Program Płatnik - Poradnik

1. Upewnij się, że poprawnie wypełniłeś Identyfikator i Rok w bloku Dane organizacyjne. W okresie od 02/2020 do 12/2020 wpisz identyfikator z zakresu 40-49, w zależności czy jest to dokument, który składasz pierwszy raz, czy korekta. Od 2021 r. będziesz podawać identyfikator z zakresu 1-39.
2. W bloku IV wypełnij kwoty przychodu i dochodu zgodnie ze wskazówkami poniżej:

Dla przychodów, dla których ma zastosowanie:

• „Karta podatkowa” lub
• „Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych”,

podaj kwoty przychodu, a następnie użyj przycisku Wylicz, aby wyliczyć dochód.

W przypadku przychodu opodatkowanego na zasadach ogólnych, dochód wpisz  ręcznie.

Więcej informacji znajdziesz w artykule „Mały ZUS plus” od 1 lutego 2020 r. - wyjaśnienia z przykładami.

WAŻNE!
Jeżeli do kosztów uzyskania przychodu doliczyłeś składki na swoje ubezpieczenia społeczne (ewentualnie za osobę współpracującą), dolicz kwoty tych składek do rocznego dochodu z pozarolniczej działalności gospodarczej.

W pozostałym zakresie szczegółowe wskazówki i wyjaśnienia w zakresie Twoich form opodatkowania uzyskasz w urzędzie skarbowym.

Polecenie Wylicz uzupełnia jednocześnie łączną kwotę przychodu i dochodu w bloku III.

3. Po wypełnieniu przychodu i dochodu, wybierz polecenie Narzędzia - Wylicz podstawę.

4. W otwartym oknie kalkulatora podstawy wymiaru składek, wypełnij liczbę dni prowadzenia działalności i wybierz przycisk Wylicz. Jeśli chcesz przenieść wyniki do dokumentów, to zaznacz opcję, która umożliwia przeniesienie wartości: przychód, dochód i podstawa wymiaru składek do III bloku dokumentu ZUS DRA cz. II/ZUS RCA cz. II.

Przeniesiona do dokumentu podstawa pojawi się w bloku III. Pole 02

5. Zweryfikuj poprawność wprowadzonych danych, klikając przycisk Weryfikuj, a następnie przycisk Zapisz i zamknij, aby zapisać utworzony dokument.

Dokument DRA cz. 2 /RCA cz. 2 za dany okres powinieneś wysłać wraz dokumentami rozliczeniowymi.  

Korektę dokumentu DRA2 cz./RCA cz. 2 możesz wysłać już bez dołączania dodatkowych dokumentów.

Nowa wersja programu Płatnik (10.02.002) obsługuje także stare KEDU. Po wczytaniu starego KEDU zostanie ono przekonwertowane do nowej postaci.

Schematy zostały udostępnione w serwisie zus.pl pod adresem http://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego-dokumenty-ubezpieczeniowe.
 

Informacja o złożeniu dokumentu ZUS OSW jest zapisana  w kartotece płatnika na zakładce „Inne dane” w bloku „Oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych". Zapisana jest tam data złożenia dokumentu ZUS OSW.

Na potrzeby wyliczenia najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na dokumencie ZUS DRA cz. II i ZUS RCA cz. II przygotowaliśmy kalkulator, który umożliwia poprawne wyliczenie kwoty podstawy po wprowadzeniu: wysokości przychodu oraz liczby dni prowadzenia działalności przez płatnika w poprzednim roku kalendarzowym. 
Z pomocą kalkulatora możesz wyliczyć kwotę najniższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w oparciu o liczbę dni wprowadzoną samodzielnie lub też ustaloną przez nas. 
Liczba dni prowadzenia działalności wyznaczona przez ZUS znajduję się w kartotece płatnika.

Weryfikację poprawności wyliczenia tej kwoty zrobimy w oparciu o liczbę dni prowadzenia działalności ustaloną przez nas, na podstawie prawidłowo przetworzonych dokumentów zgłoszeniowych. 

Aby poprawnie wypełnić dokument ZUS DRA cz. II/ ZUS RCA cz. II przed wypełnieniem dokumentu upewnij się, że zostały poprawnie zewidencjonowane w ZUS zgłoszenia z kodem tytułu ubezpieczenia umożliwiającym skorzystanie z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne.
W tym celu wykonaj aktualizację danych i sprawdź zapisy w kartotece ubezpieczonego - czy występują informacje dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń z kodem 05 90 lub 05 92.

Liczba dni prowadzenia działalności wyznaczoną przez nas znajdziesz w kartotece płatnika na w zakładce „Dane do wyliczeń i weryfikacji”.

Jeśli przekazujesz pierwszorazowy dokument ZUS DRA cz.II, to taki dokument musi być przekazany w zestawie razem z dokumentem ZUS DRA.

Wersję 10.02.002 można instalować zarówno na wersję poprzednią tj. 10.01.001, jak i na komputerze, na którym nie jest zainstalowany program Płatnik w wersji poprzedniej.

