Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jako jedna z pierwszych instytucji w Europie, wdrożył europejski system elektronicznej wymiany danych EESSI

Co to jest system EESSI

Obowiązek utworzenia w Unii Europejskiej systemu informatycznego EESSI wynika z rozporządzenia UE nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Budowa tego systemu jest więc obowiązkiem prawnym państw członkowskich UE.

EESSI (ang. Electronic Exchange of Social Security Information) to informatyczny system elektronicznej wymiany informacji i dokumentów w UE potrzebnych dla obsługi indywidualnych spraw z zakresu zabezpieczenia społecznego, czyli spraw ubezpieczonych, emerytów, rencistów, pracowników, którzy skorzystali z prawa do migracji i wykonywali lub wykonują pracę za granicą.

W ramach systemu EESSI wymieniane są informacje i dokumenty niezbędne do załatwienia indywidualnych spraw ubezpieczonych, osób ubiegających się o świadczenia, np. o emeryturę lub rentę, jeśli osoby te pracowały również za granicą w państwie Unii Europejskiej lub EFTA. Nie obejmuje on natomiast spraw ubezpieczonych, czy też osób wnioskujących o świadczenia, którzy całe życie przepracowali i mieszkali w jednym państwie.

Realizacja projektu EESSI obejmowała po stronie Komisji Europejskiej budowę i utrzymywanie części centralnej systemu informatycznego, w tym tzw. węzła centralnego, przez który przechodzi cała komunikacja elektronicznie między instytucjami różnych państw członkowskich. Komunikacja ta odbywa się poprzez wykorzystanie sieci sTESTA, co gwarantuje bezpieczeństwo wymiany informacji Po stronie państw członkowskich istniała natomiast konieczność przygotowania i utrzymywania odpowiedniego oprogramowania, czyli aplikacji służących do wymiany informacji i komunikacji z zagranicznymi instytucjami za pośrednictwem tzw. punktów dostępu.

Prace nad budową systemu EESSI trwały w Europie od lat. Zakończyły je pierwsze wdrożenia systemu w poszczególnych państwach członkowskich UE/EFTA w 2019 r. i 2020 r. Docelowo do systemu podłączonych ma być około 8 tysięcy instytucji ubezpieczeniowych. Polska wdrożyła EESSI od lipca 2019 r. Nadal jednak część państw UE/EFTA nie wdrożyła tego systemu pełnym zakresie.

Należy zaznaczyć, że system EESSI nie dotyczy bezpośredniej komunikacji między klientami (ubezpieczonymi, świadczeniobiorcami) a instytucjami. To w jaki sposób komunikacja ta się odbywa pozostaje do decyzji konkretnej instytucji. ZUS przygotował do elektronicznej komunikacji, dla swoich klientów, Platformę Usług Elektronicznych (tzw. PUE ZUS), która oferuje szereg usług i wniosków możliwych do zgłoszenia drogą elektroniczną, bez wychodzenia z domu.

Do czego służy system EESSI

Sprawy unijne obsługiwane w ramach systemu EESSI przez jednostki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych obejmują m.in. komunikację ZUS z zagranicznymi instytucjami ubezpieczeń społecznych dla przyznania zasiłków, emerytur, rent, czy innych świadczeń w sytuacji, gdy osoba pracuje, pracowała, czy mieszka za granicą w państwie członkowskim UE/EFTA.

Przykładowo, Pan Kowalski pracował w Polsce, Irlandii i w Niemczech i obecnie po osiągnięciu wieku 70 lat zrezygnował z pracy i wnioskuje o emeryturę. Prawo unijne przewiduje, że emeryturę może uzyskać z każdego z tych państw, czyli razem może otrzymać nawet trzy emerytury, o ile spełni do nich warunki w każdym z tych krajów. Regulacje unijne ułatwiają spełnienie tych warunków. Prawo przewiduje, że w sytuacji takiej, jak Pana Kowalskiego, wniosek o emeryturę zgłasza się do instytucji ubezpieczeniowej państwa, w którym się na stałe mieszka. Jeśli więc Pan Kowalski mieszka obecnie w Polsce, wniosek o emeryturę powinien zgłosić do ZUS. Na podstawie zgłoszonego wniosku, zostanie uruchomione ustalenie emerytur, nie tylko przez ZUS, ale również przez instytucje zagraniczne Niemiec i Irlandii.

W sprawie pana Kowalskiego, po otrzymaniu od niego wniosku o emeryturę, ZUS skomunikuje się z instytucjami zagranicznymi - odpowiednikami ZUS z Niemiec i Irlandii - i wymieni się elektronicznie informacjami oraz dokumentami niezbędnymi do przyznania prawa i obliczenia wysokości emerytur z Polski, Irlandii i Niemiec. Komunikacja ta obywa się teraz elektronicznie poprzez system EESSI. Oznacza to, że ZUS nie wysyła dokumentów do Niemiec i Irlandii pocztą tradycyjną, lecz bezpiecznym kanałem informatycznymi.

Co więcej, informacje przekazywane do instytucji Niemiec i Irlandii nie są wpisywane ręcznie przez pracownika ZUS, lecz w większości automatycznie pobierane z bazy danych systemu informatycznego ZUS.

Komunikacja elektroniczna nie kończy się tylko na wysłaniu wniosku o emeryturę lub rentę, ale obejmuje również jego dalszą obsługę, tj. przekazywanie dalszych formularzy, informacji i dokumentów, kończąc na wymianie informacji o decyzjach w sprawie emerytury podjętych przez instytucje każdego z tych krajów.

