E-akta pytania i odpowiedzi

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zostało opublikowane 31.12.2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2495).

Szablony dokumentów są udostępnione na naszej stronie w sekcji Wzory formularzy.

Schematy zostały udostępnione na serwisie zus.pl pod adresem http://bip.zus.pl/inne/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego/wymagania-dla-oprogramowania-interfejsowego-dokumenty-ubezpieczeniowe.

Nowe wydanie programu Płatnik zostało udostępnione od 1.01.2019 r. Przy czym w okresie od 1 do 31 stycznia 2019 roku funkcjonowały dwie wersje programu Płatnik tj. stara 10.001 oraz nowa 10.002. Był to okres przejściowy, w którym płatnik miał czas na pobranie i zainstalowanie nowej wersji programu.

Zgodnie z przepisami, Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnia podmiotom uprawnionym dokumentację konieczną do wytworzenia oprogramowania interfejsowego służącego do przekazywania drogą elektroniczną dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS. Dokumentacja ta została udostępniona. Zasady badania oprogramowania interfejsowego określa Rozporządzenie Ministra Nauki i Informatyzacji z dnia 19 października 2005 r. w sprawie testów akceptacyjnych oraz badania oprogramowania interfejsowego i weryfikacji tego badania. Do wykonania badania, udostępniamy platformę testową pod adresem https://www.pt2.zus.pl/.

Zatem nie jest możliwe udostępnienie roboczej wersji do weryfikacji zgodności implementowanych zmian w systemie kadrowo-płacowym przez Państwa firmę z nową wersją programu Płatnik.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Rozliczenie należnych składek za grudzień 2018 rok powinno jeszcze nastąpić z wykorzystaniem starej wersji programu Płatnik. Jednakże od 1 stycznia 2019 r. nastąpiły zmiany w dokumencie wyrejestrowania z ubezpieczeń ZUS ZWUA, które są istotne przy wyrejestrowywaniu pracowników (niezbędne będzie wskazanie kodu przyczyny wyrejestrowania oraz podstawy prawnej). Obowiązek wyrejestrowania powinien nastąpić w ciągu 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń.

Dlatego też płatnicy, którzy musieli wyrejestrować już w pierwszej połowie stycznia pracowników, powinni byli pobrać nową wersję programu. Nowe wzory wszystkich formularzy udostępnione są od stycznia 2019 roku, a więc w programie Płatnik (wersja 10.002).

Po pobraniu nowej wersji programu Płatnik rozliczenie składek za grudzień 2018 rok  można sporządzić z wykorzystaniem nowego wzoru formularza ZUS DRA (nie należy wykorzystywać formularza  ZUS RPA).
Rozliczenie składek za styczeń 2019 rok (w lutym) powinno już nastąpić z nowej wersji programu Płatnik. Będzie obejmowało dodatkowo zastosowanie nowego formularza ZUS RPA, o ile wystąpi wypłata przychodu za lata ubiegłe.

Nowa wersja programu Płatnik będzie obsługiwała także stare KEDU. Po wczytaniu starego KEDU zostanie ono przekonwertowane do nowej postaci.

 

W programie Płatnik została udostępniona od stycznia 2019 r. nowa wersja informacji miesięcznej/ rocznej dla osoby ubezpieczonej.

W dokumencie ZUS ZWUA dodano nowy blok V. Rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku pracy/ stosunku służbowego.

W dokumencie ZUS DRA usunięto dotychczasowy blok VI i przenumerowano dotychczasowe bloki VII, VIII, IX. Dodano blok IX. Zestawienie należnych składek do zwrotu/ zapłaty.

Rozliczenie należnych składek za grudzień powinno jeszcze nastąpić z wykorzystaniem starej wersji programu Płatnik. Jednakże od 1 stycznia 2019 r. nastąpiły zmiany w dokumencie wyrejestrowania z ubezpieczeń ZUS ZWUA, które są istotne przy wyrejestrowywaniu pracowników (niezbędne będzie wskazanie kodu przyczyny wyrejestrowania oraz podstawy prawnej). Obowiązek wyrejestrowania powinien nastąpić w ciągu 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń.

Dlatego też płatnicy, którzy musieli wyrejestrować już w pierwszej połowie stycznia pracowników, powinni byli pobrać nową wersję programu. Nowe wzory wszystkich formularzy udostępnione są od stycznia 2019 r., a więc w programie Płatnik (wersja 10.002).

Po pobraniu nowej wersji programu Płatnik rozliczenie składek za grudzień 2018 r. można sporządzić z wykorzystaniem nowego wzoru formularza ZUS DRA (nie należy wykorzystywać formularza  ZUS RPA).
Rozliczenie składek za styczeń 2019 rok (w lutym) powinno już nastąpić z nowej wersji programu Płatnik. Będzie obejmowało dodatkowo zastosowanie nowego formularza ZUS RPA, o ile wystąpi wypłata przychodu za lata ubiegłe.

Formularz ZUS ZSWA dalej funkcjonuje na dotychczasowych zasadach (obowiązuje od 1.01.2009 r.). W raporcie informacyjnym ZUS RIA płatnik składek wykazuje więc w bloku XI dane dotyczące okresów wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze tylko za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2008 r. (dane za okres od 1.01.2009 r. są ewidencjonowane na kontach ubezpieczonych z przekazywanych formularzy ZUS ZSWA).

Złożenie dokumentu ZUS OSW jest dobrowolne, a na jego złożenie nie ma wyznaczonego terminu. Pracodawca może złożyć ZUS OSW w dowolnym czasie.  Dokument ZUS OSW składa płatnik składek, który chce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych, z 50 do 10 lat, dotyczących pracowników oraz zleceniobiorców, którzy byli zatrudnieni przez danego pracodawcę, zleceniodawcę po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku. Złożenie oświadczenia ZUS OSW, a następnie raportów ZUS RIA pozwoli na skrócenie okresu przechowywania akt.