Zmiany funkcjonalności programu Płatnik - w tym wprowadzenie obsługi nowych formularzy ZUS oraz rozszerzenie zakresu informacji przechowywanych w kartotece ubezpieczonego - powodują konieczność dokonania odpowiednich modyfikacji w strukturze bazy danych. Dlatego też konieczne jest uruchomienie funkcji konwertującej bazę danych, która była utworzona w poprzedniej wersji programu. Zgodność wersji bazy danych z wersją programu Płatnik sprawdzana jest każdorazowo przy nawiązywaniu połączenia z bazą. W sytuacji, gdy wersja bazy jest starsza niż wymagana przez bieżącą wersję programu, konwersja uruchamiana jest automatycznie. Wymóg konwersji dotyczy zarówno bazy roboczej jak i bazy archiwum. Z uwagi na konwersję bazy, dodaj do nazwy bazy numer wersji programu Płatnik, w formacie "bez kropek" np. 10_02_002. 
Po przekonwertowaniu bazy danych do wersji wymaganej przez program Płatnik 10.02.002 nie będzie możliwości pracy z bazą za pomocą poprzednich wersji programu. W przypadku, gdy przed instalacją programu Płatnik wersja 10.02.002 nie był odinstalowany program Płatnik wersja 10.01.001 instalator przechwytuje ustawienia poprzedniej wersji programu (w tym ustawienia bazy danych).

Po uruchomieniu funkcji konwersji program Płatnik proponuje utworzenie kopii bezpieczeństwa bazy danych w stanie przed konwersją. Ze względu na bezpieczeństwo danych zalecane jest utworzenie takiej kopii. 

Jeśli wszystkie stanowiska korzystają z tej samej bazy danych, to wszystkie stanowiska powinny mieć zainstalowaną tę samą wersję programu z uwagi na konwersję bazy danych jaką wykonuje wersja 10.02.002. 

Kopia bezpieczeństwa bazy MS Access tworzona jest w tej samej lokalizacji, w której znajduje się konwertowana baza. Kopia zapasowa bazy MS SQL Server tworzona jest zawsze na serwerze przy wykorzystaniu mechanizmu archiwizacji MS SQL Server.

Dokument ZUS RPA powinien być przekazany do ZUS wraz z kompletem dokumentów rozliczeniowych. Identyfikator dokumentu ZUS RPA powinien być taki sam jak pozostałych dokumentów rozliczeniowych znajdujących się w zestawie (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA).  Dokumentu  ZUS RPA nie przekazuj z dokumentami zgłoszeniowymi.

Wysłane dokumenty ZUS RIA widoczne są w dodanym widoku ZUS RIA (boczny pasek ikon). Natomiast w kartotece płatnika, na zakładce "Inne dane" zapisana jest tylko informacja o przekazaniu pierwszego raportu.

Jeśli wysłane przez Ciebie dokumenty z programu Płatnik mają status odrzucony, powinieneś „usunąć” z bazy programu poprzez ich archiwizację. Będziesz wtedy mógł wysłać dokumenty z tym samym identyfikatorem.

Kroki archiwizacji:

1. Upewnij się czy w programie jest ustawiona Baza archiwum. Jeżeli nie, utwórz nowe archiwum (Administracja – Ustawienia archiwum – Zmień bazę archiwum).
2. Utwórz kopię dokumentów wysłanych (z menu bocznego wybierz: Dokumenty wysłane –  podświetl dokument i wybierz prawym przyciskiem myszy – utwórz kopię dokumentu).
3. Zweryfikuj i dodaj do zestawu.
4. Następnie podświetl odrzucony zestaw – z menu Administracja wybierz Archiwizuj zestaw dokumentów. Na ekranie zostanie wyświetlone okno dialogowe z pytaniem „Czy zestaw wraz z dokumentami ma zostać usunięty z bazy”. Kliknij TAK.
5. Po tej czynności będziesz mógł utworzyć i wysłać zestaw dokumentów za styczeń z nowej wersji programu Płatnik.
6. Więcej szczegółów znajdziesz w podręczniku administratora w rozdziałach: „Konfiguracja archiwum”, „Archiwizacja zestawu dokumentów”, „Kreator migracji archiwum”.

Szczegółowy opis procedury archiwizacji znajduje się w podręczniku administratora programu Płatnik (rozdział 5.1.4 Archiwizacja zestawu dokumentów)

Dokument ZUS RPA jest imiennym raportem miesięcznym i stosuje się do niego zasady analogiczne jak do korygowania innych raportów - ZUS RCA i ZUS RZA.

Zatem jeżeli w pierwszorazowym komplecie dokumentów rozliczeniowych nie został dołączony raport ZUS RPA, a  korekta nie ma wpływu na podstawę wymiaru składek wykazaną na ZUS RCA/RZA, to należy przekazać komplet korygujący zawierający ZUS DRA oraz ZUS RPA.

Zasady korygowania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych w nowej wersji programu Płatnik (10.02.002) nie zmieniły się. Korzystając z tej wersji możesz korygować dokumenty wysłane do ZUS z poprzednich wersjach programu.

Powinieneś zoptymalizować bazę danych. W tym celu wykonaj następujące kroki:

1. Upewnij się, że znana jest Ci lokalizacja i hasło do bazy danych.
2. Uruchom program Płatnik za pomocą opcji - kliknij prawym przyciskiem myszy na ikonę Programu Płatnik i wybierz Uruchom jako Administrator.
3. Z menu Administracja wybierz polecenie Ustawienia bazy danych.
4. W oknie Ustawienia bazy danych z menu Baza wybierz polecenie Optymalizuj bazę danych. Czas procesu optymalizacji jest uzależniony od wielkości bazy.
5. Po zakończeniu wykonywania procesu optymalizacji,  kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno komunikatu
6. Po wykonaniu optymalizacji ponownie  pobierz aktualizację.
7.  Utwórz IMIR

Wyjaśnienia znajdziesz w naszym poradniku "ZUS ZWUA - wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Jak wypełnić i skorygować”