czasowo prowadzona działalność na własny rachunek.

Na podstawie uzyskanych w ten sposób informacji Oddział  ZUS w Kielcach może:

  • wyrazić zgodę na dalsze zastosowanie ustawodawstwa kraju delegującego. Wypełnia wówczas 4 egzemplarze formularza E 102 w części B i przekazuje 2 egzemplarze tego formularza do delegującego pracodawcy oraz 1 egzemplarz do wyznaczonej instytucji państwa delegującego. Jeden egzemplarz formularza E 102 pozostaje w Oddziale ZUS w Kielcach oraz przekazywana jest informacja o potwierdzeniu E 102 do Oddziału ZUS właściwego ze względu na miejsce pracy w Polsce,
  • nie wyrazić zgody na dalsze zastosowanie ustawodawstwa państwa delegującego. Wówczas również wypełnia część B formularza E 102 i przekazuje 2 egzemplarze tego formularza do delegującego pracodawcy oraz 1 egzemplarz do wyznaczonej instytucji państwa delegowania. Jeden egzemplarz formularza E 102 pozostaje w Oddziale ZUS w Kielcach. Odmowa przedłużenia stosowania ustawodawstwa państwa delegującego (wykonywania działalności) skutkuje obowiązkiem stosowania polskich przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Przykład
Obywatel Norwegii zatrudniony przez norweskie przedsiębiorstwo był oddelegowany do pracy na terenie Polski przez okres 12 miesięcy i miał potwierdzony przez norweską instytucję formularz E 101. Okres oddelegowania musiał jednak być przedłużony powyżej 12 miesięcy. W związku z tym pracodawca norweski przed upływem terminu pierwszych 12 miesięcy występuje do polskiej wyznaczonej instytucji - Oddziału ZUS w Kielcach - o przedłużenie podlegania dotychczasowemu ustawodawstwu przez pracownika na kolejne 4 miesiące.
Oddział ZUS w Kielcach rozpatruje sprawę i w przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia potwierdza formularz E 102  na okres 4 miesięcy.

Wykonywanie pracy w kilku państwach członkowskich UE, EOG lub Szwajcarii

Praca najemna w kilku państwach
Pracownicy, którzy jednocześnie wykonują pracę w kilku państwach, mogą w drodze wyjątku od art. 13 ust. 1a rozporządzenia 1408/71, w zależności od sytuacji, podlegać albo przepisom państwa, w którym mają miejsce zamieszkania, albo państwa, w którym siedzibę ma przedsiębiorstwo ich zatrudniające albo pracodawca, z którym zawarli umowę. Wyróżnić należy tutaj dwa podstawowe przypadki:

  • pracownicy zatrudnieni w kilku różnych państwach Unii, EOG lub Szwajcarii zamieszkujący w jednym z tych państw,
  • pracownicy zatrudnieni w kilku różnych państwach Unii, EOG lub Szwajcarii, ale zamieszkujący w państwie UE, w którym nie są zatrudnieni.

W przypadku gdy pracownik zatrudniony jest w kilku państwach członkowskich u różnych pracodawców lub wykonuje pracę u tego samego pracodawcy w kilku jego zakładach położonych w różnych państwach członkowskich a jednym z państw zatrudnienia jest państwo, w którym pracownik ma miejsce zamieszkania - wówczas objęty jest przepisami ubezpieczeniowymi w państwa, w którym zamieszkuje, jeśli wykonuje tam część swojej pracy - art. 14 ust. 2b(i) rozporządzenia 1408/71.

Przykład
Osoba mieszka w Polsce i tu jest zatrudniona. Jednocześnie pracuje w Norwegii. W takim przypadku podlega ona systemowi ubezpieczeń społecznych państwa, w którym ma miejsce zamieszkania, czyli w Polsce.

W przypadku gdy pracownik zatrudniony jest jednocześnie w kilku państwach członkowskich a miejsce jego zamieszkania nie znajduje się ani w państwie, w którym siedzibę ma pracodawca, ani w państwie lub państwach, w których pracownik wykonuje swoją pracę - stosuje się przepisy tego państwa, na obszarze którego znajduje się siedziba zatrudniającego pracodawcy - art. 14 ust. 2b(ii) rozporządzenia 1408/71.

