Zasady ustalania podstawy wymiaru składek dla kierowców wykonujących zadania służbowe w zakresie przewozów międzynarodowych – zmiany od 2 lutego 2022 r.

Od 2 lutego 2022 r. zmieniły się przepisy ustawy o czasie pracy kierowców -  zmieniły się zasady ustalania podstaw wymiaru składek dla kierowców w zakresie przewozów międzynarodowych.

1. Jakie zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kierowców obowiązywały do 1 lutego 2022 r.

Jeżeli jesteś kierowcą i w okresie do 1 lutego 2022 r. wyjeżdżałeś poza miejscowość będącą siedzibą Twojego pracodawcy (wykonywałeś przewóz drogowy poza tę miejscowość) wyjazd ten mógł być realizowany w ramach podróży służbowej, a co za tym idzie przysługiwały Ci należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tej podróży.

Diety i koszty Twojego noclegu - do 1 lutego 2022 r. włącznie – nie były wliczane do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, do wysokości diet określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju [1].

2. Jakie zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kierowców obowiązują od 2 lutego 2022 r.

Począwszy od 2 lutego 2022 r.:

• jako kierowca, który wykonuje zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jesteś w podróży służbowej w rozumieniu przepisów art. 77⁵ § 1 Kodeksu Pracy [2],
• podstawa wymiaru składek na Twoje ubezpieczenia emerytalne i rentowe jako kierowcy w transporcie międzynarodowym jest ustalana zgodnie z przepisami, które dotyczą pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców.

3. Jak płatnik składek ustali podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia kierowców transportu międzynarodowego począwszy od 2 lutego 2022 r.

Krok 1

Płatnik musi ustalić jaki był Twój przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych za dany miesiąc. W tym celu bierze pod uwagę łączny przychód jaki uzyskałeś za pracę wykonywaną na terenie Polski jak i za granicą.

Ważne!
Przy ustalaniu przychodu płatnik bierze pod uwagę wszystkie wypłaty stanowiące podstawę wymiaru składek, dokonane lub postawione do Twojej dyspozycji od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca bez względu na okres za jaki przysługują, w tym wynagrodzenie za urlop.

Nie uwzględnia natomiast:

• zasiłków z ubezpieczeń społecznych
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną [3],
• przychodów wymienionych w rozporządzeniu szczególnym [4], bez stosowania wyłączenia dotyczącego należności z tytułu podróży służbowych [5]. Zastosowanie wyłączenia z podstawy wymiaru równowartości diet przysługujących z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju [6] rozważa dopiero w Kroku 2.

Krok 2

1.  jeśli Twój przychód jest wyższy niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie (w roku 2022  - 5.922 zł)

Płatnik:

• pomniejszy przychód o równowartość diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju,
• porówna otrzymaną kwotę z  kwotą prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia; porównania dokonuje zawsze do pełnej kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia,
• jeśli kwota przychodu po odjęciu równowartości diet będzie niższa niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie, wówczas podstawę wymiaru składek będzie stanowić kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

Ważne!
Przez sformułowanie „za każdy dzień pobytu” należy rozumieć zarówno dni pracy poza granicami kraju jak i dni wolne od pracy, w których pozostajesz w gotowości do świadczenia pracy, np. oczekujesz na podjęcie następnego dnia kolejnej operacji transportowej.

Do dni pobytu nie zalicza się:

• dni urlopu wypoczynkowego (pomimo tego, że wynagrodzenie urlopowe stanowi podstawę wymiaru składek),
• dni choroby oraz,
• okresu korzystania z urlopu bezpłatnego.

2. jeśli Twój przychód ustalony zgodnie z pkt 1 nie przekroczy prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia  (w roku 2022  - 5.922 zł)

W takim przypadku podstawę wymiaru składek płatnik  ustala na zasadach ogólnych. Płatnik nie odejmuje równowartości diet, ani nie porównuje przychodu do kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

4. Odpowiedzi na pytania

1. Jaką stawkę diety należy stosować w przypadku kierowcy, który w danej dobie przebywa w więcej niż jednym państwie członkowskim UE?

Odp. W tym przypadku płatnik powinien zastosować zasady określone w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z nimi dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej.
W przypadku podróży zagranicznej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Należność z tytułu diet oblicza:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:
  • do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
  • ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przykład 1

Kierowca ma wykonać przewóz do Belgii. Spędził w Niemczech ½ doby, w Luksemburgu ¼ doby oraz w Belgii ¼ doby. Kwotę diety należy ustalić:

• Niemcy - 49 € x 50% = 24,5 €
• Luksemburg - 48 € x 1/3 = 16 €
• Belgia - 48 € x 1/3 = 16 €

Następnie należy zsumować otrzymane wyniki co da kwotę diety przypadającą na przejazd przez kilka państw.

24,5 € + 16 € + 16 € = 56,50 €.

2. Jak ustala się podstawę wymiaru, gdy kierowca spędził dzień wolny od pracy za granicą w celu odbioru tygodniowego odpoczynku, o którym mowa w rozporządzeniu WE nr 561/2006?

