Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych1)
za rok 2023
(rok, za który składane jest oświadczenie)
Dział I2)
Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:
-	zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
-	skuteczności i efektywności działania,
-	wiarygodności sprawozdań,
-	ochrony zasobów,
-	przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
-	efektywności i skuteczności przepływu informacji,
-	zarządzania ryzykiem,
oświadczam, że w kierowanej  przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych
Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych
(nazwa/nazwy działu/działów administracji rządowej/nazwa jednostki sektora finansów publicznych*)
Część A4)
	w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
Część B5)
	w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
(Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.)
Część C6)
	nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
(Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.)
Część D
Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:7)
	monitoringu realizacji celów i zadań,
	samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych8),
	procesu zarządzania ryzykiem,
	audytu wewnętrznego,
	kontroli wewnętrznych,
	kontroli zewnętrznych,
	innych źródeł informacji: Sprawozdania z załatwiania skarg, wniosków i petycji w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych w 2023 roku, oświadczeń o stanie kontroli zarządczej za rok 2023 złożonych przez Członków Zarządu Zakładu, kierujących komórkami organizacyjnymi Centrali ZUS, dyrektorów oddziałów ZUS oraz dyrektora Centrum Informatyki.
Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

Dokument podpisany przez Panią Dorotę Bieniasz z upoważnienia Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w dniu 11 marca 2024 r.
Dział II9)
1.	Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym.
Kontrola zarządcza funkcjonowała w ograniczonym stopniu w zakresie:
1)	opóźnień w kierowaniu zobowiązań do przymusowego dochodzenia, częstotliwości monitorowania toczących się postępowań egzekucyjnych w celu zwiększenia ich skuteczności oraz bieżącej aktualizacji zapisów na kontach płatników składek w zakresie odpisywania przedawnionych należności;
2)	niewystarczającego stanu zatrudnienia lekarzy orzekających w ZUS, powodującego trudności w zapewnieniu sprawnej realizacji zadań; 
3)	długu technologicznego w eksploatowanych systemach i infrastrukturze IT. 
 (Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.)

2.	Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w zakresie: 