Nie. Oświadczenie ZUS OSW należy przekazywać do ZUS samodzielnie. Zestaw powinien zawierać tylko dokument oświadczenie ZUS OSW.

Zanim płatnik wyśle dokumenty ZUS RIA za ubezpieczonych, wysłany wcześniej dokument ZUS OSW musi zostać przetworzony, a informacja o dacie zgłoszenia oświadczenia musi w wyniku aktualizacji danych, być zapisana w kartotece płatnika w zakładce „Inne dane”.

Raport informacyjny ZUS RIA płatnik może złożyć za pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:

• umowy zlecenia,
• umowy agencyjnej,
• innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Raporty informacyjne ZUS RIA mogą być przekazywane do ZUS, tylko wtedy, gdy płatnik przekaże wcześniej oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), tj. pracodawca zdecydował się na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji za osoby po raz pierwszy zatrudnione w okresie 1999-2018 r.
Po złożeniu oświadczenia ZUS OSW raporty informacyjne ZUS RIA należy przekazać za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 1.01.1999 r. – 31.12.2018 r. w ciągu 12 miesięcy od przekazania ZUS OSW lub na bieżąco wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń jeśli wyrejestrowanie następuje po złożeniu oświadczenia.

Jeśli płatnik przekazał oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW, to odwołać to oświadczenie może jedynie w sytuacji, gdy nie został jeszcze złożony żaden raport informacyjny ZUS RIA za ubezpieczonego.

Przekazanie pierwszego raportu informacyjnego uniemożliwia odwołanie oświadczenia.

Informacja o złożeniu dokumentu ZUS RIA za przynajmniej jednego ubezpieczonego jest zapisana  w programie Płatnik w kartotece płatnika na zakładce „Inne dane” w bloku „Oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych”.

Aby utworzyć dokument ZUS RIA należy w programie Płatnik przejść do odrębnego widoku dokumentów ZUS RIA lub zaimportować dokumenty z pliku KEDU. Szczegółowe informacje na temat zasad wypełniania informacji ZUS RIA dostępne są na naszej stronie.

Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Jeśli pracodawca złoży raporty informacyjne ZUS RIA, 10 - letni okres przechowywania będzie liczył się od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny.
 

Nie. Pracodawca nie składa raportu ZUS RIA za lata 2019 i następne. Raport ZUS RIA składany jest tylko i wyłącznie za okresy 1999-2018. Może złożyć ZUS RIA w 2019 r. lub następnych latach – zależy to od niego. Najpierw jednak powinien zweryfikować poprawność i kompletność dokumentacji pracowniczej za pracowników, których zatrudniał w okresie 1999 – 2018 r. Przed złożeniem raportów informacyjnych pracodawca powinien przekazać do ZUS oświadczenie ZUS OSW.

Jeżeli pracownik zatrudniony w okresie 1999-2018 r. nadal pracuje (po złożeniu oświadczenia ZUS OSW przez pracodawcę), to pracodawca składa za niego raport informacyjny ZUS RIA dopiero po zakończeniu stosunku pracy, czyli wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń ZUS ZWUA.

Za pracowników, którzy zakończyli pracę przed złożeniem oświadczenia ZUS OSW, pracodawca zobowiązany jest złożyć raporty ZUS RIA najpóźniej w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia tego oświadczenia.
 

Pracodawca sam decyduje, czy chce skrócić czas przechowywania akt pracowniczych i kiedy to zrobi. Dlatego przepisy nie wskazują żadnego terminu dotyczącego składania oświadczenia ZUS OSW. Zawsze musi to być bardzo dobrze przemyślana decyzja pracodawcy. Jeśli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych i nie odwoła go, zobowiązany będzie przekazać raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę najpóźniej:

• w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę przed złożeniem oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę po złożeniu oświadczenia.

Pracodawca składa raport ZUS RIA  również za zmarłych pracowników. Prawo do odebrania dokumentacji papierowej (w przypadku śmierci pracownika) w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, mają:

• dzieci, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
• małżonek (wdowa i wdowiec),
• rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposobione.

Przykład:

Płatnik złożył dokument ZUS OSW i wraz z wyrejestrowaniem ubezpieczonego ma przekazać druk ZUS RIA. Ubezpieczony był zatrudniony od 2017 r. do 2018 r. Płatnik nie ma przesunięcia wypłaty i w 2018 r. nie wypłaca nic za rok 2017.Czy  blok V ma pozostać pusty czy musi wypełnić przykładowo: rok wypłaty 2018  - przychód za rok 2017 – kwota 0?

Odpowiedź:

Jeżeli przychód, o których mowa w bloku  V dokumentu ZUS RIA nie został wypłacony pracownikowi  – wówczas nie należy wypełnić  tego bloku. Blok ten pozostaje  zatem pusty. Gdy płatnik składek złoży raport ZUS RIA z niewypełnionym blokiem V – przy ustalaniu  podstawy wymiaru świadczenia - przyjmuje się, że płatnik składek nie wypłacał pracownikowi przychodu  podlegającego wykazaniu w bloku V. Taką samą zasadę stosuje się, gdy płatnik składek nie wypełni innych bloków w dokumencie ZUS RIA odnoszących się do przychodów.  