Przykład
Obywatel polski mieszka w Warszawie, a zatrudniony jest w przedsiębiorstwie mającym siedzibę w Hamburgu i prowadzącym w całej Europie (m. in. w  Norwegii) sieć restauracji. Miejscem wykonywania pracy tego pracownika jest filia w Luksemburgu oraz sklep w Paryżu. W takim przypadku pracownik ten będzie podlegał przepisom o ubezpieczeniu społecznym państwa, w którym ma siedzibę pracodawca (w tym przypadku przepisom niemieckim).

Działalność na własny rachunek w kilku państwach
Wykonywanie pracy w kilku państwach członkowskich UE, EOG lub Szwajcarii może dotyczyć również osób prowadzących działalność na własny rachunek.
Osoby takie, w drodze wyjątku od art. 13 ust. 2b mogą, w zależności od sytuacji, podlegać ustawodawstwu państwa, w którym zamieszkują lub ustawodawstwu państwa, w którym prowadzą swoją podstawową działalność.

Zgodnie z art. 14a ust. 2 rozporządzenia 1408/71 osoba zwykle prowadząca działalność na własny rachunek na terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich podlega ustawodawstwu tego państwa, na terytorium którego zamieszkuje, jeżeli wykonuje jakąkolwiek część swojej działalności na terytorium tego państwa.

Jeżeli nie prowadzi działalności na terytorium państwa członkowskiego, które zamieszkuje, podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, na którego terytorium prowadzi swoją podstawową działalność (art. 14a ust. 2 rozporządzenia 1408/71).

Podstawowa działalność to przede wszystkim:

  • miejsce, gdzie znajduje się stała siedziba lub stała działalność zainteresowanego,
  • w razie braku takiego miejsca - zwyczajowy charakter lub czas trwania wykonywanej działalności, liczba wykonywanych zleceń (usług) oraz wielkość dochodów z prowadzonej działalności (art. 12a ust. 5d rozporządzenia 574/72).

Przykład
Obywatel polski prowadzi działalność gospodarczą w Polsce, poza tym zarejestrował  działalność w Norwegii. Mieszka w Polsce. Podlega zatem polskim przepisom w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Przykład
Obywatel Austrii na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej prowadzi działalność w Polsce. Poza tym jest także przedsiębiorcą na terenie Norwegii. Mieszka natomiast w Niemczech, gdzie nie prowadzi żadnej działalności. W takiej sytuacji objęty jest przepisami w zakresie ubezpieczeń w tym państwie, w którym prowadzi swoją podstawową działalność, a więc tam gdzie np. wykonuje największą liczbę usług.
Dla osób wykonujących pracę w kilku państwach członkowskich UE, EOG lub Szwajcarii dokumentem potwierdzającym zastosowanie ustawodawstwa danego państwa jest poświadczony przez instytucję ubezpieczeniową tego państwa formularz E 101.

Prowadzenie działalności na własny rachunek oraz wykonywanie pracy najemnej jednocześnie w kilku państwach członkowskich UE, EOG lub Szwajcarii
Przepisy rozporządzenia 1408/71 przewidują dla takiego przypadku specjalne normy kolizyjne. Zostały one zawarte w art. 14c.
Przepis ten stanowi, że osoba, która wykonuje jednocześnie pracę najemną i pracę na własny rachunek na terytoriach różnych państw członkowskich podlega co do zasady ustawodawstwu tego państwa, na terytorium którego wykonuje pracę najemną.

Przykład
Obywatel Niemiec pracuje w Norwegii i jednocześnie prowadzi w Polsce działalność gospodarczą. Niezależnie od tego, czy mieszka w Polsce czy w Niemczech, podlega on norweskim przepisom w zakresie ubezpieczenia społecznego, tam bowiem wykonuje pracę najemną.

Nie dotyczy to jednak przypadków wymienionych enumeratywnie w załączniku VII do rozporządzenia 1408/71, który przewiduje odstępstwo od tzw. zasady jedności stosowanego prawa. Oznacza to, że w wymienionych w tym załączniku przypadkach wykonywania pracy najemnej i jednocześnie działalności na własny rachunek na terytoriach dwóch lub więcej państw członkowskich zachodzić będzie sytuacja podwójnego (lub wielokrotnego) ubezpieczenia.

W tych przypadkach osoba podlega z tytułu wykonywania pracy najemnej ustawodawstwu państwa członkowskiego, na terytorium którego wykonuje pracę najemną oraz z tytułu (jednoczesnego) wykonywania działalności na własny rachunek - ustawodawstwu państwa członkowskiego, na terytorium którego wykonuje pracę na własny rachunek.

