Zasady wypełniania zaświadczenia A1

Zaświadczenie A1 podzielone jest na 6 bloków, z czego blok szósty poświadcza ZUS.
Blok 1 - dane osobowe posiadacza.

1.1 - należy wpisać numer PESEL a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu. Należy wskazać, który numer jest jakim identyfikatorem: wpisać "P" (bez cudzysłowu) dla PESEL, dla  dowodu osobistego wpisać: "D.O.:" (bez cudzysłowu) a następnie serię i numer dowodu osobistego, 
w przypadku paszportu wpisać "PAS.:" (bez cudzysłowu) a następnie serię i numer paszportu.
W odpowiedniej kratce należy wpisać znak "x", (kobieta lub mężczyzna).

1.2 - wpisać nazwisko,
1.3 - wpisać imiona,
1.4 - wpisać nazwisko rodowe (pole nieobowiązkowe),
1.5 - wpisać datę urodzenia (dzień, miesiąc i rok - zapisywany czterocyfrowo),
1.6 - wpisać obywatelstwo (wpisać słownie lub podając symbol państwa),
1.7 - wpisać miejsce urodzenia,
1.8.1 - wpisać ulicę, numer domu i numer mieszkania,
1.8.2 - wpisać miasto,
1.8.3 - wpisać kod pocztowy,
1.8.4 - wpisać symbol państwa,
1.9.1 - wpisać ulicę, numer domu i numer mieszkania,
1.9.2 - wpisać miasto,
1.9.3 - wpisać kod pocztowy,
1.9.4 - wpisać symbol państwa.
Punktów 1.9.1 - 1.9.4 nie należy wypełniać jeżeli osoba ma więcej niż jedno miejsce pobytu w państwie/państwach wykonywania pracy.

Blok 2 - ustawodawstwo państwa członkowskiego mające zastosowanie.

2.1 - wpisać: PL,
2.2 - wpisać datę początkową poświadczenia polskiego ustawodawstwa,
2.3 - wpisać datę końcową poświadczenia polskiego ustawodawstwa,
2.4 - wstawić "x" w każdym przypadku poświadczenia formularza A1,
2.5 - pozostawić niezaznaczone. Zgodnie z częścią II Praktycznego Poradnika właściwa instytucja może wystawić dokument A1 w celu poinformowania osoby zainteresowanej o ustawodawstwie mającym zastosowanie albo tymczasowo, albo ostatecznie. W przypadku gdy formularz miałby zostać poświadczony w trybie tymczasowym, aby uniknąć wystawiania kolejnego formularza A1, gdy ustawodawstwo stanie się ostateczne, nie należy zaznaczać pkt. 2.5 i zamiast niego zaznaczyć pkt. 2.4 "zaświadczenie obowiązuje w okresie wykonywania pracy".
2.6 - wstawić "x", gdy na mocy art. 87 ust. 8 rozporządzenia 883/2004 zastosowanie ma poprzednio obowiązujące rozporządzenie 1408/71. Ponieważ w bloku 3 zaświadczenia nie oznaczono konkretnych artykułów, które odnosiłyby się do sytuacji osoby, potwierdzając status osoby ubezpieczonej należy kierować się opisem słownym umieszczonym przy każdej kratce w tym bloku. Należy wówczas zaznaczyć kratkę, której opis zgadza się z faktyczną sytuacją osoby ubezpieczonej.
Odnośnie punktów 2.4, 2.5 i 2.6, co do zasady należy zaznaczać tylko jedną kratkę spośród trzech. Jednakże przy zaznaczeniu punktu 2.6 dopuszcza się zaznaczenie również punktu 2.4.

Blok 3 - potwierdzenie Pana/Pani statusu.

