Co należy zrobić, gdy „Informacja” zawiera nieprawidłowe dane?

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości dotyczących:

  • danych osobowych ubezpieczonego, tj. imienia, nazwiska, numeru PESEL oraz serii i numeru dowodu osobistego albo paszportu (uwaga: seria i numer dowodu osobistego albo paszportu podawane są tylko w przypadku braku numeru PESEL),
  • danych adresowych,
  • kwot składek lub braku składek (na I i II filar),

należy zwrócić się do płatnika składek (aktualnego - w przypadku nieprawidłowości dotyczących danych adresowych) - w celu wyjaśnienia, czy w dokumentach przekazanych do ZUS zostały podane prawidłowe dane. Jeżeli w dokumentach przekazanych do ZUS płatnik składek podał nieprawidłowe dane, powinien sporządzić i przekazać do ZUS dokumenty korygujące lub uzupełnić brakujące dokumenty ubezpieczeniowe i/lub wpłaty na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych (FUS). W przypadku, gdy płatnik stwierdzi, że poprawnie sporządził dokumenty ubezpieczeniowe i przekazał je do ZUS oraz dokonał prawidłowych wpłat na FUS, albo płatnik już nie istnieje lub z innych przyczyn wyjaśnienie nieprawidłowości nie jest możliwe u płatnika składek - należy złożyć reklamację w ZUS.

W sytuacji gdy ubezpieczony zwróci się do płatnika składek w celu wyjaśnienia nieprawidłowości, jakie pojawiły się w "Informacji", płatnik zobowiązany jest dokonać analizy dokumentów przekazanych do ZUS i poinformować ubezpieczonego o jej wynikach.

Zasadniczo, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przekazanych do ZUS dokumentach, płatnik składek powinien w terminie 7 dni (od stwierdzenia nieprawidłowości) przekazać do ZUS odpowiednie korygujące i/lub brakujące dokumenty ubezpieczeniowe (zgłoszeniowe i/lub rozliczeniowe).

Jednakże, w przypadku gdy w "Informacji" z ZUS nie są wykazane wszystkie składki (np. brak jest składek za niektóre miesiące) lub wykazane kwoty składek są nieprawidłowe, ubezpieczony powinien zgłosić do płatnika składek – na piśmie lub do protokołu - "wniosek o sprostowanie danych", tj. wniosek o sprostowanie danych przekazanych do ZUS w dokumentach ubezpieczeniowych lub przekazanie do ZUS brakujących dokumentów ubezpieczeniowych.

Płatnik składek jest zobowiązany sprawdzić czy przekazał do ZUS prawidłowe dane i w terminie 60 dni od otrzymania wniosku o sprostowanie danych - poinformować ubezpieczonego na piśmie o sposobie rozpatrzenia wniosku.

Jeżeli płatnik stwierdzi błąd w przekazanych do ZUS dokumentach lub nie przekazał wszystkich wymaganych dokumentów, powinien sporządzić i przekazać do ZUS stosowne dokumenty (korygujące lub brakujące) - w terminie 30 dni od dnia przekazania ubezpieczonemu informacji o sposobie rozpatrzenia jego wniosku o sprostowanie danych.

W przypadku, gdy chodzi o nieprawidłowości w kwocie składek odprowadzonych do OFE, zewidencjonowanych na subkoncie - płatnik powinien dokonać także analizy wpłat na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych (FUS) i w razie stwierdzenia nieprawidłowości - dokonać wpłat lub uzupełnienia wpłat, a w przypadku błędów w dokumentach płatniczych - wyjaśnić je w instytucji obsługującej wpłaty lub w ZUS.