Oto niektóre przypadki wymienione w załączniku VII, w których dana osoba podlega jednocześnie ustawodawstwom dwóch państw członkowskich:

prowadzenie działalności na własny rachunek w Belgii, Bułgarii, Czechach, Grecji, we Włoszech, na Malcie, w Portugalii, Rumunii, Słowacji oraz zatrudnienie za wynagrodzeniem w innym państwie członkowskim

Przykład
Obywatel polski prowadzi działalność na własny rachunek na Słowacji, niedaleko granicy z Polską. Jednocześnie osoba ta zatrudniona jest w Norwegii na podstawie umowy o pracę. Ze względu na zapis w załączniku VII, osoba ta objęta będzie zarówno słowackim, jak i norweskim ustawodawstwem w dziedzinie ubezpieczeń społecznych.

prowadzenie działalności na własny rachunek i zamieszkiwanie na Cyprze, w Danii, Estonii, Hiszpanii, Finlandii i Szwecji oraz zatrudnienie za wynagrodzeniem w innym państwie członkowskim

Przykład
Osoba prowadzi działalność na własny rachunek w Finlandii, tam też mieszka. Przez kilka dni w miesiącu zatrudniona jest jednocześnie w Norwegii. Mają więc do niej zastosowanie fińskie oraz norweskie przepisy prawne w dziedzinie zabezpieczenia społecznego. Także i tu występuje zjawisko podwójnego ubezpieczenia.

Pracownicy transportu
W rozporządzeniu 1408/71 osobne miejsce zajmują zasady dotyczące ustalania właściwego ustawodawstwa ubezpieczeniowego dla osób zatrudnionych na obszarze Unii Europejskiej, EOG lub Szwajcarii w transporcie drogowym, lotniczym, kolejowym oraz w żegludze śródlądowej.
Powołane rozporządzenie w swojej generalnej zasadzie zakłada, że osoby wykonujące pracę na obszarze Unii Europejskiej, EOG lub Szwajcarii podlegają systemowi zabezpieczenia społecznego w jednym państwie. Unika się w ten sposób niepożądanych sytuacji, w których dana osoba nie podlega żadnemu systemowi ubezpieczeniowemu lub też ubezpieczona jest wielokrotnie, w różnych państwach.

Przepis ten jest trudny do zrealizowania w przypadku pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwach transportowych, ponieważ praca tych osób często polega na przemieszczaniu się między różnymi państwami. Trudno byłoby więc ustalić precyzyjnie miejsce wykonywania danej pracy.

Stworzono więc szczegółowe zasady ustalania właściwego ustawodawstwa w odniesieniu do osób zatrudnionych w transporcie drogowym, lotniczym, kolejowym oraz w żegludze śródlądowej.

Transport lądowy i powietrzny
W myśl tych regulacji art. 14 ust. 2 rozporządzenia 1408/71 osoba, która zwykle wykonuje pracę najemną na terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich, jako członek personelu lądowego lub powietrznego w przedsiębiorstwie, które prowadzi w transporcie międzynarodowym na cudzy lub własny rachunek przewóz osób lub towarów koleją, drogą lądową, powietrzną lub żeglugą śródlądową, oraz ma siedzibę na terytorium państwa członkowskiego, podlega przepisom prawnym tego ostatniego państwa członkowskiego. Decydująca jest zatem siedziba przedsiębiorstwa zatrudniającego danego pracownika.

Przykład
Polak zatrudniony jest w niemieckiej firmie zajmującej się międzynarodowym transportem samochodowym. Praca polega na przewożeniu towarów do innych państw członkowskich Unii oraz państw EOG. Osoba ta objęta jest niemieckim systemem zabezpieczenia społecznego, ponieważ na terenie Niemiec ma siedzibę zatrudniająca ją firma transportowa.

Zasada stosowania prawa państwa, w którym znajduje się siedziba przedsiębiorstwa transportowego jest jednak wyłączona w dwóch przypadkach.

Pierwszy z nich stanowi, że osoba zatrudniona w oddziale albo stałym przedstawicielstwie przedsiębiorstwa transportowego, poza terytorium państwa członkowskiego, w którym ma siedzibę to przedsiębiorstwo, podlega przepisom prawnym państwa członkowskiego, na terytorium którego znajduje się ten oddział lub stałe przedstawicielstwo. Jeśli więc dane przedsiębiorstwo transportowe posiada w innym państwie członkowskim oddział lub przedstawicielstwo, to w stosunku do wszystkich osób zatrudnionych w tym oddziale (przedstawicielstwie) stosuje się przepisy tego państwa członkowskiego.