 

Pracodawca składa oświadczenie o zamiarze przekazania raportów dobrowolnie. Może je złożyć w dowolnym czasie i może je również wycofać, jeśli nie złożył wcześniej żadnego raportu informacyjnego ZUS RIA. Jeśli pracodawca nie przekaże ZUS OSW oraz raportów informacyjnych ZUS RIA, to będzie zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji nie jest sama deklaracja (złożenie oświadczenia ZUS OSW), ale faktyczne złożenie raportu informacyjnego za każdego pracownika zatrudnianego w okresie 1999 - 2018 r.

Pracodawca, który zadeklaruje składanie raportów i nie odwoła swojego oświadczenia albo  rozpocznie przekazywanie raportów informacyjnych i nie przekaże ich za wszystkich pracowników, za których powinien to zrobić, naraża się na sankcje przewidziane w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (karę grzywny do 5 000 zł).

Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA, należy przekazać do ZUS tylko za miesiąc, w którym:

• wypłacono danej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. w marcu 2019 r. wypłacono trzynastkę za 2018 r.,
• obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłacono danej osobie składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• dana osoba wykonywała pracę nauczycielską.

W ZUS RPA:

• w bloku III.B – należy wpisać przychód, stanowiący w miesiącu, którego raport dotyczy (miesiąc podany w bloku I. Dane organizacyjne) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
• w bloku  III.C – należy wpisać przychód, stanowiący w miesiącu, którego raport dotyczy (miesiąc podany w bloku I. Dane organizacyjne) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe (czyli przychód, który nie stanowił podstawy wymiaru  na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe).

Przykład 1:

Płatnik składek w listopadzie 2019 r. wypłacił nagrodę z zysku za 2018 r. w kwocie 21 000 zł. W związku z tym, że przychód ubezpieczonego w październiku 2019 r. przekroczył kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - od nagrody z zysku opłacona została składka na ubezpieczenie wypadkowe i nie została opłacona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W ZUS RPA - kwotę tej nagrody 21 000  zł.  należy podać w bloku III.C.

Przykład 2:

Płatnik składek w grudniu 2019 r. wypłacił nagrodę z zysku za 2018 r. w kwocie 25 000 zł.  Wypłata tej nagrody spowodowała, że w roku, w którym ją wypłacono, czyli w 2019 r. osiągnięta została roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Od części tej nagrody stanowiącej kwotę 15 000  zł odprowadzona została składka na ubezpieczenie wypadkowe i nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W ZUS RPA w bloku III.C należy zatem wpisać kwotę 15 000  zł. Natomiast pozostałą kwotę tej nagrody, tj. 10 000 zł należy podać w bloku III.B.   

Zatem blok III.C w RPA należy wypełnić tylko wtedy, gdy dana kwota przychodu stanowiła podstawę na ubezpieczenie wypadkowe, a nie stanowiła podstawy na ubezpieczenie emerytalno- rentowe i przychód ten był należny za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony.

Ustawa wprowadza do Kodeksu pracy wyraźny przepis, który nakazuje wydanie pracownikowi na każde żądanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przechowywanej przez pracodawcę. Zarówno osoby zatrudnione po wejściu w życie ustawy, jak i te, za które pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA, będą miały prawo odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. Będą miały na to miesiąc, w trakcie którego pracodawca nie może jeszcze zniszczyć dokumentacji. Jeżeli zgłoszą się do pracodawcy później, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, również powinni otrzymać swoją dokumentację.

Po upływie okresu przechowywania i miesiąca na odbiór dokumentacji, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na jej zniszczenie.

Płatnik składek przekazuje do ZUS raport informacyjny ZUS RIA za pracownika:

• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych – w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia ZUS OSW,
• w terminie do 12 miesięcy, od dnia złożenia oświadczenia ZUS OSW – w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń przed złożeniem tego oświadczenia.

Pracodawca przekazuje zatem pracownikowi kopię raportu informacyjnego ZUS RIA na bieżąco, gdy rozwiązuje z nim stosunek pracy. Nie przekazuje kopii raportu osobie, która została zwolniona np. w 2010 roku.
Osoba ubezpieczona zostanie natomiast poinformowana przez nas o tym, że pracodawca złożył za nią taki raport.

Decyzja o skróceniu czasu przechowywania akt pracowniczych powinna być bardzo starannie przemyślana przez pracodawcę. Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych skutkuje obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, którzy byli zatrudniani przez pracodawcę w okresie 1999 – 2018 r. Jeśli zdecyduje się on na skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych i nie przekaże raportów informacyjnych za wszystkich pracowników, to będzie musiał przechowywać ich dokumentację przez 50 lat.

ZUS będzie prowadził postępowania wyjaśniające i przypominał o obowiązku złożenia raportów informacyjnych ZUS RIA, jeśli w określonym czasie po złożeniu oświadczenia nie wpłyną do ZUS raporty za wszystkich ubezpieczonych.

Zarówno osoby zatrudnione po wejściu w życie ustawy, jak i te, za które został złożony raport informacyjny, będą miały prawo odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. Będą miały na to miesiąc, w trakcie którego pracodawca nie może jeszcze zniszczyć dokumentacji. Jeżeli zgłoszą się do pracodawcy później, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, również otrzymają swoją dokumentację.
Pracodawca ma obowiązek wydać całość lub część dokumentacji pracowniczej pracownikowi lub byłemu pracownikowi, a w przypadku śmierci tych osób:

• dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym,
• przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
• małżonkowi (wdowie i wdowcowi),
• rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

Wydanie kopii całości lub części dokumentacji następuje na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Pracodawca informuje pracowników w takiej formie, w jakiej do tej pory przekazywał informacje np. pismem obiegowym, w postaci maila, czy informując w sposób bezpośredni. Należy pamiętać, że o zmianie postaci przechowywania dokumentacji pracodawca musi poinformować także byłych pracowników: na piśmie lub elektronicznie.