1)	opóźnień w kierowaniu zobowiązań do przymusowego dochodzenia, częstotliwości monitorowania toczących się postępowań egzekucyjnych w celu zwiększenia ich skuteczności oraz bieżącej aktualizacji zapisów na kontach płatników składek w zakresie odpisywania przedawnionych należności: 
a)	zainicjowanie projektu wprowadzającego rozwiązania systemowe wspierające pracowników w kierowaniu należności do przymusowego dochodzenia;
b)	monitorowanie jakości realizacji zadań w oddziałach poprzez analizę raportów z weryfikacji obsługi kont oraz wyników pracy oddziałów ZUS;
c)	kontynuowanie systemowej i masowej komunikacji z płatnikami składek o stanie rozliczeń na kontach, w celu zapewnienia kompletności zapisów na kontach oraz zwiększenia dyscypliny płatniczej zapewniającej wpływy z tytułu składek na co najmniej dotychczasowym poziomie;
d)	wprowadzenie planu dojścia w Zakładzie do wyznaczonego standardu kierowania należności do przymusowego dochodzenia w ramach ZPC (zarządzania przez cele), w tym monitorowanie jego realizacji przez oddziały ZUS;
e)	zlecenie zaplanowania przez oddziały ZUS analizy i weryfikacji należności potencjalnie przedawnionych, w celu zapewnienia aktualizacji zapisów na kontach płatników oraz weryfikacja i monitorowanie realizacji zadania w ramach ZPC (zarządzanie przez cele);
f)	monitorowanie wpływów po wszczęciu egzekucji i ewentualne kierowanie zaleceń do oddziałów ZUS w przypadku pojawienia się odchyleń od prognozowanego wzrostu wpływów i stwierdzenia nieprawidłowości w działaniach oddziałów;
g)	zlecenie oddziałom zwiększenia współpracy w obszarze przymusowego dochodzenia należności z administracyjnymi organami egzekucyjnymi, szczególnie w zakresie koordynacji działań podejmowanych wobec dłużników;
h)	udostępnianie oddziałom zestawienia wspomagającego monitorowanie realizacji zadań w obszarze przymusowego dochodzenia należności, w tym planowania i priorytetyzacji zadań;
i)	podpisanie umowy z Krajową Izbą Rozliczeniową na udostępnienie usługi Ognivo umożliwiającej elektroniczne dokonywanie zajęć rachunków bankowych i pozyskiwanie informacji o rachunkach bankowych dłużników – zapewnienie ciągłości działania usługi;
j)	zapewnienie ciągłości realizacji zadań w obszarze przymusowego dochodzenia należności, w związku ze zmianami legislacyjnymi wchodzącymi w życie 25 marca 2024 r.;
k)	zwiększenie efektywności współpracy z oddziałami ZUS w zakresie identyfikacji ryzyk i problemów w osiągnięciu wyznaczonych celów i planowaniu rozwiązań wzmacniających podejmowane działania;
l)	prace nad nowym modelem organizacji pracy w komórkach rozliczeń kont płatników składek, realizacji dochodów oraz koordynacji usług dochodowych, wspierającego efektywne zarządzanie zespołem pracowników i wykorzystującego dobre praktyki oddziałów w bieżącej organizacji pracy nastawionej na realizację wyznaczanych celów;
2)	niewystarczającego stanu zatrudnienia lekarzy orzekających w ZUS, powodującego trudności w zapewnieniu sprawnej realizacji zadań:
a)	zmiany organizacyjne polegające na zmianie właściwości terytorialnej oraz wspomaganie terenowych jednostek organizacyjnych w celu zapewnienia terminowości wydawania orzeczeń (odmiejscowienie); 
b)	kontynuowanie działań zmierzających do uzupełnienia stanu zatrudnienia lekarzy orzekających w ZUS
3)	długu technologicznego w eksploatowanych systemach i infrastrukturze IT:
a)	kontynuacja projektu migracji platformy Itanium na IaaS;
b)	realizacja projektu wygaszania aplikacji ARS i przeniesienia jej funkcjonalności do narzędzia opartego na nowych technologiach;
c)	zakup wydajnych urządzeń wielofunkcyjnych, zakup dodatkowych drukarek przystanowiskowych oraz mobilnych w celu poprawy jakości środowiska pracy. 
(Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji.)
Dział III10)
Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.
1.	Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:
1)	W celu zapewnienia terminowej i efektywnej obsługi kont płatników składek, w szczególności w zakresie podejmowania działań zmierzających do odzyskania należności z tytułu składek oraz przeciwdziałania przedawnieniom należności, a także obsługi wniosków o ulgę w spłacie należności między innymi: 
a)	kontynuowano prace nad rozwojem narzędzi informatycznych wykorzystywanych w obszarze dochodów, w tym opracowano wymagania do modyfikacji funkcjonalności niezbędnych do rozbudowy aplikacji wspierających przymusowe dochodzenie należności, m.in. w zakresie dostosowania do zmian legislacyjnych obowiązujących od 25 marca 2024 r., a także przygotowano rozwiązania wspomagające monitorowanie układów ratalnych i odpisywanie przedawnionych należności;
b)	w związku ze zmianą przepisów prawa w zakresie terminów korygowania dokumentów rozliczeniowych od 2 stycznia 2024 r. wdrożono zmiany w systemie informatycznym, które uniemożliwiają przekazanie przez płatników składek korekt dokumentów rozliczeniowych za okres do grudnia 2021 r.; przeprowadzona została także kampania informująca płatników o zmianach przepisów prawa;
c)	monitorowano jakość danych na kontach płatników składek oraz poprawność realizacji procesów w zakresie obsługi kont płatników oraz realizacji wniosków o ulgi, w tym identyfikowano obszary wymagające wdrożenia działań korygujących w oddziałach i monitorowano ich realizację;
d)	w cyklach miesięcznych zamieszczano na profilu płatnika na PUE ZUS: (i) zawiadomienia o braku deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA (średniomiesięcznie ponad 205 tys., łącznie w 2023 r. prawie 2,5 mln zawiadomień); w przypadku braku konta na PUE zawiadomienia wysyłane były z wykorzystaniem Linii Masowych Wydruków (średniomiesięcznie prawie 1 500, łącznie w 2023 r. prawie 18 tys. zawiadomień), (ii) komunikaty o braku wpłat za poprzedni miesiąc rozliczeniowy (średniomiesięcznie ponad 408 tys., łącznie w 2023 r. prawie 4,9 mln komunikatów), (iii)  komunikaty o zbliżającym się terminie płatności raty (średniomiesięcznie ponad 62 tys., łącznie w 2023 r. prawie 750 tys. komunikatów);
e)	kontynuowano przygotowanie rozwiązań organizacyjnych zmniejszających obciążenie pracą w oddziałach poprzez odmiejscowienie obsługi kont płatników składek.
2)	W zakresie niewystarczającego stanu zatrudnienia lekarzy orzekających w ZUS, zagrażającego zapewnieniu sprawnej i efektywnej realizacji zadań ustawowych między innymi:
a)	realizowano zmiany organizacyjne polegające na zmianie właściwości terytorialnej oraz wspomaganiu terenowych jednostek organizacyjnych w celu zapewnienia terminowości wydawania orzeczeń (odmiejscowienie); 
b)	kontynuowano działania zmierzające do uzupełnienia stanu zatrudnienia lekarzy orzekających w ZUS.
3)	W zakresie długu technologicznego w eksploatowanych systemach i infrastrukturze IT:
a)	kontynuowano prace w ramach projektu migracji platformy Itanium na IaaS – podjęto działania w zakresie rozwoju chmury obliczeniowej i optymalizacji wykorzystania zasobów ITS ZUS, a także zmniejszenia długu technologicznego w wyniku realizacji projektów mających na celu budowę jednolitego środowiska opartego na technologii x86;
b)	kontynuowano projekt migracji motoru bazy danych Postgres Portalu PUE do wersji aktualnej – zakończono prace formalne związane ze zlecaniem usług dodatkowych na migrację motoru baz danych do wersji aktualnej; zakończono testy, które wykazały konieczność dostosowania wybranych usług do nowszej wersji motoru bazy danych.
(Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie. W oświadczeniu za rok 2010 nie wypełnia się tego punktu).

2.	Pozostałe działania:
-------------
(Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte).
Objaśnienia:
1)	Należy podać nazwę ministra, ustaloną przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 i Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 42, poz. 337, Nr 98, poz. 817, Nr 157, poz. 1241 i Nr 161, poz. 1277 oraz z 2010 r. Nr 57, poz. 354), a w przypadku gdy oświadczenie sporządzane jest przez kierownika jednostki, nazwę pełnionej przez niego funkcji.
2)	W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej.
3)	Minister kierujący więcej niż jednym działem administracji rządowej składa jedno oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie wszystkich kierowanych przez niego działów, obejmujące również urząd obsługujący ministra. Oświadczenie nie obejmuje jednostek, które nie są jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020 i Nr 238, poz. 1578).
4)	Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.
5)	Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6.
6)	Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.
7)	Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić.
8)	Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
9)	Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C.
10)	Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.
Nota informacyjna:
W oryginale dokument sporządzono wg załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. Nr 238, poz. 1581). W wersji dostępnej wprowadzono modyfikacje wymagane dla odczytania i zrozumienia dokumentu przez osoby z niepełnosprawnościami.