Przykład
Włoskie linie lotnicze posiadają swoje przedstawicielstwo w Norwegii. Zatrudniają w nim między innymi obywateli włoskich. Do tych osób mają zastosowanie norweskie a nie włoskie przepisy prawne o zabezpieczeniu społecznym.

Drugi wyjątek dotyczy osób zatrudnionych w przedsiębiorstwach transportowych, ale wykonujących swoją pracę w przeważającej mierze na terytorium tego państwa członkowskiego, w którym mają one miejsce zamieszkania. Podlegają wówczas przepisom prawnym tego państwa także w przypadku gdy przedsiębiorstwo, które zatrudnia takie osoby, nie ma na jego terytorium ani oddziału ani stałego przedstawicielstwa. Są to takie przypadki, kiedy siedziba pracodawcy znajduje się w innym państwie członkowskim, niż wykonywana jest praca dla tego przedsiębiorstwa. Decydującym kryterium jest w tym przypadku miejsce zamieszkania osoby wykonującej tę pracę.

Przykład
Polak zamieszkuje na stałe w Niemczech i zatrudniony jest w firmie zajmującej się żeglugą śródlądową na Renie. Główna siedziba tej firmy mieści się natomiast w Szwajcarii, w Niemczech nie ma stałego przedstawicielstwa ani oddziału. Mimo to, osoba ta podlega niemieckiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Osoby wykonujące pracę na statkach (marynarze)
W przepisach rozporządzenia 1408/71 w sposób szczególny zostały uregulowane zasady ubezpieczeń społecznych marynarzy.
Marynarze mogą bowiem wykonywać swoją działalność zarobkową jako:

  • pracownicy najemni bądź
  • osoby prowadzące działalność na własny rachunek.

Jednakże zasady ustalania właściwego dla nich ustawodawstwa w dziedzinie ubezpieczeń społecznych są uregulowane odrębnie od zasad dotyczących zarówno pracowników najemnych, jak i osób wykonujących działalność na własny rachunek. Rozporządzenie 1408/71 w odniesieniu do marynarzy wprowadza zasadę ogólną oraz wyjątki od tej zasady.

Zasada ogólna - bandera statku
Zgodnie z art. 13 ust. 2c rozporządzenia 1408/71 osoba wykonująca działalność zarobkową na statku pływającym pod banderą państwa członkowskiego podlega przepisom prawnym tego państwa.
Oznacza to, że marynarz pracujący na statku czy to jako pracownik najemny, czy jako osoba prowadząca działalność na własny rachunek, objęty jest ustawodawstwem tego państwa członkowskiego, pod którego banderą statek pływa. Od tej zasady przewidziane są wyjątki i postanowienia szczególne.

Marynarz pracownikiem
Pierwszy wyjątek dotyczy osób wykonujących pracę najemną w przedsiębiorstwie, w którym są zwykle zatrudnione na terytorium państwa członkowskiego albo na statku pływającym pod banderą państwa członkowskiego, wysłanych przez to przedsiębiorstwo w celu wykonywania pracy na jego rachunek na pokład statku pływającego pod banderą innego państwa członkowskiego. Podlegają oni wówczas w dalszym ciągu przepisom prawnym wysyłającego państwa członkowskiego.
Marynarze mogą więc być traktowani jak pracownicy wysłani. Stosuje się więc do nich te same zasady, jakie dotyczą wszystkich pracowników wysłanych przejściowo do wykonywania pracy na obszar innego państwa członkowskiego.

Przykład
Polak wykonuje pracę w polskim przedsiębiorstwie, które następnie wysyła go do pracy na statku pływającym pod banderą Islandii. Praca ma być wykonywana nie dłużej niż przez rok. W takim przypadku mają zastosowanie polskie przepisy prawne o zabezpieczeniu społecznym. Nie będą jednocześnie stosowane przepisy islandzkie, mimo że statek pływa pod islandzką banderą. Oddział ZUS wystawi na ten okres formularz E 101.