Po upływie okresu przechowywania i miesiąca na odbiór dokumentacji, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji. Może więc odpowiednio zaplanować ten proces, tak by zrobić to w zgodzie z Kodeksem pracy, rozporządzeniem, a także przepisami o ochronie danych osobowych.

Skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej obejmuje:

• akta osobowe pracowników (informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy),
• pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - ewidencja czasu pracy, listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty i dot. innych świadczeń związanych z pracą, karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, a także dokumentacja dotycząca podejrzeń o choroby zawodowe, wypadki przy pracy oraz wypadki w drodze do pracy i z pracy oraz świadczenia związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Pracodawca przekazuje do ZUS same raporty. Pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację pracowniczą po upływie okresu jej przechowywania. Jeżeli płatnik składek przekazuje ZUS RIA wraz z ZUS ZWUA, wówczas wraz z kopią ZUS RIA przekazuje pracownikowi dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1999 r. do 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (praca wymieniona w starych wykazach) oraz pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (praca wymieniona w nowych wykazach).

W programie Płatnik nowe dokumenty oraz zmieniane udostępnione są od 1 stycznia 2019 r. W aplikacji ePłatnik (na PUE), również udostępnimy nowe i zmieniane formularze, przy czym:

• od 01.01.2019 – udostępniamy zmienione formularze ZUS ZWUA i ZUS DRA,
• od 01.02.2019 – udostępniamy nowy formularz ZUS RPA i zmienioną Informację miesięczną i roczną,
• w terminie późniejszym udostępnimy formularz ZUS OSW i ZUS RIA.

Tak, w tej sytuacji pracodawca sporządzając rozliczenie należnych składek za styczeń powinien przekazać za pracowników do ZUS razem z raportami ZUS RCA także imienne raporty miesięczne o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA, w których powinien zostać wykazany przychód wypłacony w danym miesiącu, ale należny za inny rok kalendarzowy.

Przykład:

Pracownik przebywa na zasiłku macierzyńskim od 1.11.2018 do 31.03.2019 r. Za grudzień dodatek stażowy nie zostanie oskładkowany ze względu na zasiłek. Wypłaty są wypłacane do 10 kolejnego miesiąca. W styczniu 2019 roku pracownikowi zostanie wypłacony dodatek stażowy nieoskładkowany w okresie zasiłku za grudzień 2018 rok.

Kwotę dodatku stażowego wypłaconego w styczniu 2019 roku za grudzień 2018 rok należy  wykazać w bloku III.E - ponieważ jest to przychód za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (rok 2019  podany w bloku I. Dane organizacyjne).

Płatnik składek, w blokach III.D i III.E raportu ZUS RPA, wykazuje kwoty przychodu wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który  w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Bloki III.D i III.E dotyczą tych składników wynagrodzenia np. dodatku stażowego, które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy następuje tylko dlatego, że zostały wypłacone obok ww. świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Składników tych nie uwzględniono również przy ustalaniu podstawy wymiaru ww. świadczeń przysługujących za czas niezdolności do pracy. Natomiast prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy, wynika z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Zasada ta nie odnosi się do okresu  urlopu  wychowawczego, czyli  kwot dodatku stażowego wypłaconego  w okresie przebywania na urlopie wychowawczym - nie należy wykazywać w raporcie ZUS RPA.

Przykład:

Po upływie miesiąca od złożenia oświadczenia ZUS OSW płatnik rozwiązuje umowę o pracę z jednym z pracowników, czyli łącznie z dokumentem ZUS ZWUA powinien złożyć ZUS RIA.

Złożenie RIA za zwolnionego pracownika uniemożliwia płatnikowi wycofanie się z oświadczenia ZUS OSW, czyli płatnik traci możliwość rezygnacji z ZUS OSW w terminie 12 miesięcy.

Pracodawca nie ma terminu na złożenie oświadczenia ZUS OSW. Sam decyduje, czy chce skrócić czas przechowywania akt pracowniczych i kiedy to zrobi. Musi być to jego dobrze przemyślana decyzja. Jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła - wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinien przekazać:

• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę przed złożeniem oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA- jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę po złożeniu oświadczenia.

Cały blok IV na ZUS RIA i blok V na ZUS ZWUA - rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku pracy/ stosunku służbowego dotyczy tylko pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (powołania, mianowania, wyboru).

W ZUS RIA za zleceniobiorców wypełnia się pozostałe bloki – ale tylko te, które dotyczą danego zleceniobiorcy.
Blok V na ZUS ZWUA będzie wypełniany za pracowników, z którymi nastąpiło rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku służbowego od 01.01.2019 r.

Dodatkowo blok dotyczący rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku pracy/ stosunku służbowego wypełnia się tylko wtedy, gdy nastąpiło ostateczne rozwiązanie stosunku pracy - jeśli następuje zmiana schematu podlegania to pracodawca nie wypełnia tego.  

Definicję raportu informacyjnego oraz zakres danych zawartych w tym raporcie określiła ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Wprowadziła ona zmiany do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych m.in. do art. 4 dodając pkt 6a. W pkt. g tego punktu, wskazano, że w raporcie informacyjnym powinna być m.in. wskazana data, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informacja, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Płatnik składek zatem wypełniając blok IV na ZUS RIA lub blok V na ZUS ZWUA,  wpisuje:

• kod 1- jeżeli rozwiązanie stosunku pracy jest z inicjatywy pracownika,
• kod-2- jeżeli jest to z inicjatywy pracodawcy,
• kod 2- jeżeli nie można ustalić strony inicjującej. Płatnik nie może więc złożyć dokumentu bez wskazania strony inicjującej.