Komunikacja elektroniczna pomiędzy instytucjami UE/EFTA dotyczy również potwierdzania podlegania polskiemu ustawodawstwu, czyli wystawiania dokumentów potwierdzających, że składki na ubezpieczenia społeczne pracownika pracującego poza granicami Polski powinny być opłacane do polskiego Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Klient otrzymuje tu dokument o symbolu A1, a instytucja zagraniczna, kraju który potrzebuje odpowiedniego poświadczenia – otrzymuje właściwy dokument elektroniczny, wysłany poprzez EESSI.

ZUS oprogramował i obsługuje w systemie EESSI łącznie aż 83 takie różne międzynarodowe procedury (workflowy), w ramach których wysyłanych jest między instytucjami z różnych państw członkowskich dwa lub więcej dokumentów elektronicznych. W pierwszym, dotychczasowym okresie korzystania z systemu, jednostki ZUS wysłały poprzez system EESSI elektronicznie ponad 112 tys. wniosków i innych dokumentów, a otrzymały z instytucji zagranicznych 65 tys. takich dokumentów. Liczby te stale się zwiększają, wraz z podłączaniem do tego systemu kolejnych państw członkowskich UE/EFTA.

Korzyści

Wdrożenie systemu EESSI ma niewątpliwie szereg korzyści.

Po pierwsze wyeliminowany został w komunikacji między państwami kanał poczty tradycyjnej, papierowej. Eliminacja tego kanału, na rzecz kanału informatycznego, przynosi korzyści w postaci szybszej wymiany korespondencji między instytucjami ubezpieczeniowymi państw UE/EFTA. To także oszczędności na papierze, wysyłce listów i paczek, czasie potrzebnym na obsługę obiegu korespondencji między krajami. To mniej biurokracji i dokumentów papierowych. To krok w kierunku nowoczesnej administracji cyfrowej.

Procedowanie spraw w formie elektronicznej umożliwia również automatyczne zasilanie formularzy elektronicznych danymi z bazy danych instytucji, która wysyła dokument elektroniczny, jak również automatyczne pobieranie danych z formularza elektronicznego do bazy danych instytucji odbierającej elektroniczną wiadomość. To pozwala uniknąć pomyłek oraz oszczędza czas potrzebny do „manualnego” przepisywania przez pracowników informacji otrzymywanych z zagranicznych papierowych dokumentów i do dokumentów wysyłanych za granicę.

Kolejną korzyścią jest to, że instytucje podłączone do systemu EESSI mają swoje numery identyfikacyjne w tym systemie, co ułatwia ich identyfikację oraz poprawne adresowanie elektronicznej korespondencji.

W obecnej sytuacji pandemii Covid-19 zakończenie procesu wdrażania przez ZUS systemu EESSI w czerwcu 2020 r., czyli uruchomienie elektronicznej komunikacji z zagraniczną administracją zabezpieczenia społecznego w Europie, okazało się strzałem w dziesiątkę. Wykorzystanie tego systemu, zamiast tradycyjnej poczty, pozwala na uniknięcie barier, jakimi są ograniczenia w przekazywaniu korespondencji pocztowej w Europie, wprowadzane okresowo przez państwa w odpowiedzi na zagrożenie epidemiczne. Jeśli zatem, zgodnie z przepisami unijnymi, dla przyznania emerytury, ZUS musi przeprowadzić korespondencję z zagranicznymi instytucjami państw, które są już podłączone do systemu EESSI, sprawy takie obecnie nie są obarczone ryzykiem restrykcji pocztowych, czy kwarantanny dokumentacji, lecz są wysyłane bezpośrednio do zagranicznych odpowiedników ZUS drogą elektroniczną.

Ma to szczególne znaczenie dla osób ubiegających się o emeryturę czy rentę, których świadczenia, zarówno przysługujące z Polski, jak i z innych państw, powinny być przyznawane najszybciej, jak to możliwe.

Polska w ścisłej czołówce Europy

Wdrożenie systemu EESSI jest ogromnym sukcesem całej Europy, zarówno Komisji Europejskiej, jak i państw członkowskich, w tym Polski. To ogromny krok naprzód w kierunku nowoczesnej cyfrowej Europy. Polskie instytucje, w tym Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego czy Narodowy Fundusz Zdrowia oraz inne właściwe instytucje, uczestniczą w tych działaniach.

EESSI to przede wszystkim krok w kierunku nowoczesnej obsługi komunikacji osób migrujących w obrębie Unii Europejskiej, czyli osób korzystających z prawa do przemieszczania się, osób, które pracują lub pracowały zarobkowo za granicą, osób ubiegających się o emerytury, renty i inne świadczenia, w końcu pracowników delegowanych do pracy w innych państwach członkowskich UE.

Należy podkreślić, że polskie instytucje, w tym Zakład Ubezpieczeń Społecznych, były wśród państw, które najszybciej wdrożyły system EESSI w Europie. Proces wdrażania tego systemu w ZUS zakończył się w czerwcu 2020 r.

Poziom wykorzystania systemu EESSI przez Polskę zasługuje na docenienie. Od początku wdrożenia systemu w 2019 r. do końca grudnia 2020 r. w ramach całej Europy wymienionych zostało około 4,2 mln dokumentów. Aktualnie Polska jest w gronie trzech państw (obok Niemiec i Austrii) wymieniających kwartalnie poprzez system EESSI najwięcej dokumentów elektronicznych wśród wszystkich państw Unii Europejskiej i EFTA. Te trzy państwa odpowiadają łącznie obecnie za ponad 50% komunikacji w systemie EESSI.

ZUS wdrożył system EESSI na czas i wykorzystuje ten system w coraz większym stopniu, co ma szczególne znaczenie w dobie pandemii Covid-19, szczególnie w odniesieniu do spraw przyznawania emerytur i rent.

Przewiduje również dalszy rozwój tego systemu i usprawnienia w realizacji zadań, między innymi poprzez dalszą automatyzację obsługi spraw.