Przykład
Polskie przedsiębiorstwo zatrudniające pracownika postanowiło przedłużyć jej zatrudnienie na islandzkim statku. Jeśli wysłanie nie będzie trwało dłużej niż kolejne 12 miesięcy, nadal może mieć zastosowane polskie ustawodawstwo w zakresie ubezpieczeń społecznych. Pracodawca wysyłający powinien jednak uzyskać stosowną zgodę na formularzu E 102 z islandzkiej instytucji.

Marynarze pracujący na statku na własny rachunek
Marynarze mogą wykonywać pracę na statku nie tylko jako pracownicy, ale również jako osoby prowadzące działalność na własny rachunek. Rozporządzenie 1408/71 również dla nich przewiduje odstępstwo od przedstawionej wyżej ogólnej zasady prawa państwa bandery.
Zgodnie mianowicie z art. 14b ust. 2 rozporządzenia 1408/71 osoba, która wykonuje działalność na własny rachunek zwykle na terytorium państwa członkowskiego albo na statku pływającym pod banderą państwa członkowskiego oraz wykonuje pracę lub określone czynności na własny rachunek na statku pływającym pod banderą innego państwa członkowskiego, w dalszym ciągu podlega przepisom prawnym pierwszego państwa członkowskiego, jeśli przewidywany okres wykonywania tej pracy nie przekracza 12 miesięcy.

Zatem osoba będąca marynarzem i prowadząca w tym zakresie samodzielną działalność może być objęta ustawodawstwem państwa, na obszarze którego zwykle prowadzi swoją działalność przez okres 12 miesięcy pracy na statku pływającym pod obcą banderą. Na ten okres wystawiony zostanie formularz E 101.

Jeżeli z przyczyn niedających się przewidzieć wykonywanie pracy przekracza przewidywany początkowo okres 12 miesięcy, stosuje się w dalszym ciągu, do momentu zakończenia wykonywania pracy, przepisy prawne pierwszego państwa członkowskiego, jeśli właściwa instytucja państwa członkowskiego, na którego terytorium dana osoba została wysłana, albo wskazana przez nią jednostka, udzieli stosownego zezwolenia.

O zezwolenie należy wystąpić na formularzu E 102, przed upływem pierwszych dwunastu miesięcy. Zezwolenie nie może być udzielone na okres dłuższy niż dwanaście miesięcy.

Przykład
Obywatel Niemiec jest marynarzem na niemieckim statku. Pracę swoją wykonuje tam jako samodzielny przedsiębiorca. Przez kilka miesięcy postanowił jednak pracować na statku pływającym pod norweską banderą. Jeśli okres ten nie przekracza 12 miesięcy, nie będzie do niego miało zastosowanie norweskie ustawodawstwo, może być nadal objęty niemieckimi przepisami prawnymi.

Osoby niebędące marynarzami pracujące na statkach
Zasady ubezpieczeń społecznych innych niż marynarze osób wykonujących pracę na statkach reguluje art. 14b ust. 3 rozporządzenia 1408/71.
Zgodnie z tym przepisem osoba, która nie wykonuje swojej pracy zwykle na morzu, wykonuje natomiast działalność zarobkową na wodach terytorialnych lub w porcie jednego państwa członkowskiego na statku pływającym pod banderą innego państwa członkowskiego, znajdującym się na tych wodach terytorialnych lub w porcie, i nie jest członkiem załogi tego statku, podlega przepisom prawnym pierwszego państwa członkowskiego

Przykład
Osoba zatrudniona jest w polskim porcie, jej praca polega na rozładunku statków, również takich, które pływają pod banderami państw członkowskich EOG . Mają do niej zastosowanie polskie przepisy prawne o ubezpieczeniach społecznych, mimo że praca jest wykonywana na obcych statkach.

Urzędnicy
Urzędnicy administracji publicznej i personel równorzędny podlegają ustawodawstwu państwa członkowskiego, którego administracja ich zatrudnia - art. 13 ust. 2d rozporządzenia 1408/71.