Kod jest udostępniony w rozporządzeniu, a oznacza:
550 – inna niż określona w kodach od 400 do 455 i od 457 do 463 - podstawa prawna  rozwiązania lub wygaśnięcia  stosunku pracy lub stosunku służbowego.

Przykład:

Płatnik złożył po 1 stycznia 2019 r. oświadczenie ZUS OSW i złożył ( w ustawowym terminie 12 miesięcy) raporty ZUS RIA za ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od stycznia1999 do grudnia 2018 r. Między innymi raport ZUS RIA został złożony za pracownika zatrudnionego w 2000 r. i pracującego nadal. W lutym 2020 r. pracownik otrzyma wynagrodzenie ( 13-tkę) za rok 2019. Czy w lutym 2020 roku płatnik musi złożyć za tego ubezpieczonego kolejny raport ZUS RIA dotyczący rozliczenia roku 2019, czy składa już na bieżąco raport ZUS RCA z ZUS RPA?

Odpowiedź:

Raport informacyjny ZUS RIA dotyczy danych tylko i wyłącznie za lata 1999-2018.  W przypadku pracownika zgłoszonego do ubezpieczeń po 31.12.1998 r. i nadal  zatrudnionego, płatnik składek złoży za niego raport informacyjny  z wykazaniem danych za lata 1999-2018 dopiero wraz z wyrejestrowaniem tego pracownika z ubezpieczeń. Sytuacja opisana jako - Między innymi raport ZUS RIA został złożony za pracownika zatrudnionego w 2000 r. i pracującego nadal - nie powinna mieć miejsca.

Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA dotyczy dodatkowych danych przekazywanych od stycznia 2019 r. za okresy bieżące począwszy od 2019 r.

W sytuacji, gdy pracownik w lutym 2020 otrzyma wynagrodzenie (13-tkę) za rok 2019, pracodawca składa na bieżąco raport ZUS RPA.

Przykład:

Ubezpieczony był zatrudniony w latach 1995-1997 na umowę zlecenie i zgłoszony był tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. Od 1.01.2000 r. pracodawca zatrudnia tę osobę na umowę o pracę. Czy za tego pracownika składa raport ZUS RIA, czy nie może w takim przypadku skorzystać ze skróconego okresu przechowywania akt ( bo zgłaszał już tę osobę przed 01/1999 r. – pomimo , że tylko do ubezpieczenia zdrowotnego)?

Odpowiedź:

W latach 1995-1997 istniało tylko ubezpieczenie społeczne, a ustawa  z dnia 6 lutego 1997 r.  o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym weszła w życie z dniem  1 stycznia 1999 r.

W okresie od 22.02.1995 r. do 31.12.1998 r. obowiązkowe ubezpieczenie społeczne obejmowało osoby wykonujące odpłatnie pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia zawartej na okres, co najmniej 15 dni.

Obowiązek ubezpieczenia dotyczył również umów zawartych na okresy krótsze niż 15 dni, jeżeli łączny okres umów zawartych z tym samym pracodawcą, wynosił, co najmniej 15 dni, a przerwy pomiędzy tymi umowami były krótsze niż 60 dni.

Raport informacyjny ZUS RIA składa się za ubezpieczonych zgłoszonych po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od stycznia 1999 grudnia 2018 r. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych z 13 października 1998 r.  ubezpieczenie zdrowotne nie jest wymienione, jako ubezpieczenie społeczne. W sytuacji, gdy w latach 1995-1997 płatnik zatrudniał ubezpieczonego na umowę zlecenie i nie zgłosił go do ubezpieczeń, a jako pracownika zatrudnia go od 1.01.2000 r., to za tego pracownika powinien złożyć raport informacyjny ZUS RIA wraz z wyrejestrowaniem go z ubezpieczeń społecznych. Zatem będzie mógł skorzystać ze skróconego okresu przechowywania akt.

Przykład:

Pracownik jest zatrudniony od 1995 r. do nadal. Tej osoby nie dotyczą przepisy mówiące o skróconym okresie przechowywania dokumentacji. Pracownikowi zostanie w lutym 2019 r. wypłacona trzynastka za 2018 r. Czy za tę osobę należy złożyć raport ZUS RPA?

Odpowiedź:

Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA dotyczy dodatkowych danych przekazywanych od stycznia 2019 r. za ubezpieczonych, którzy są zatrudnieni. Nie ważna jest data zatrudnienia. Nie należy łączyć tego raportu z możliwością skrócenia okresu przechowywania akt dla osób zatrudnionych w okresie 1999-2018 r.

W sytuacji, gdy np. pracownik w lutym 2019 otrzyma wynagrodzenie (13-tkę) za rok 2018, pracodawca składa na bieżąco raport ZUS RPA.

Raport ZUS RPA dotyczy więc wszystkich osób (bez względu na datę zatrudnienia), którym po 1.01.2019 r. zostanie wypłacony składnik wynagrodzenia za rok poprzedni.

Podsumowując, raport ZUS RPA może być złożony zarówno za osobę, która została zatrudniona w 1995 r. i pracuje nadal u danego pracodawcy, jak i za osobę, która jest zatrudniona w 2015 r., czy w 2019 r.

Przykład:

Pracownica urodziła w grudniu 2019 roku ale nie poinformowała pracodawcy, który wypłacił jej wynagrodzenie za grudzień 2019 rok. W styczniu 2020 roku dostała 13-tkę ale w związku z korektą wynagrodzenia za grudzień 2019 rok, w raporcie ZUS RCA za styczeń 2020 rok będzie  podstawa „0”.

Odpowiedź:

W tym przypadku, wypłacona 13-tka za 2019 rok nie powinna być wykazana w raporcie ZUS RPA w styczniu 2020 roku. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dokument ZUS RPA, blok III.B.02/04/06) nie może być wyższa niż podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenia rentowe (dokument ZUS RCA, blok III.B.04).