W przypadku gdy:

  • płatnik (np. pracodawca) stwierdzi, że poprawnie sporządził dokumenty ubezpieczeniowe i przekazał je do ZUS (oraz - w przypadku nieprawidłowości w kwocie składek odprowadzonych do OFE i zewidencjonowanych na subkoncie  - że dokonał prawidłowych wpłat na FUS), 

lub

  • płatnik odmówi sprostowania danych (lub dokonania, uzupełnienia lub skorygowania wpłat na FUS, - w przypadku nieprawidłowości w kwocie składek odprowadzonych do OFE i zewidencjonowanych na subkoncie), 

lub

  • płatnik (zakład pracy) nie istnieje,

w celu wyjaśnienia nieprawidłowości ubezpieczony powinien zwrócić się do ZUS, najlepiej do jednostki właściwej ze względu na swoje miejsce zamieszkania, która jest właściwa do rozpatrzenia reklamacji.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości dotyczących kwoty:

  • zwaloryzowanych składek na ubezpieczenie emerytalne,
  • zwaloryzowanego kapitału początkowego,
  • składek, odpowiednio: należnych lub odprowadzonych, na OFE (II filar) - ogółem za okres do 31 grudnia danego roku,
  • składek zewidencjonowanych na subkoncie należnych i wpłaconych,
  • zwaloryzowanych składek, środków i odsetek za zwłokę ogółem zewidencjonowanych na subkoncie,

a także w przypadku nieotrzymania "Informacji" lub otrzymania kilku "Informacji" za dany rok - należy zgłosić reklamację w ZUS.

W przypadku, gdy reklamacja dotyczy braku składek lub nieprawidłowej wysokości składek (w wysokości nominalnej) do reklamacji należy dołączyć:

  • dokumenty potwierdzające wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne,
  • kopię otrzymanej od płatnika składek (np. pracodawcy) informacji o sposobie rozpatrzenia wniosku o sprostowanie danych, z której wynika, że płatnik nie stwierdził u siebie błędów lub nie uwzględnił wniosku ubezpieczonego i nie będzie korygował danych (i/lub wpłat na FUS),

lub

  • oświadczenie, że płatnik składek odmówił ubezpieczonemu wydania ww. dokumentów lub że płatnik składek już nie istnieje.

W reklamacji dotyczącej kwoty zwaloryzowanego kapitału początkowego wskazane jest podanie daty i znaku decyzji ZUS w sprawie kapitału początkowego oraz wysokości kapitału początkowego, wykazanej w tej decyzji (w razie otrzymania z ZUS kilku decyzji w tej sprawie - należy podać ww. dane - z ostatniej decyzji).

Reklamację można:

  • przesłać za pośrednictwem poczty,
  • złożyć bezpośrednio w jednostce ZUS,
  • przekazać drogą internetową - poprzez sekcję "O Platformie Usług Elektronicznych (PUE)" wykorzystując formularz ZUS - ZRU (uwaga: wymagane jest posiadanie zarejestrowanego profilu na Nowym Portalu Informacyjnym ZUS),
  • zgłosić telefonicznie za pośrednictwem Centrum Obsługi Telefonicznej ZUS:
    22 560-16-00 dla telefonów stacjonarnych i komórkowych.

Reklamacje pisemne mogą być przekazywane do ZUS:

  • na formularzu ZUS - ZRU, który jest dostępny w każdej jednostce terenowej ZUS oraz na tej stronie internetowej (pobierz plik),
  • w formie dowolnie sformułowanego pisma, z podaniem danych umożliwiających identyfikację ubezpieczonego w systemie informatycznym ZUS (tj. nazwiska i imienia, numerów PESEL, a w przypadku jego braku - serii i numeru dowodu osobistego lub paszportu) oraz adresu. Wskazane jest podanie numeru telefonu.

Uwaga!

Reklamacja może być zgłaszana w dowolnej jednostce ZUS, ale jej rozpatrzenia dokonuje jednostka właściwa ze względu na miejsce zamieszkania ubezpieczonego.

Postępowanie wyjaśniające w sprawie niewłaściwej wysokości lub braku składek powinno być zakończone przez ZUS w ciągu 3 miesięcy, a postępowanie szczególnie skomplikowane nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia otrzymania reklamacji.