3.1 - wstawić "x" gdy oddelegowany jest pracownik najemny,
3.2 - wstawić "x" gdy pracownik wykonuje pracę najemną w dwóch lub w kilku państwach członkowskich,
3.3 - wstawić "x" gdy oddelegowanie dotyczy osoby pracującej na własny rachunek,
3.4 - wstawić "x" gdy oddelegowanie dotyczy osoby pracującej na własny rachunek w dwóch lub w kilku państwach członkowskich,
3.5 - wstawić "x" gdy osoba jest urzędnikiem służby cywilnej,
3.6 - wstawić "x" gdy osoba należy do personelu kontraktowego.
Art. 15 rozporządzenia 883/2004 dotyczy prawa wyboru ustawodawstwa właściwego przez personel kontraktowy Wspólnot Europejskich. Przepis ten zastępuje dotychczasowy art. 16 ust. 3 rozporządzenia 1408/71, do którego wykonywania stosowany był formularz E 103. Stosowanie przepisu art. 15 
rozporządzenia 883/2004 nie wymaga jednak używania do tego celu osobnego zaświadczenia, stosuje się zatem w tym przypadku zaświadczenie A1. 

Instytucja Wspólnot Europejskich, która zawarła umowę z pracownikiem, informuje instytucję właściwą państwa członkowskiego, którego ustawodawstwo wybrał pracownik o dokonanym przez niego wyborze. W Polsce instytucją dokonującą poświadczania zaświadczenia A1 w trybie art. 15 rozporządzenia 883/2004 jest I Oddział ZUS w Warszawie.

3.7 - wstawić "x" gdy osoba jest marynarzem,
3.8 - wstawić "x" gdy osoba wykonuje pracę najemną i pracuje na własny rachunek w różnych państwach,
3.9 - wstawić "x" gdy osoba jest urzędnikiem służby cywilnej zatrudnionym przez jedno państwo i wykonującym pracę najemną/pracę na własny rachunek w jednym lub w kilku innych państwach,
3.10 - wstawić "x" gdy zastosowanie ma uregulowanie wyjątkowe (wyjątek od przepisów - art. 16 rozporządzenia 883/2004).
Należy zaznaczyć tylko jeden punkt spośród punktów 3.1 - 3.10.

Blok 4 - informacje o pracodawcy/działalności na własny rachunek w państwie, którego ustawodawstwo ma zastosowanie.

4.1.1 - wstawić "x" jeżeli osoba wykonuje w Polsce pracę najemną (np. na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, jest osobą duchowną),
4.1.2 - wstawić "x" jeżeli osoba wykonuje w Polsce działalność na własny rachunek,
4.2 - wpisać NIP i REGON płatnika składek (pracodawcy lub osoby prowadzącej działalność na własny rachunek) a jeżeli płatnikowi nie nadano tych numerów lub jednego z nich - numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu; należy również wskazać który numer jest jakim identyfikatorem - wpisać pełne nazwy identyfikatorów NIP, REGON, PESEL, w przypadku dowodu osobistego wpisać: "D.O.:" (bez cudzysłowu) a następnie serię i numer dowodu osobistego, w przypadku paszportu wpisać "PAS.:" (bez cudzysłowu) a następnie serię i numer paszportu,
4.3 - wpisać nazwę lub imię i nazwisko pracodawcy, lub osoby prowadzącej działalność na własny rachunek, 4.4.1 - wpisać ulicę, numer domu i mieszkania,
4.4.2 - wpisać PL,
4.4.3 - wpisać miasto,
4.4.4 - wpisać kod pocztowy.
Blok 5 - informacje o pracodawcy/działalności na własny rachunek w innym państwie (-ach) członkowskim (-ich).

5.1 - wpisać nazwę/nazwy firmy/firm lub statków gdzie wykonywana jest praca najemna lub działalność na własny rachunek. Można podać również numery identyfikacyjne tych firm, jeżeli są znane. W przypadku, gdy praca nie jest wykonywana w konkretnej firmie lub nazwy firm, w których będzie wykonywana praca nie są znane z góry, np. ze względu na charakter wykonywanej pracy, punkt ten należy pozostawić niewypełniony.
5.2 - wpisać adresy wymienionych w punkcie 5.1 firm lub banderę statku.