 

Tak, gdyż wymienione szkoły są wymienione w ustawie o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, a w raporcie ZUS RPA podaje się właśnie okresy pracy nauczycielskiej uprawniające do tego świadczenia.

Blok III.F. imiennego raportu miesięcznego o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA, zatytułowany: OKRESY WYKONYWANIA PRACY NAUCZYCIELSKIEJ”, płatnik składek wypełnia za ubezpieczonego, który w danym miesiącu  wykonywał pracę nauczycielską w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 128).

W art. 2 pkt 1 ww. ustawy wymienione są następujące placówki:

• publiczne i niepubliczne przedszkola,
• szkoły publiczne i niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych,
• publiczne i niepubliczne placówki kształcenia ustawicznego i placówki, o których mowa w art. 2 pkt 7 i 8 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 59, 949 i 2203),

a dokument ZUS RPA będzie stosowany od 1 stycznia 2019 r.

W bloku Blok III.F. płatnik składek powinien podać wyłącznie okresy, w których w miesiącu, za który ZUS RPA jest składany, praca nauczycielska była faktycznie wykonywana (łącznie z okresami urlopu wypoczynkowego), pomijając okresy, w których praca ta nie była wykonywana z powodu, np.:

• urlopu dla poratowania zdrowia,
• urlopu wychowawczego,
• urlopu bezpłatnego,
• niezdolności do pracy, za które nauczyciel pobierał wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy,
• pobierania zasiłku macierzyńskiego lub opiekuńczego,
• urlopu na dalsze kształcenie się,
• urlopu szkoleniowego,
• stanu nieczynnego.

 

Przykład:

Nauczyciel samorządowy, którego wynagrodzenie nie osiągnęło pułapu określonego w Karcie Nauczyciela otrzyma jednorazowy dodatek uzupełniający. Prawo do takiego dodatku mają nauczyciele, którzy nie osiągnęli średniego wynagrodzenia w poprzednim roku kalendarzowym. Nie jest on zwolniony z oskładkowania. Czy taki dodatek należy wpisać w raporcie ZUS RPA w polu III. B?

Odpowiedź:

Odnośnie jednorazowego dodatku uzupełniającego – w świetle regulacji zawartych w art. 30a Karty Nauczyciela – dodatek ten jest należny dopiero po zakończeniu roku, za który przysługuje, gdyż dopiero wówczas jest wiadome, czy i w jakim zakresie nie został osiągnięty pułap średniego wynagrodzenia. Z tego względu oraz z uwagi na charakter i sposób obliczenia tego dodatku, zasadnym jest doliczenie go do roku wypłaty. W konsekwencji przychód z tytułu tego dodatku należy wykazać wyłącznie w dokumencie ZUS RCA. Nie należy kwoty tego dodatku wykazywać w raporcie  ZUS RPA.

 

Wykorzystanie dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni – przysługującego osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności – odbywa się na tej samej zasadzie co wykorzystanie zwykłego urlopu wypoczynkowego. Okres dodatkowego urlopu wypoczynkowego jest więc uwzględniony przy ustalaniu okresów wykonywania pracy nauczycielskiej i tym samym podlega wykazaniu w bloku III. F. raportu ZUS RPA.

Zwracamy uwagę, że zgodnie z art. 19 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1172, z późn. zm.), dalej ustawy o rehabilitacji, dodatkowy urlop w wymiarze 10 dni roboczych nie przysługuje osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności w przypadku, gdy taka osoba uprawniona jest do urlopu wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów. Nauczyciel, do którego mają zastosowanie przepisy Karty Nauczyciela, jest uprawniony do urlopu wypoczynkowego w wymiarze wyższym niż 26 dni roboczych, stąd też należy wywnioskować, że nie  przysługuje mu dodatkowy urlop, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o rehabilitacji.

W przypadku, gdy nauczyciel, w ramach jednego stosunku pracy, realizował obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze zajęć (np. 6 godzin języka polskiego i 6 godzin biblioteki), w bloku III. F  ZUS RPA należy wpisać  jeden ustalony dla niego wymiar zajęć - łącznie dla wszystkich stanowisk, na których nauczyciel realizował obowiązki dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze. Zasady wykazywania wymiaru zajęć należy stosować również wtedy, gdy nauczyciel był zatrudniony w zespole szkół jako odrębnej jednostce organizacyjnej, a obowiązkowe zajęcia realizował w różnych typach szkół wchodzących w skład tego zespołu. Wówczas zespół szkół w raporcie ZUS RPA wykazuje okres pracy nauczycielskiej oraz wymiar zajęć nauczyciela według podanych zasad. Przy ustalaniu okresu pracy nauczycielskiej uprawniającej do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego nie są brane pod uwagę dni strajku.  W związku z tym w bloku III.F dokumentu ZUS RPA należy wskazać obowiązkowy wymiar zajęć, z pominięciem pracy w  placówce, w której  trwał strajk.

 

Rodzaje absencji:

• delegacja służbowa,
• wolne z tytułu honorowego krwiodawstwa (oddanie krwi),
• urlop uzupełniający (nauczyciel w trakcie wakacji, czyli w trakcie okresu  urlopu nauczycieli przebywał na długotrwałym L 4 wtedy należy się urlop uzupełniający),
• czas wolny za nadgodziny np. 1 dzień (nauczyciel w dzień wolny od zajęć np. sobota przebywał na zawodach sportowych z uczniami- należy się dzień wolny) ,
• strajk,
• wezwanie do organu administracji państwowej (np. sąd).