Urzędnicy będący pracownikami najemnymi lub osobami prowadzącymi działalność na własny rachunek jednocześnie na terytorium jednego lub więcej państw członkowskich
Osoba będąca pracownikiem najemnym jako urzędnik lub traktowana na równi z nim i ubezpieczona w specjalnym systemie ubezpieczeń dla urzędników służby cywilnej w jednym z państw członkowskich, jednocześnie będąca pracownikiem najemnym lub osobą prowadzącą działalność na własny rachunek na terytorium jednego lub większej liczby innych państw członkowskich podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego, w którym została ubezpieczona w ramach specjalnego systemu dla urzędników służby cywilnej (art. 14e rozporządzenia 1408/71).
W niektórych państwach członkowskich urzędnicy służby cywilnej i osoby traktowane jako urzędnicy są objęci specjalnym systemem zabezpieczenia społecznego, który różni się od systemu dla pracowników i który dotyczy wszystkich lub pewnych kategorii urzędników służb cywilnych.

W Polsce specjalnym systemem zabezpieczenia społecznego zostali objęci prokuratorzy i sędziowie oraz funkcjonariusze Policji, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Więziennej, Biura Ochrony Rządu, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, żołnierze zawodowi.

Przykład
Funkcjonariusz Policji zamieszkały w Polsce podjął zatrudnienie w przedsiębiorstwie w Norwegii na podstawie umowy-zlecenia. Wobec tego przepisu będzie podlegał polskiemu ustawodawstwu. Polskie ustawodawstwo zaś stanowi, że funkcjonariusz policji z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy-zlecenia podlega dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym, natomiast obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zatem norweski przedsiębiorca zobowiązany będzie do przekazywania składek na ubezpieczenie zdrowotne do polskiego systemu.

Urzędnicy będący pracownikami jednocześnie w więcej niż jednym państwie członkowskim i ubezpieczeni w jednym z tych państw w specjalnym systemie ubezpieczeń
Osoba będąca pracownikiem najemnym jednocześnie w dwóch lub więcej państwach członkowskich jako urzędnik administracji publicznej lub traktowana na równi z taką osobą i ubezpieczona w przynajmniej jednym z państw członkowskich w specjalnym systemie dla urzędników służby cywilnej podlega ustawodawstwu każdego z tych państw (art. 14f rozporządzenia 1408/71).
Jest to drugi wyjątek od podstawowej zasady, tj. zasady stosowania jednego ustawodawstwa. Urzędnik pracujący jednocześnie w więcej niż jednym państwie członkowskim będzie objęty ubezpieczeniami w każdym z państw pracy, jeśli przynajmniej w jednym z nich należy do specjalnego systemu zabezpieczenia społecznego dla urzędników służby cywilnej.

W Polsce urzędnicy służby cywilnej należą do grupy pracowniczej. W dziedzinie zabezpieczenia społecznego grupa ta nie posiada specjalnego systemu i jest objęta powszechnym systemem ubezpieczeń społecznych.
 

Personel obsługi misji dyplomatycznych i placówek konsularnych oraz personel pomocniczy Wspólnot Europejskich
Zgodnie z art. 16 rozporządzenia 1408/71 osoby zatrudnione przez placówki dyplomatyczne i konsularne oraz prywatna służba domowa zatrudniona przez pracowników tych placówek, które są obywatelami państwa członkowskiego przyjmującego lub państwa członkowskiego wysyłającego, mogą wybrać podleganie ustawodawstwu. Prawo wyboru przysługuje ponownie w końcu każdego roku kalendarzowego i nie ma mocy wstecznej.

Pracownicy pomocniczy Wspólnot Europejskich mogą wybrać podleganie ustawodawstwu państwa członkowskiego, na terytorium którego są zatrudnieni, ustawodawstwu państwa członkowskiego, któremu ostatnio podlegali, lub ustawodawstwu państwa członkowskiego, którego są obywatelami, w odniesieniu do przepisów innych niż te, które dotyczą zasiłków rodzinnych, których przyznawanie regulowane jest systemem stosowanym do tych pracowników. Prawo wyboru przysługuje tylko jeden raz i staje się skuteczne od chwili podjęcia pracy.

Rozporządzenie daje więc prawo do wybrania ustawodawstwa ubezpieczonym, którzy są:

  • osobami zatrudnionymi przez placówki dyplomatyczne i konsularne oraz jako prywatna służba domowa zatrudniona przez pracowników tych placówek,
  • pracownikami pomocniczymi Wspólnot Europejskich.

