Wypełnianie wniosku – na przykładzie Z-3

1. Wypełnianie wniosku – na przykładzie Z-3

   Na przykładzie wniosku Z-3 przedstawiono pełny proces wypełniania wniosku w systemie. Aby rozpocząć wypełnianie formularza, Użytkownik wybiera wniosek Z-3 z Katalogu usług, zgodnie z instrukcją przedstawioną w punkcie 1.1.

   System wyświetla kreator wniosku o następujących krokach:

   1. Rodzaj wniosku i dane płatnika

      Na pierwszym ekranie formularza użytkownik wybiera rodzaj wniosku za pomocą przycisków radiowych:

      

      Wybór jest obowiązkowy - bez zaznaczenia jednej z opcji system nie pozwoli przejść do kolejnego kroku.

      

      Poniżej znajduję się sekcja Dane płatnika składek - identyfikacyjne, która jest automatycznie wypełniona i nie podlega edycji dla Użytkownika.

      

      Sekcja Dane płatnika składek - adresowe również jest wypełniona automatycznie, ale Użytkownik może ją edytować, jeśli zajdzie taka potrzeba.

      

      co pozwala na spójne i szybkie wypełnianie formularzy w systemie.

      Użytkownik naciska Dalej, w celu przejścia do kolejnego etapu formularza.

      

      W przypadku błędów lub braków w polach obowiązkowych pole zostaje podświetlone na czerwono i pojawia się odpowiedni komunikat walidacyjny wskazujący problem i konieczność korekty. Jeżeli pola zostały wypełnione prawidłowo Użytkownik przechodzi do kolejnego kroku kreatora.

   2. Dane ubezpieczonego i zakres wniosku

      W tej części formularza użytkownik uzupełnia Dane osoby ubezpieczonej oraz określa Zakres wniosku.

      Sekcja Dane osoby ubezpieczonej oferuje dwie możliwości uzupełnienia informacji:

      • wybór ubezpieczonego z listy - Użytkownik może wybrać osobę ubezpieczoną spośród wcześniej zapisanych w systemie, co przyspiesza proces i minimalizuje ryzyko błędów,
      • ręczne wypełnienie danych - Użytkownik może samodzielnie wprowadzić wszystkie niezbędne dane.

      

      Niezależnie od wybranej metody, pola dotyczące danych ubezpieczonego podlegają walidacji, aby zapewnić poprawność i kompletność informacji.

      W kolejnej sekcji Użytkownik za pomocą checkboxa wybiera o jaki zasiłek/zaświadczenie wnioskuje pracownik.

      

      Użytkownik może zaznaczyć jedną lub kilka pozycji jednocześnie, w zależności od potrzeb. Po zaznaczeniu checkboxa przy danym świadczeniu aktywują się pola do wpisania okresu świadczenia: Data od oraz Data do. Te pola są domyślnie nieaktywne (wyszarzone) i stają się edytowalne dopiero po wyborze odpowiedniego świadczenia. System wymaga, aby po zaznaczeniu świadczenia wprowadzić poprawne daty w określonym formacie oraz zachować logiczną kolejność (data „od” nie może być późniejsza niż data „do”).

      

      W przypadku zasiłku chorobowego i opiekuńczego Użytkownik może również podać serię i numer zwolnienia lekarskiego oraz podać więcej niż jeden okres niezdolności do pracy za pomocą przycisku Dodaj nowy okres.

      Po wypełnieniu wszystkich danych Użytkownik naciska Dalej, w celu przejścia do kolejnego etapu formularza. W przypadku błędów lub braków w polach obowiązkowych pole zostaje podświetlone na czerwono i pojawia się odpowiedni komunikat walidacyjny wskazujący problem i konieczność korekty. Jeżeli pola zostały wypełnione prawidłowo Użytkownik przechodzi do kolejnego kroku kreatora.

   3. Informacje o pracowniku

      W tej części formularza uzupełniane są szczegółowe dane dotyczące pracownika, którego dotyczy wniosek. Informacje te są niezbędne do prawidłowego rozpatrzenia wniosku i dalszego przetwarzania danych.

      

      Podpunkt 4 jest aktywny do uzupełnienia, jeżeli na kroku drugim Użytkownik zaznaczył pole zasiłek chorobowy.

      Po wypełnieniu wszystkich danych Użytkownik naciska Dalej, w celu przejścia do kolejnego etapu formularza. W przypadku błędów lub braków w polach obowiązkowych pole zostaje podświetlone na czerwono i pojawia się odpowiedni komunikat walidacyjny wskazujący problem i konieczność korekty. Jeżeli pola zostały wypełnione prawidłowo Użytkownik przechodzi do kolejnego kroku kreatora.

   4. Dane o urlopie, wypłacone świadczenia i pozostałe informacje

      Użytkownik kontynuuje uzupełnianie informacji o pracowniku, tylko gdy w kroku drugim zaznaczono zasiłek macierzyński; w przeciwnym razie ta sekcja pozostaje wyszarzona i niedostępna do edycji.

      

      Następnie za pomocą przycisków radiowych Tak/Nie Użytkownik odpowiada na pytania w sekcjach Informacje o wypłaconych świadczeniach oraz Pozostałe informacje.

      

      Po wypełnieniu wszystkich danych Użytkownik naciska Dalej, w celu przejścia do kolejnego etapu formularza. W przypadku błędów lub braków w polach obowiązkowych pole zostaje podświetlone na czerwono i pojawia się odpowiedni komunikat walidacyjny wskazujący problem i konieczność korekty. Jeżeli pola zostały wypełnione prawidłowo Użytkownik przechodzi do kolejnego kroku kreatora.