Odpowiedź:

Usprawiedliwione nieobecności w pracy pozostające w związku z pracą, za które nauczyciel zachowuje prawo do wynagrodzenia, powinny być wliczone do okresów wykonywania pracy nauczycielskiej. W związku z powyższym okres delegacji służbowej pozostającej w zakresie obowiązków służbowych nauczyciela, jest uwzględniany przy ustalaniu okresów wykonywania pracy nauczycielskiej i tym samym podlega wykazaniu w bloku III. F. W bloku tym powinien być również uwzględniony przysługujący nauczycielowi inny dzień wolny za zajęcia dydaktyczne, wychowawcze lub opiekuńcze, wykonywane w dniu wolnym od pracy oraz urlop uzupełniający.  Przy ustalaniu okresu pracy nauczycielskiej należy wyłączyć okresy zwolnienia od pracy na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632), czyli np.:

• okres zwolnienia od pracy na czas niezbędny do stawienia się w sądzie (§ 6 rozporządzenia),
• okres zwolnienia od pracy w celu oddania krwi (§ 12 rozporządzenia),

Przy ustalaniu okresu pracy nauczycielskiej w bloku III.F druku ZUS RPA należy pominąć dni strajku.

 

 

Art. 42c ust. 2 Karty Nauczyciela jest jednym z przepisów określających czas pracy nauczycieli. Zapewnia on nauczycielom, którzy pracują w szkołach, w których praca odbywa się we wszystkie dni tygodnia, korzystanie co najmniej raz na dwa tygodnie z dwóch kolejnych dni wolnych od pracy, z których jeden musi wypadać w niedzielę. Dni te powinny być więc wliczone do okresów wykonywania pracy nauczycielskiej.

Przykład:

Nauczycielowi wypłacono wyrównanie dodatku stażowego (za wysługę lat) z powodu przedstawienia pracodawcy dodatkowych dokumentów świadczących o zatrudnieniu. Wyrównanie to dotyczy 3 poprzednich lat. Wyrównanie to podlega oskładkowaniu. W jaki sposób wykazać tę kwotę w dokumencie ZUS RPA?

Odpowiedź:

Jeżeli wyrównanie dodatku stażowego należne jest również za inny rok kalendarzowy, niż rok jego wypłaty – to do każdego takiego roku należy doliczyć należną kwotę dodatku i odpowiednio wykazać w bloku III.B raportu ZUS RPA, o ile kwota tego dodatku stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku wypłaty.

 

Pracodawca składa raporty ZUS RPA na bieżąco za osoby, które są w ubezpieczeniu. Czyli także za osoby, które zatrudnione są od 1999 r.
Nie ma znaczenia, czy płatnik złożył ZUS OSW i ZUS RIA - to są dwie odrębne sprawy.
Dokument ZUS RPA płatnik składa na bieżąco, o ile był wypłacony przychód za inny rok, czy są okresy pracy nauczycielskiej.
Dokumenty ZUS OSW i ZUS RIA oznaczają, że płatnik chce skrócić okres przechowywania akt.

 

Cały blok V – rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku pracy/ stosunku służbowego dotyczy tylko pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Pracodawca będzie wypełniać ten blok za pracowników, w przypadku których nastąpiło rozwiązanie/ wygaśnięcie stosunku służbowego od 1.01.2019 r. Dodatkowo blok ten pracodawca będzie wypełniać wtedy, gdy nastąpiło ostateczne rozwiązanie stosunku pracy. Jeśli następuje zmiana schematu podlegania ubezpieczeniom (w przypadku zleceniobiorcy) to pracodawca nie wypełnia tego bloku.

Jeżeli została podana przyczyna wyrejestrowania 800, to bloku V nie wypełnia się.
Blok V wypełnia się dla kodu wyrejestrowania 100 i 500.

Została określona weryfikacja dla dokumentu ZUS ZWUA w zakresie daty wyrejestrowania
z ubezpieczeń, tj. data w bloku IV. pole 02 powinna być późniejsza o 1 dzień od daty rozwiązania/ wygaśnięcia stosunku pracy/ stosunku służbowego podanej w bloku V. pole 01. Weryfikacja będzie wykonywana dla dokumentów z datą wyrejestrowania od 1.01.2019 r.

Dodatkowo w ramach wypełnienia dokumentu ZUS RIA za ubezpieczonego, z którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy po 1.01.2019 r. nastąpi sprawdzenie daty rozwiązania/ wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/ stosunku służbowego wykazanej w bloku IV. pole 01 z datą rozwiązania/ wygaśnięcia ostatniego stosunku służbowego w bloku V. pole 01 dokumentu ZUS ZWUA. Poza tym, kody te mogą wystąpić tylko w powiązaniu z kodem 100 i 500 (przyczyna wyrejestrowania z ubezpieczeń).

Nie. Cały blok V dokumentu ZUS ZWUA (a nie wybrane pola) musi być wypełniony, gdy data wyrejestrowania jest od 1.01.2019 r. oraz gdy kod przyczyny wyrejestrowania jest 100 (ustanie tytułu do ubezpieczeń/ubezpieczenia).
W przypadku gdy jest jednocześnie składany dokument ZUS ZUA z kodem takim, że różnica jest tylko na 5 lub 6 znaku to nie jest weryfikowany blok V dokumentu ZUS ZWUA.
W przypadku zastosowania kodu przyczyny wyrejestrowania 500- zgon osoby ubezpieczonej blok V musi być zawsze wypełniony.

Dla kodów przyczyny wyrejestrowania:

• 600 – inna przyczyna wyrejestrowania
• 700 – zawieszenie wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej
• 800 – wyrejestrowanie pracownika w związku z przejęciem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie art. 23¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r Kodeks pracy (Dz. U z 2016r. poz. 1666, 2138 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 60) blok V nie jest wypełniany. 