Odp. Dzień pobytu, o którym jest mowa w rozporządzeniu oznacza dzień, za który otrzymujesz wynagrodzenie, które stanowi podstawę wymiaru składek, tj. także dzień rozkładowo wolny od pracy w okresie oddelegowania do pracy za granicę (np. sobota, niedziela).

Jeżeli pozostajesz za granicą w oczekiwaniu na podjęcie następnego dnia kolejnej operacji transportowej, dzień ten płatnik zalicza do dni pobytu.

Przykład 2

Kierowca skierowany do przewozu w Niemczech, 2 doby spędził w tym kraju w oczekiwaniu na kolejne zlecenie – odbioru towaru z Austrii i przewozu. Osiągnął w tym miesiącu przychód wyższy niż kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Kwoty równowartości diet
z tych 2 dób (98 €) wlicza się do diet z tytułu pracy (przewozu) na terenie Niemiec.

3. W jaki sposób płatnik wylicza podstawę wymiaru składek w przypadku poboru wynagrodzenia za czas urlopu kierowcy?

W przypadku, gdy przez część miesiąca wykonujesz pracę w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, a przez część miesiąca przebywasz na urlopie wypoczynkowym, pracodawca bierze pod uwagę łączny przychód uzyskany w danym miesiącu, a więc przychód uzyskany za pracę za granicą wraz z wynagrodzeniem za urlop.

Jeżeli uzyskany łączny przychód jest wyższy od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia
to płatnik ma prawo do potrącenia równowartości diet za dni pracy za granicą (z wyłączeniem dni urlopu wypoczynkowego). Z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód, który stanowi podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia.

Przykład 3

Kierowca skierowany do przewozu do Włoch po zakończeniu pracy skorzystał z 7 dni urlopu, nie wracając do kraju. Płatnik kwotę wynagrodzenia urlopowego wlicza do podstawy wymiaru składek. Nie potrąca natomiast od całości przychodu uzyskanego w danym miesiącu równowartości diet za tych 7 dni, podczas których przebywał na urlopie wypoczynkowym.

4. Jak ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia kierowców zatrudnionych w przewozie międzynarodowym na podstawie umowy zlecenia?

Do kierowcy zleceniobiorcy (wykonującego pracę na podstawie umowy zlecenia albo umowy o świadczenie usług należy stosować analogiczne zasady jak wobec kierowcy pracownika [7].

Czyli płatnik ustala podstawę wymiaru składek w następujący sposób.:

• ustala przychód  zleceniobiorcy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych za dany miesiąc -  w tym celu bierze pod uwagę łączny przychód jaki uzyskał zleceniobiorca  za pracę wykonywaną na terenie Polski jak i za granicą (zleceniodawca bierze pod uwagę wszystkie wypłaty stanowiące podstawę wymiaru składek, dokonane lub postawione do Twojej dyspozycji od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca bez względu na okres za jaki przysługują; nie uwzględnia się natomiast zasiłków z ubezpieczeń społecznych oraz przychodów wymienionych w rozporządzeniu szczególnym [4], bez stosowania wyłączenia dotyczącego należności z tytułu podróży służbowych [5]) w przypadku, gdy zleceniobiorca uzyskuje przychód wyższy niż prognozowane przeciętne wynagrodzenia - pomniejsza przychód o równowartość diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju,
• porównuje otrzymaną kwotę z  kwotą prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia; porównania dokonuje zawsze do pełnej kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia,
• jeśli kwota przychodu po odjęciu równowartości diet będzie niższa niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie - podstawę wymiaru składek będzie stanowić kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

Przykład 4

Kierowca wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia. Kierowca ma wykonać przewóz do Austrii, w której spędzi 2 doby. Kierowca za kurs otrzymał kwotę 6 000 zł, która jest wyższa niż kwota przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (5 922 zł). W związku z powyższym, u tego kierowcy nie będzie stanowiła podstawy wymiaru składek ta część przychodu, która stanowi równowartość diet przysługujących za każdy dzień pobytu na terenie danego państwa, tj. 2 x 52 €.

Jednak tak ustalona podstawa wymiaru składek nie może być niższa od kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, tj. 5 922 zł.

Jeśli przychód zleceniobiorcy nie przekroczy prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia  (w roku 2022  - 5.922 zł) to podstawę wymiaru składek płatnik  ustala na zasadach ogólnych. Płatnik nie odejmuje równowartości diet, ani nie porównuje przychodu do kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Ważne!
Szczegółowe informacje dotyczące m.in. zasad ustalania podstawy wymiaru składek  zleceniobiorcy zawiera poradnik "Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ustalania podstawy wymiaru składek osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych" (pdf 1mb).

Podstawa prawna:

[1] § 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

[2] art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320, z późn. zm.).

[3] art. 18 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 423 , z późn. zm.).

[4] rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949), dalej rozporządzenie, z tym że § 2 ust. 1 pkt 16  ma zastosowanie dopiero w Kroku 2A.

[5] § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia

[6] § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia.

[7] § 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia.