Okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej (wyjaśnienia obowiązujące do 19.09.2008 r.)

W myśl art. 8 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.) za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą uważa się osobę prowadzącą tę działalność na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych.

Obowiązek ubezpieczeń społecznych osoby prowadzącej pozarolniczą działalność gospodarczą powstaje od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności, a ustaje z dniem zaprzestania jej wykonywania. Tak więc dla rozstrzygnięcia istnienia obowiązku ubezpieczeń społecznych decydujące znaczenie ma faktyczne prowadzenie działalności, a nie tylko posiadanie uprawnień do jej prowadzenia.

Zasady uzyskiwania uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej reguluje ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. nr 173, poz. 1807 z późn. zm.). Zgodnie z definicją działalności gospodarczej podaną w art. 2 tej ustawy, działalnością tą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.
Warunek ciągłego i zorganizowanego prowadzenia działalności wynikał również z przepisów ustawy z dnia 19 listopada 1999 r. Prawo działalności gospodarczej (Dz.U. nr 101, poz. 1178 z późn. zm.).
Przedsiębiorca będący osobą fizyczną może podjąć działalność gospodarczą po uzyskaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. W myśl obowiązującego do 31 grudnia 2006 r. art. 7e ustawy Prawo działalności gospodarczej, wpis do ewidencji działalności gospodarczej podlega wykreśleniu w przypadku m.in. zawiadomienia o zaprzestaniu prowadzenia działalności gospodarczej.

Powyższe oznacza, że obowiązujące przepisy nie przewidują czasowych "przerw" (zawieszenia) w prowadzeniu działalności gospodarczej. W praktyce jednak zdarzają się sytuacje, gdy osoba nie rozpoczyna wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej od dnia oznaczonego w uprawnieniu (we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej), ani nie zawiadamia właściwego urzędu ewidencyjnego o zaprzestaniu prowadzenia tej działalności. Okres faktycznego prowadzenia działalności może więc nie pokrywać się z datami wskazanymi we wpisie do ewidencji jako data rozpoczęcia wykonywania działalności i data wykreślenia wpisu z ewidencji. Fakt, iż osoba prowadząca działalność gospodarczą nie dopełniła obowiązków w zakresie zgłoszenia organowi ewidencyjnemu zmian w stosunku do danych zawartych w zgłoszeniu o wpis (w tym dotyczących daty rozpoczęcia działalności lub informacji o zaprzestaniu działalności), nie może więc przesądzać o faktycznym prowadzeniu działalności, a w konsekwencji rodzić obowiązku ubezpieczeń społecznych.

Fakt rozpoczęcia wykonywania działalności osoba prowadząca tę działalność zgłasza do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych poprzez "zgłoszenie płatnika składek" i "zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych" (odpowiednio formularze ZUS ZFA lub ZUS ZPA i ZUS ZUA), a zaprzestania wykonywania działalności - poprzez złożenie "wyrejestrowania" (odpowiednio formularze ZUS ZWPA i ZUS ZWUA).

Osoba, która w wyżej opisanej sytuacji zaprzestaje wykonywania działalności, na formularzu ZUS ZWUA jako kod przyczyny wyrejestrowania z ubezpieczeń podaje 100 (ustanie tytułu do ubezpieczeń), a na formularzu ZUS ZWPA podaje kod przyczyny wyrejestrowania płatnika 111 (zaprzestanie prowadzenia działalności).

Wyrejestrowania z ubezpieczeń związane z zaprzestaniem prowadzenia działalności bez zgłaszania tego faktu w urzędzie ewidencyjnym nie mogą być jednak zgłaszane nagminnie (jak wspomniano wcześniej, działalność gospodarcza powinna być prowadzona w sposób ciągły i zorganizowany) oraz muszą wynikać z faktycznego zaprzestania wykonywania działalności w związku np. z sezonowością prowadzonej działalności, dłuższym wyjazdem niezwiązanym z prowadzeniem działalności, zdarzeniami losowymi.

W przypadku dokonywania wielokrotnych zgłoszeń i wyrejestrowań z ubezpieczeń (np. na przestrzeni jednego miesiąca) prowadzący działalność podlega ubezpieczeniom społecznym również w okresie zgłoszonych "przerw" w działalności. Podobnie w sytuacji, gdy jako główną przyczynę zgłoszenia "przerwy" wskazuje brak dostatecznych przychodów pozwalających na opłacenie należnych składek. Okoliczność ta, wprawdzie istotna dla osoby prowadzącej działalność, nie może jednak stanowić jedynej przyczyny dokonywania wyrejestrowywania z ubezpieczeń społecznych.
Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, brak przychodów z działalności nie stanowi podstawy do wyłączenia z ubezpieczeń społecznych. Przedsiębiorca prowadzi działalność na własny rachunek i własne ryzyko. W działalności gospodarczej są okresy lepszej i gorszej koniunktury. Nie oznacza to jednak, że w okresach prowadzenia działalności i osiągania mniejszych przychodów lub braku przychodów dochodzi do zaprzestania jej prowadzenia, tj. niewykonywania czynności w celu osiągnięcia przychodów. Prowadzenie działalności gospodarczej występuje zarówno w okresach faktycznego wykonywania usług, jak też w okresach wykonywania innych czynności związanych z działalnością, np. czynności w zakresie reklamy, składania ofert, ogłoszeń, przygotowywania kosztorysów, zakupu materiałów, wystawiania rachunków, czy też oczekiwania na klienta.
Pojęcie działalności gospodarczej nie sprowadza się tylko do procesów technologicznych i zjawisk ekonomicznych zachodzących w toku działalności wytwórczej, budowlanej, handlowej i usługowej prowadzonej w celach zarobkowych, ale obejmuje także czynności faktyczne i prawne związane z działalnością.

Zaprzestanie wykonywania działalności przez osobę prowadzącą tę działalność nie następuje w przypadku gdy działalność jest prowadzona przy pomocy pełnomocnika, osoby współpracującej, czy też zatrudnionych pracowników, zleceniobiorców lub innych upoważnionych osób, zgodnie bowiem z podanymi wcześniej przepisami, działalność gospodarcza nie musi być wykonywana przez tę osobę osobiście.

Każdy fakt okresowego wyrejestrowania z ubezpieczeń może podlegać weryfikacji w drodze postępowania wyjaśniającego (w tym także kontroli) prowadzonego przez jednostkę terenową ZUS, którego celem będzie sprawdzenie, czy w okresie wyrejestrowania była faktycznie prowadzona działalność i w konsekwencji ustalenie okresów podlegania obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym.

Przykład 1
Osoba prowadzi jednoosobowo pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie nauki języka angielskiego od 1 października 2004 r. W ramach tej działalności współpracuje tylko z jedną szkołą nauki języków obcych. Szkoła działa w okresie od października do czerwca. W lipcu, sierpniu i wrześniu 2005 r. osoba ta nie wykonywała działalności. W związku z faktycznym zaprzestaniem wykonywania działalności osoba prawidłowo dokonała wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych w tym okresie na formularzach ZUS ZWUA i ZUS ZWPA.

Przykład 2
Osoba prowadzi jednoosobowo (nie zatrudniając pracowników) od 1 lutego 2005 r. pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie naprawy lodówek u klientów. Od 1 sierpnia 2005 r. na okres 5 miesięcy wyjechała do Austrii w sprawach rodzinnych, nie upoważniając nikogo do prowadzenia działalności. Po powrocie do kraju podjęła prowadzenie działalności. W związku z faktycznym zaprzestaniem wykonywania działalności (sierpień - grudzień 2005 r.) osoba prawidłowo dokonała wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych.

Przykład 3
Osoba dokonała wpisu do ewidencji działalności gospodarczej - prowadzenie komisu samochodowego, podając jako datę rozpoczęcia działalności 1 kwietnia 2005 r. Komis został jednak otwarty dopiero 1 czerwca 2005 r. Pierwsza umowa kupna-sprzedaży została natomiast zawarta 15 lipca 2005 r. Obowiązek ubezpieczeń społecznych tej osoby powstał od 1 czerwca 2005 r., tj. od dnia otwarcia komisu i oczekiwania na klientów i z tym dniem osoba ta powinna była zgłosić się do ubezpieczeń społecznych.

Przykład 4
Osoba prowadzi od 1 lutego 2005 r., w ramach spółki cywilnej, pozarolniczą działalność gospodarczą - sklep spożywczy. Osoba ta wyjechała w 2005 r. na miesięczny urlop (od 1 do 31 lipca 2005 r.). Sklep był w tym okresie otwarty. W takim przypadku wyrejestrowanie tej osoby z ubezpieczeń społecznych w okresie urlopu było nieprawidłowe. Pozarolnicza działalność gospodarcza była nadal prowadzona przez pozostałych wspólników (wspólnika). ZUS zakwestionuje takie wyrejestrowanie i wyda decyzję obejmującą tę osobę obowiązkiem ubezpieczeń społecznych za lipiec 2005 r.

Przykład 5
Osoba wykonuje działalność gospodarczą w zakresie agencji pośrednictwa ubezpieczeniowego od 1 października 2005 r. Dokonuje zgłoszeń do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych tylko w dniach kiedy dochodzi do podpisania polisy ubezpieczeniowej z klientem, np. w dniach: 3, 7, 13, 22, 25-27 października 2005 r. Takie działanie jest nieprawidłowe. Osoba ta nie uwzględniła faktu pozostawania w gotowości do wykonywania działalności i oczekiwania na klienta w innych dniach miesiąca. Agent ubezpieczeniowy podlegał obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym od 1 do 31 października 2005 r.

Przykład 6
Osoba prowadzi od 1 sierpnia 2005 r. pozarolniczą działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług w zakresie transportu osobowego (taksówka). 16 listopada 2005 r. w wyniku wypadku zniszczony został jedyny pojazd będący jej własnością. Dlatego też, do czasu uzyskania nowego samochodu działalność nie może być wykonywana. W związku z faktycznym zaprzestaniem wykonywania działalności osoba prawidłowo dokonała wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych.

Przykład 7
Osoba prowadzi od 1 maja 2004 r. pozarolniczą działalność gospodarczą polegającą na udostępnianiu pola namiotowego. Z uwagi na specyfikę polskiego klimatu oraz wyposażenie tego pola (np. brak możliwości przyjmowania przyczep kempingowych), jest ono udostępniane turystom tylko w okresie od 1 maja do 30 września. W pozostałych miesiącach turyści nie mogą z niego korzystać, co wynika z ogłoszeń i innych materiałów reklamowych. W związku z faktycznym zaprzestaniem wykonywania działalności ( od 1 października 2004 r. do 30 kwietnia 2005 r. oraz od 1 października 2005 r.) osoba prawidłowo dokonała wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych w tych okresach.

Redakcja: Departament Ubezpieczeń i Składek