   5. Składniki wynagrodzenia

      W tej części formularza użytkownik wprowadza szczegółowe dane dotyczące składników wynagrodzenia pracownika podzielone na okresy: miesięczne, kwartalne, roczne oraz inne. Użytkownik musi podać przynajmniej jeden wpis za okresy miesięczne.

      

      

      

      

      Użytkownik może dodawać kolejne wpisy w każdej z sekcji, klikając przycisk Dodaj wpis. W przypadku potrzeby korekty lub usunięcia wpisów, dostępne są opcje usuwania wpisów. Przyciski do usuwania pojawiają się tylko wtedy, gdy w danej sekcji znajduje się co najmniej jeden wpis.

      

      Po wypełnieniu wszystkich danych Użytkownik naciska Dalej, w celu przejścia do kolejnego etapu formularza. W przypadku błędów lub braków w polach obowiązkowych pole zostaje podświetlone na czerwono i pojawia się odpowiedni komunikat walidacyjny wskazujący problem i konieczność korekty. Jeżeli pola zostały wypełnione prawidłowo Użytkownik przechodzi do kolejnego kroku kreatora.

   6. Dodatkowe informacje i uwagi

      Użytkownik za pomocą przycisku radiowego Tak/Nie odpowiada na poniższe pytanie. Jeżeli Użytkownik zaznaczy Tak, uaktywnią się dodatkowe pola do wypełnienia, jeżeli Nie - dodatkowe pola pozostają wyszarzone.

      

      Sekcja Uwagi służy do wprowadzenia dodatkowych informacji lub wyjaśnień, które Użytkownik uzna za istotne w kontekście wypełnianego wniosku. Pole to jest opcjonalne i umożliwia swobodny zapis tekstu z ograniczeniem długości do 1000 znaków.

      

      Po wypełnieniu wszystkich danych Użytkownik naciska Dalej, w celu przejścia do kolejnego etapu formularza. W przypadku błędów lub braków w polach obowiązkowych pole zostaje podświetlone na czerwono i pojawia się odpowiedni komunikat walidacyjny wskazujący problem i konieczność korekty. Jeżeli pola zostały wypełnione prawidłowo Użytkownik przechodzi do kolejnego kroku kreatora.

   7. Przekazywanie świadczeń

      Na tym kroku Użytkownik podaje numer rachunku bankowego, na który ubezpieczony chce otrzymać zasiłek. Za pomocą pola wyboru Użytkownik wybiera na jaki rachunek bankowy ma zostać wypłacony zasiłek: w Polsce na rachunek bankowy, za granicę – na rachunek bankowy (oprócz USA) lub za granicę – do USA na rachunek bankowy. Po wybraniu jednej opcji, odpowiednie pola do uzupełnienia danych rachunku bankowego zostają automatycznie uaktywnione, umożliwiając wpisanie niezbędnych informacji do wypłaty świadczenia. W przypadku braku podania numeru rachunku (brak zaznaczenia któregoś pola wyboru), zasiłek zostanie wypłacony przekazem pocztowym.

      

      Po wypełnieniu wszystkich danych Użytkownik naciska Dalej, w celu przejścia do kolejnego etapu formularza. W przypadku błędów lub braków w polach obowiązkowych pole zostaje podświetlone na czerwono i pojawia się odpowiedni komunikat walidacyjny wskazujący problem i konieczność korekty. Jeżeli pola zostały wypełnione prawidłowo lub Użytkownik nie zaznaczył żadnego z pól wyboru, następuję przejście do kolejnego kroku kreatora.

   8. Załączniki

      W tej sekcji użytkownik może dołączyć dokumenty niezbędne do rozpatrzenia wniosku, takie jak zaświadczenia, oświadczenia czy inne wymagane pliki.

      

      Szczegółowy opis sposobu dodawania załączników, w tym obsługi różnych formatów plików i limitów rozmiaru, znajduje się w punkcie 1.2.5

      Użytkownik naciska Dalej, w celu przejścia do kolejnego etapu formularza.

   9. Sposób odbioru odpowiedzi

      W tej sekcji użytkownik określa preferowany sposób otrzymania odpowiedzi na wniosek, np. drogą elektroniczną lub tradycyjną pocztą.

      

      Szczegółowy opis wyboru sposobu odbioru odpowiedzi znajduje się w punkcie 1.2.6

      Użytkownik naciska Dalej, w celu przejścia do kolejnego etapu formularza.

   10. Podsumowanie

       W sekcji Podsumowanie Użytkownik ma możliwość sprawdzenia wszystkich wprowadzonych danych przed wysłaniem wniosku.

       Szczegółowy opis ekranu podsumowania znajduje się w punkcie 1.2.7

       

       Jeżeli wszystkie dane w podsumowaniu są poprawne i kompletne, Użytkownik klika przycisk Podpisz i wyślij i przechodzi do podpisywania wniosku.

   11. Podpis i wysyłka

       Użytkownik wybiera odpowiednią metodą podpisu i klika Podpisz.

       

       Następuje podpisanie i wysłanie wniosku.

       

       Wysłany wniosek, jak również wniosek zapisany jako roboczy, można odnaleźć w sekcji Sprawy płatnika, w odpowiedniej zakładce. Tam Użytkownik ma możliwość przeglądania szczegółów wniosku oraz wykonania dalszych działań z nim związanych. Szczegółowe informacje na temat obsługi wniosków w tej sekcji znajdują się w Dokumentacji użytkownika – Sprawy płatnika.