Należy zachować kolejność ustaloną w punkcie 5.1. Jeżeli w punkcie 5.1 nie wskazano konkretnych przedsiębiorstw, wpisać adresy miejsc wykonywania pracy za granicą. Jeżeli nie można określić dokładnego adresu miejsca wykonywania pracy, np. ze względu na charakter wykonywanej pracy, należy podać adres najbardziej precyzyjny, jaki jest możliwy do ustalenia. W przypadku wykonywania pracy we wszystkich państwach Unii Europejskiej można podać wyłącznie nazwy państw lub wpisać "wszystkie kraje Unii Europejskiej" lub "wszystkie kraje UE" (bez cudzysłowu), dotyczy to głównie kierowców transportu międzynarodowego.
Przykład:
Osoba wykonuje działalność na własny rachunek jako kierowca ciężarówki w transporcie międzynarodowym. Wykonuje przewozy towarów na zlecenie innych podmiotów. Zlecenia dotyczą różnych krajów Unii Europejskiej i osoba nie jest w stanie przewidzieć do jakiego kraju UE będzie wiozła kolejny transport. 
W takim przypadku w zaświadczeniu A1, w punkcie 5.2 można wpisać "wszystkie kraje Unii Europejskiej".

Przykład:
Osoba wykonuje pracę jako kierowca ciężarówki w transporcie międzynarodowym jako pracownik firmy transportowej. Wykonuje pracę w następującym schemacie:
1. przewóz towarów do Grecji, następnie powrót do Polski,
2. przewóz towarów do Finlandii, następnie powrót do Polski,
3. przewóz do Francji, następnie powrót do Polski.
Jeżeli taki schemat przewozów ma charakter stały, tzn. nie ulega zmianie przez dłuższy czas, należy wymienić w punkcie 5.2 zaświadczenia A1 kraje UE, przez które kierowca będzie przejeżdżał.
Jeżeli harmonogram przewozów ulega zmianie w taki sposób, że ustalenie konkretnych państw przejazdu jest trudne do przewidzenia, lecz następuje w ramach pewnej stałej liczby państw UE, należy wymienić te kraje.
Jeżeli harmonogram przewozów ulega zmianie w taki sposób, że ustalenie konkretnych państw przejazdu jest trudne do przewidzenia, i nie następuje w ramach pewnej stałej możliwej do określenia z góry liczby państw UE, można wpisać "wszystkie kraje Unii Europejskiej".

W przypadku transportu międzynarodowego powinno się dążyć do podawania konkretnych nazw państw. Przy podawaniu adresów należy przyjąć zasadę maksymalnego wykorzystywania miejsca dostępnego w zaświadczeniu A1, jednak z zachowaniem przejrzystości wpisywanego tekstu. Należy także zwrócić uwagę aby adresy podawane w punkcie 5.2 zaświadczenia były w sposób jednoznaczny, nie budzący wątpliwości, powiązane z nazwami firm wpisanymi w punkcie 5.1, aby nie było problemu ze zidentyfikowaniem, który adres dotyczy której firmy. Jeżeli praca jest wykonywana w jednym miejscu, należy podawać dokładny adres wykonywania pracy.

5.3 - należy wstawić znak "x" w każdym przypadku, gdy nie jest możliwe określenie stałego adresu wykonywania pracy za granicą (np. ze względu na specyfikę wykonywanej pracy). Pomimo tego, należy w punkcie 5.2 podać najbardziej dokładny(e), możliwy(e) do określenia adres(y) wykonywania pracy za granicą.
Pracodawcy lub osoby wnioskujące o poświadczenie formularza A1, nie powinny wpisywać żadnych informacji w Bloku 6. Blok ten może być wypełniony jedynie przez instytucję dokonującą poświadczenia zaświadczenia A1.

Wzór zaświadczenia A1 a także wzory wniosków o jego wydanie można znaleźć na stronie internetowej ZUS, w dziale "Wzory formularzy".