Rozszerzenie funkcjonalności programu dla płatników wielooddziałowych

W programie Płatnik w wersji 10.01.001 wprowadzono udogodnienia  dla  płatników wielooddziałowych, u których dokumenty ubezpieczeniowe sporządzane są w centrali oraz poszczególnych oddziałach firmy natomiast rozliczenie z ZUS następuje w ramach jednej zbiorczej deklaracji.
Oddziały sporządzone dokumenty  przekazują do centrali firmy, która po ich scaleniu  przekazuje  je do ZUS.

W poszczególnych oddziałach firmy proces przygotowania dokumentów jest zbliżony  do czynności wykonywanych przez innych płatników składek, jednak bez wykonywania rozszerzonych weryfikacji z danymi w ZUS.

Poszczególne oddziały przekazują dokumenty zgłoszeniowe oraz dokumenty rozliczeniowe do centrali firmy, gdzie po aktualizacji wszystkich danych, dokonywana jest pełna weryfikacja.

Jeśli w wyniku rozszerzonych weryfikacji, program zgłosi błędy, wówczas centrala firmy ma możliwość przekazania wyników weryfikacji w postaci zewnętrznego pliku do poszczególnych oddziałów.

Szczegółowe zmiany dla płatnika wielooddziałowego wprowadzone w wersji 10.01.001: 

  • aktualizacja komponentów i bibliotek programu bez konieczności pobierania danych z ZUS, w sytuacji gdy program płatnik pracuje w trybie oddziałowym,
  • zablokowanie możliwości wysłania dokumentów automatycznie do ZUS, jeśli program pracuje w trybie oddziałowym,
  • wprowadzenie nowej funkcjonalności umożliwiającej oznaczenie w dedykowany sposób zestawów przekazanych do centrali firmy celem przesłania ich do ZUS,
  • rozszerzenie kreatora importu plików Kedu o możliwość sumowania dokumentów przychodzących do centrali firmy z różnych oddziałów,
  • oznaczanie dokumentów przynależnością do oddziału,
  • tworzenie raportów z weryfikacji dokumentów z uwzględnieniem podziału na oddziały. Zapis raportu do zewnętrznego pliku

Konfigurację parametrów należy przeprowadzić w kartotece płatnika zaraz po zainstalowaniu nowej wersji programu. W przypadku pracy programu w trybie oddziału, zakres aktualizacji danych ogranicza się do komponentów i słowników programu, w związku z tym poziom weryfikacji dokumentów nie obejmuje rozszerzonych sprawdzeń w oparciu o dane z ZUS. Dopiero przekazanie zestawów z dokumentami do centrali, umożliwia przeprowadzenie pełnych weryfikacji i przekazanie dokumentów do ZUS.

W celu skorzystania z tej funkcjonalności, poszczególne oddziały danej firmy powinny wykonać następujące kroki: 

  1. W kartotece płatnika (będącego oddziałem) należy wskazać zakres wczytywanych danych „Bez aktualizacji kartotek” oraz wpisać nazwę oddziału. Zapisać i zamknąć kartotekę.

 wieloodziałowy01

  1. Przygotowanie dokumentów poprzez import z zewnętrznych systemów kadrowo-płacowych lub poprzez utworzenie ich w programie Płatnik. W kroku tym przygotowywane są wszystkie dokumenty jakie oddział powinien przekazać za swoich pracowników do centrali firmy: zarówno comiesięczne komplety rozliczeniowe jak i dokumenty zgłoszenia/zmiany danych dotyczących ubezpieczeń.
  2. Dokumenty przygotowane w kroku 2 podlegają weryfikacji. Przy czym poziom weryfikacji dokumentów nie obejmuje rozszerzonych sprawdzeń w oparciu o dane z ZUS. Dopiero przekazanie zestawów z dokumentami do centrali, umożliwia przeprowadzenie pełnych weryfikacji i przekazanie dokumentów do ZUS.
  3. Dołączenie dokumentów do zestawu weryfikacja zestawu – poprawa ewentualnych błędów.
  4.  Przekazanie dokumentów do centrali firmy w postaci pliku Kedu. W tym celu przygotowana została dedykowana funkcjonalność Przekaż do centrali, która umożliwia zapisanie zestawu do pliku z jednoczesnym oznaczeniem dokumentów jako historyczne.

wieloodziałowy2

Istnieje możliwość przywrócenia dokumentów do statusu Wprowadzony, w sytuacji gdy centrala zwróci informację, że w dokumentach przekazanych przez oddział weryfikacja w oparciu o pełne dane wykazała błędy.
Wówczas pracownicy na poziomie oddziału, przywracając dokument do stanu Wprowadzony, będą mogli wykonać poprawki w dokumentach i ponownie przekazać w postaci pliku Kedu do centrali.

Dla zestawów Historycznych przekazanych do centrali dostępna jest funkcja Anuluj przekazanie do Centrali działająca podobnie jak funkcja Anuluj wysyłkę.

Anulowanie przekazania do centrali powoduje zmianę statusu przetwarzania zestawu Historycznego na Wprowadzony. Statusy dokumentów w zestawie również zostaną zmienione z Historycznego na Wprowadzony.

Oddział przekazuje pliki Kedu do centrali dotychczasową metodą: mailem, na nośniku, etc…
 wieloodziałowy3

Czynności, które musi wykonać centrala firmy

  1. Agregacja dokumentów przekazanych przez poszczególne oddziały do jednego zbiorczego kompletu dokumentów.

Na poziomie centrali następuje wczytanie wszystkich plików Kedu pochodzących z poszczególnych oddziałów. Ważne jest, aby w przypadku dokumentów rozliczeniowych, dokumenty z poszczególnych oddziałów posiadały taki sam identyfikator oraz identyczne dane płatnika. Wówczas pozycje raportów zostaną dołączone do jednego zbiorczego dokumentu RXA. W przeciwnym razie dokumenty zostaną zaimportowane, ale zapisane w odrębnych dokumentach RXA, skąd następnie poszczególne pozycje raportów można przekopiować do jednego zbiorczego.

Dodatkowo wprowadzono możliwość sumowania deklaracji oraz pozycji raportów (dla tego samego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu) pomiędzy plikami importowanymi z oddziałów. Przy wybranej opcji sumowania dokumenty/bloki podobne jednego typu będą scalane do jednego - wynikowego, a odczytane z nich wartości kwotowe będą sumowane w dokumencie wynikowym.

Jeśli sumowaniu mają podlegać raporty ZUS RSA za tego samego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, kodem świadczenia/przerwy oraz okresem przerwy, wówczas należy zaznaczyć dodatkowe pola do porównania: Kod świadczenia/przerwy oraz Okres świadczenia od i do.
wieloodziałowy4
 

Dokument wynikowy zostanie zapisany w bazie, a dokumenty źródłowe, po zsumowaniu, zostaną usunięte. Sumowanie raportów i deklaracji będzie wykonywane zamiast prostego zastępowania dokumentów w bazie dokumentami aktualizującymi (w przypadku podobieństwa tych dokumentów).
wieloodziałowy5
 

  1. Weryfikacja kompletu dokumentów.

Wprowadzona została możliwość tworzenia raportów z weryfikacji dokumentów z uwzględnieniem podziału na oddziały. Na raporcie dokumenty i bloki są prezentowane z informacją o oddziale z którego pochodzą. W przypadku braku informacji o oddziale w dokumencie/bloku, dokumenty zostają przyporządkowane do centrali.

 wielooddziałowy6

  1. Wysłanie zestawu do ZUS.