Co powinien zrobić płatnik składek?

W sytuacji, gdy ubezpieczony zwróci się do płatnika składek w celu wyjaśnienia nieprawidłowości, jakie pojawiły się w "Informacji" (dotyczy danych identyfikacyjnych, adresowych lub kwot składek w wysokości nominalnej), płatnik zobowiązany jest dokonać analizy dokumentów przekazanych do ZUS i poinformować ubezpieczonego o jej wynikach.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, płatnik składek powinien - w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości - przekazać do ZUS korygujące i/lub brakujące dokumenty ubezpieczeniowe (zgłoszeniowe i/lub rozliczeniowe).

Jeżeli nieprawidłowości dotyczą braku składki lub niewłaściwej wysokości składki i ubezpieczony zgłosił do płatnika składek wniosek o sprostowanie danych w ZUS, płatnik jest zobowiązany:

  • w ciągu 60 dni od otrzymania wniosku - wydać ubezpieczonemu na piśmie informację o sposobie rozpatrzenia jego wniosku i w przypadku stwierdzenia błędów i uwzględnienia wniosku,
  • w terminie 30 dni od dnia przekazania ubezpieczonemu informacji o sposobie rozpatrzenia wniosku o sprostowanie danych - sporządzić i przekazać do ZUS odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe (brakujące lub korygujące).

W przypadku, gdy chodzi o nieprawidłowości w kwocie składek odprowadzonych do OFE, zewidencjonowanych na subkoncie: składek wpłaconych oraz składek i odsetek zwaloryzowanych - płatnik powinien dokonać także analizy wpłat na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych (FUS) i w razie stwierdzenia nieprawidłowości - dokonać wpłat lub uzupełnienia wpłat, a w przypadku błędów w dokumentach płatniczych - wyjaśnić je w instytucji obsługującej wpłaty lub w ZUS.

W sytuacji gdy nieprawidłowości w dokumentach stwierdzone zostaną przez ZUS w wyniku postępowania wyjaśniającego przeprowadzonego w związku ze zgłoszonymi przez ubezpieczonych reklamacjami dotyczącymi braku składek lub niewłaściwej wysokości składek - płatnik składek jest zobowiązany złożyć stosowne dokumenty korygujące lub brakujące w terminie 30 dni od dnia:

  • otrzymania z ZUS zawiadomienia o stwierdzonych nieprawidłowościach,
  • uprawomocnienia się decyzji - jeżeli stwierdzenie nieprawidłowości następuje w drodze decyzji,
  • otrzymania protokołu kontroli - jeżeli stwierdzenie nieprawidłowości następuje w drodze kontroli.

Sposób i terminy przekazywania danych do ZUS i/lub korygowania przekazanych do ZUS danych oraz zasady opłacania składek na ubezpieczenia społeczne - reguluje ustawa z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 963).

Szczegółowe informacje nt. sporządzania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych oraz zasad opłacania składek zawarte są w poradnikach:

Informacja dla ubezpieczonego (ZUS RMUA lub inny dokument)

Płatnik składek zobowiązany jest przekazywać ubezpieczonemu, na piśmie (np. na formularzu ZUS RMUA), informacje o danych wykazanych za niego w imiennych raportach miesięcznych przekazanych do ZUS,  do dnia 28 lutego roku następnego w podziale na miesiące - w celu ich weryfikacji. Informacje powinny zawierać także symbol oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, datę ich sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.