Osoby zatrudnione przez placówki dyplomatyczne i konsularne
Osoby zaliczane do personelu obsługi placówek dyplomatycznych i konsularnych wybierają system zabezpieczenia społecznego po raz pierwszy w ciągu trzech miesięcy od dnia zatrudnienia w danej placówce. Wyboru dokonują na formularzu E 103 ("Korzystanie z prawa wyboru"), wypełniając odpowiednio część A tego formularza (w trzech egzemplarzach). Następnie jeden z tych egzemplarzy zostaje przez zainteresowanego przekazany pracodawcy (tj. placówce dyplomatycznej, urzędowi konsularnemu lub pracownikowi tych instytucji - w zależności od tego kto jest pracodawcą), a dwa pozostałe egzemplarze przesyłane są do wyznaczonej instytucji w państwie, którego ustawodawstwo dana osoba wybrała. W przypadku Polski sprawy te załatwia I Oddział ZUS w Warszawie.

Członkowie personelu pomocniczego Wspólnot Europejskich
Członkowie personelu pomocniczego Wspólnot Europejskich w ten sam sposób dokonują wyboru ustawodawstwa na formularzu E 103.

Następnie, jeśli wybrane zostało prawo polskie, polska instytucja - I Oddział ZUS w Warszawie, dokonuje poświadczenia na tym formularzu, wypełniając jego część B. Po poświadczeniu, jeden egzemplarz formularza zostaje zwrócony pracownikowi, drugi zaś pozostaje w aktach I Oddziału.

Przykład
Obywatel polski zostaje zatrudniony na stanowisku tłumacza przez polską placówkę konsularną w Norwegii. Co do zasady osoba ta z chwilą podjęcia pracy w polskiej placówce w Norwegii podlega, zgodnie z art. 13 ust. 2a rozporządzenia 1408/71, ustawodawstwu norweskiemu. Może jednak zdecydować się na pozostanie w polskim ustawodawstwie - zgodnie z uregulowaniem przewidzianym w art. 16 ust. 2 tego rozporządzenia.
W tym celu osoba w ciągu trzech miesięcy, począwszy od dnia zatrudnienia, powinna wypełnić formularz E 103 (w części A) i przekazać go pracodawcy (1 egz.) oraz polskiej instytucji - I Oddziałowi ZUS w Warszawie (2 egz.). Oddział dokonuje poświadczenia w części B formularza E 103, po czym przekazuje 1 egzemplarz formularza zainteresowanej osobie, a jeden egzemplarz pozostawia w aktach.
 

Wyjątki od postanowień artykułów 13-16 rozporządzenia 1408/71
Z art. 17 rozporządzenia 1408/71 wynika, że dwa lub więcej państw członkowskich, właściwe władze tych państw lub organy wyznaczone przez te władze mogą przewidzieć, za wspólnym porozumieniem, w interesie niektórych osób lub niektórych grup osób, wyjątki od przepisów artykułów 13-16.

Zatem, dwa lub więcej państw członkowskich, właściwe władze czy też organy wyznaczone przez te władze mogą, na podstawie wzajemnego porozumienia, uzgodnić wyjątki od postanowień dotyczących ustawodawstwa właściwego, jeśli jest to korzystne dla osoby lub grupy osób. Porozumienie takie może oznaczać, że osoba zostanie objęta ustawodawstwem jednego państwa członkowskiego bez względu na fakt, że postanowienia dotyczące ustawodawstwa właściwego wskazuje inne państwo członkowskie jako państwo właściwe.

W Polsce instytucją wyznaczoną do zawierania porozumień wyjątkowych jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Oddział w Kielcach.
 

Sumowanie okresów oddelegowań przebytych na podstawie przepisów rozporządzenia 1408/71 z okresami przebytymi pod rządami rozporządzenia 883/2004
Wszystkie okresy delegowania przebyte na podstawie rozporządzenia 1408/71 są uwzględniane przy obliczaniu nieprzerwanego okresu delegowania przy stosowaniu rozporządzenia 883/2004, tak aby całkowity okres nieprzerwanego delegowania przebyty na podstawie obydwu rozporządzeń nie mógł przekroczyć 24 miesięcy.

Przykład
Pracownik polskiego przedsiębiorstwa z tytułu delegowania do Szwajcarii miał potwierdzony przez ZUS formularz E 101 na podstawie art. 14.1a rozporządzenia 1408/71 na okres od 01.04.2011 do 31.03.2012 r. Jeżeli konieczne będzie by pracował w Szwajcarii przez dłuższy okres, to może uzyskać od ZUS potwierdzenie formularza A1 na podstawie art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004, ale na okres nie dłuższy niż kolejnych 12 miesięcy, a więc od 01.04.2012 do 31.03.2013 r.