Z uwagi na zapewnienie ochrony danych osobowych ubezpieczeni, którzy osobiście będą chcieli wyjaśnić w ZUS zapisy na swoim koncie, powinni wylegitymować się dokumentem potwierdzającym tożsamość.

Przyczyny zgłoszenia reklamacji:

  • brak "Informacji" - za dany rok/okres,
  • otrzymanie więcej niż jednej "Informacji" - za dany rok/okres (w tym przypadku dodatkowo istotne jest podanie w reklamacji identyfikatorów wszystkich otrzymanych "Informacji" za dany rok/okres),
  • nieprawidłowe dane identyfikacyjne ubezpieczonego,
  • nieprawidłowe dane adresowe ubezpieczonego,
  • brak składki - w wysokości nominalnej (w tym przypadku w reklamacji dodatkowo należy wskazać miesiące, za które brak jest składki oraz podać dane identyfikacyjne płatnika/płatników składek zobowiązanego/zobowiązanych do rozliczenia składek za ten okres - nazwę lub nazwisko i imię, NIP, REGON, PESEL),
  • nieprawidłowa wysokość składki - w wysokości nominalnej (w tym przypadku w reklamacji dodatkowo należy wskazać miesiące, za które składka została wykazana w niewłaściwej wysokości oraz podać dane identyfikacyjne płatnika/płatników, który/którzy rozliczał/rozliczali te składki - nazwę lub nazwisko i imię, NIP, REGON, PESEL),
  • brak kwoty składek należnych na OFE,
  • nieprawidłowa wysokość składek należnych na OFE,
  • brak kwoty składek odprowadzonych do OFE,
  • nieprawidłowa wysokość składek odprowadzonych do OFE,
  • brak kwoty zwaloryzowanych składek,
  • nieprawidłowa wysokość zwaloryzowanych składek,
  • brak kwoty zwaloryzowanego kapitału początkowego,
  • nieprawidłowa wysokość zwaloryzowanego kapitału początkowego,
  • brak składek należnych podlegających zewidencjonowaniu na subkoncie,
  • nieprawidłowa wysokość składek należnych zewidencjonowanych na subkoncie,
  • brak składek wpłaconych podlegających zewidencjonowaniu na subkoncie,
  • nieprawidłowa wysokość składek wpłaconych zewidencjonowanych na subkoncie,
  • brak zwaloryzowanych składek i odsetek za zwłokę podlegających zewidencjonowaniu na subkoncie,
  • nieprawidłowa wysokość zwaloryzowanych składek i odsetek za zwłokę zewidencjonowanych na subkoncie,
  • inne niż wymienione powyżej (należy podać jaki/jakie).

Zgłaszając reklamację, ubezpieczony powinien podać wszystkie dane niezbędne do jej rozpatrzenia (dane identyfikacyjne i adresowe ubezpieczonego, przyczynę reklamacji i dane identyfikacyjne płatnika/płatników składek).

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości dotyczących składek (w wysokości nominalnej) - ubezpieczony powinien pamiętać także o konieczności dołączenia do reklamacji odpowiednich dokumentów (tj. dokumentów potwierdzających wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne oraz kopii otrzymanej od płatnika składek informacji o sposobie rozpatrzenia wniosku ubezpieczonego o sprostowanie danych, z której wynika, że płatnik nie stwierdził u siebie błędów lub że nie uwzględnił wniosku i nie będzie korygował danych (i/lub wpłat na FUS) albo oświadczenia, że płatnik składek odmówił ubezpieczonemu wydania ww. dokumentów lub że płatnik składek już nie istnieje).

W reklamacji dotyczącej kwoty zwaloryzowanego kapitału początkowego wskazane jest podanie daty wystawienia i znaku decyzji ZUS w sprawie kapitału początkowego oraz wysokości kapitału początkowego, wykazanej w tej decyzji (w razie otrzymania z ZUS kilku decyzji w tej sprawie - należy podać ww. dane - z ostatniej decyzji).

Uwaga!

Wartości hipotetycznej emerytury, jak sama nazwa wskazuje, są wartościami szacunkowymi, opartymi na odpowiednio przyjętych założeniach, a więc są to orientacyjne prognozy wartości emerytury, a nie faktyczna wartość przyszłego świadczenia. W związku z tym, podane w informacji kwoty hipotetycznej emerytury nie mogą być podstawą do jakichkolwiek roszczeń.

Uwaga!

Bez względu na to, czy nieprawidłowości dotyczą tylko jednej, czy kilku danych wykazanych w otrzymanej - za dany rok (okres) - "Informacji o stanie konta" - składa się jedną reklamację (z podaniem wszystkich występujących przyczyn).

Reklamacja musi być podpisana przez ubezpieczonego.

Zakres informacji niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji:

  • dane identyfikacyjne ubezpieczonego (imię i nazwisko, PESEL, w przypadku gdy brak jest numeru PESEL - rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości),
  • dane adresowe ubezpieczonego,
  • przyczyna/przyczyny reklamacji,
  • dane identyfikacyjne płatnika/płatników składek (nazwa lub nazwisko i imię, NIP, REGON, PESEL).

Ponadto wskazane jest, aby w reklamacji (za wyjątkiem reklamacji dotyczącej braku "Informacji") podany był  znak "Informacji", której reklamacja dotyczy.

W przypadku prowadzonego postępowania wyjaśniającego, np. z płatnikiem składek, "Informacja" będzie przekazana ubezpieczonemu po jego zakończeniu.

Dane wykazane w Informacjach są odzwierciedleniem danych zapisanych na indywidualnym koncie ubezpieczonego w ZUS w oparciu o dokumenty przekazane przez  płatników składek (np. pracodawców, zleceniodawców) i będą odpowiednio uwzględniane przy przyznawaniu i wyliczaniu emerytury z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W związku z tym, w przypadku stwierdzenia, że Informacja zawiera nieprawidłowości należy jak najszybciej wyjaśnić to u swojego płatnika składek, a w razie braku takiej możliwości - zgłosić reklamację w ZUS.

W przypadku nieotrzymania którejkolwiek z Informacji z okresu 1999 - 2014, należy zgłosić w tej sprawie reklamację w ZUS. Reklamację taką można zgłosić:

 na dedykowanym formularzu ZUS - ZRU lub w postaci dowolnie sformułowanego pisma:

  • osobiście - w najbliższej terenowej jednostce organizacyjnej ZUS (w tym przypadku istnieje możliwość uzyskania brakującej Informacji „od ręki”),
  • za pośrednictwem poczty - do najbliższej terenowej jednostki  organizacyjnej ZUS (wykaz jednostek organizacyjnych Zakładu i wzór formularza ZUS - ZRU znajduje się na tej stronie internetowej), 
  • telefonicznie za pośrednictwem Centrum Obsługi Telefonicznej ZUS:  22 560-16-00 dla telefonów stacjonarnych i komórkowych,
  • drogą elektroniczną - poprzez sekcję "O Platformie Usług Elektronicznych (PUE)" wykorzystując formularz ZUS - ZRU (uwaga: wymagane jest zarejestrowanie profilu na Nowym Portalu Informacyjnym ZUS).

Formularz reklamacji do pobrania:

Formularz po wypełnieniu, wydrukowaniu i podpisaniu (przez ubezpieczonego) można przesłać (wraz z wymaganymi/niezbędnymi w danym przypadku załącznikami) - do dowolnej jednostki terenowej ZUS, najlepiej do jednostki właściwej ze względu na miejsce zamieszkania ubezpieczonego (tj. jednostki właściwej do rozpatrzenia reklamacji ubezpieczonego). Zobacz: znajdź najbliższą placówkę ZUS.

Formularz ten można wypełnić i przekazać elektronicznie przy pomocy serwisu Platforma Usług Elektronicznych (wymagane zarejestrowanie profilu na Nowym Portalu Informacyjnym ZUS).