W przypadku rozwiązania umowy cywilno-prawnej nie jest wymagane wypełnienie bloku V dokumentu ZUS ZWUA.

Cały blok V jest obowiązkowy jeśli wyrejestrowanie nastąpiło z kodem 100 i 500.
Zawsze któraś ze stron była inicjatorem rozwiązania stosunku pracy – albo to pracownik wyszedł z inicjatywą, że chce się zwolnić albo to pracodawca podjął taką decyzję i poinformował pracownika. Zatem przy bieżącym rozwiązywaniu stosunku pracy, tj. od 1.01.2019 r. nie powinno być problemu z określeniem strony. Gdyby jednak był problem z ustaleniem, kto zainicjował, to w takiej sytuacji zawsze podaje się, że to pracodawca był stroną inicjującą.

Jeśli umowa nie została przedłużona to też z czyjejś inicjatywy. Bo albo pracownik nie chce kontynuować pracy u danego pracodawcy i poinformował, że jej nie przedłuża, albo pracodawca nie chce dalej zatrudniać danego pracownika i w efekcie umowa wygasła. Niemniej jednak, w takiej sytuacji należy wskazać, że stroną inicjującą był pracodawca.

Art. 36 ust. 11a ustawy systemowej nakłada na płatników składek obowiązek zamieszczania w zgłoszeniu  wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych pracownika informacji, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany. Z tego względu wypełnienie pola 05 bloku V ZUS ZWUA w przypadku, gdy wyrejestrowanie nastąpiło z kodem 100 (ustanie tytułu do ubezpieczeń) – jest konieczne.

Informacja o stronie,  z inicjatywy której został rozwiązany stosunek pracy, jest wykorzystywana przy ustalaniu prawa do niektórych świadczeń, przy czym dla ustalenia prawa do tych świadczeń istotne jest generalnie to, że stosunek pracy został rozwiązany z inicjatywy pracownika. Jeśli pracownik nie był stroną inicjującą rozwiązanie stosunku pracy, prawo do tych świadczeń nie powstaje. Tylko w niektórych szczególnych przypadkach może powstać prawo do świadczenia jeśli stroną inicjującą rozwiązania stosunku pracy nie był pracownik, np. rozwiązania stosunku pracy nastąpiło  z powodu częściowej lub całkowitej likwidacji szkoły. W takich jednak przypadkach  nie ma wątpliwości, która ze stron zainicjowała rozwiązanie stosunku pracy.

Dlatego też przyjęto, że w sytuacji, gdy nie można ustalić strony inicjującej rozwiązanie stosunku pracy, w polu 05 bloku V ZUS ZWUA  należy wpisać 2 (pracodawca), co przez Zakład będzie interpretowane wyłącznie w ten sposób, że w danym przypadku stosunek pracy nie został rozwiązany z inicjatywy pracownika.

Ponadto należy stwierdzić, że w ZUS ZWUA w przypadku rozwiązania umowy o pracę z upływem czasu, na który była zawarta, powinien być wskazany kod rozwiązania stosunku pracy 28R i kod podstawy prawnej rozwiązania – 407.

 

W przypadku zastosowania kodu przyczyny wyrejestrowania 500 – zgon osoby ubezpieczonej, blok V musi być zawsze wypełniony. Pracodawca wyrejestrowuje wówczas zmarłego pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem przyczyny 500, a jako stronę inicjującą rozwiązanie stosunku pracy, w polu 05. bloku V wpisuje 2-PRACODAWCA.

Art. 36 ust. 11a ustawy systemowej nakłada na płatników składek obowiązek zamieszczania w zgłoszeniu  wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych pracownika informacji, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany. Z tego względu wypełnienie pola 05 bloku V ZUS ZWUA w przypadku, gdy wyrejestrowanie nastąpiło z kodem 500 (zgon osoby ubezpieczonej) – jest również konieczne.

Zgodnie z 631. § 1.Kodeksu pracy - z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. W takiej sytuacji  trudno jest rozważać z czyjej inicjatywy nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Dlatego też przyjęto, że w sytuacji, gdy nie można ustalić strony inicjującej rozwiązanie stosunku pracy, w polu 05 bloku V ZUS ZWUA  należy wpisać 2 (pracodawca).

Informacje zawarte w bloku V. ZUS ZWUA wykorzystywane są włącznie na potrzeby świadczeń emerytalno-rentowych i nie są wykorzystywane do żadnych innych celów.  
 

W dokumencie ZUS ZWUA bloki od I do IV od 1.01.2019 r. pozostają do wypełnienia na takich samych zasadach jak do tej pory.

Dokument ZUS RPA jest dokumentem imiennym miesięcznym. Bloki III.B-III.E są powiązane z danymi wykazanymi w dokumencie ZUS RCA. W przypadku złożenia dokumentu w formie papierowej należy złożyć kolejny raport za ubezpieczonego z tymi samymi danymi identyfikacyjnymi oraz z wypełnionym blokiem, w którym będą wykazane przychody za lata ubiegłe. W programie Płatnik natomiast będzie można dodać jeszcze raz danego ubezpieczonego i wykazać pozostałe przychody, jeśli nie starczyło pól w danym bloku.

Druk ZUS RPA w zakresie dotyczącym przychodów uzyskiwanych przez ubezpieczonego dotyczy wszystkich pracodawców i zleceniodawców.

Płatnik składek za ubezpieczonego (np. nauczyciela, psychologa, bibliotekarza, pracownika świetlicy) powinien złożyć dokument ZUS RPA:

• jeśli w danym miesiącu wypłacił mu przychód należny za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (rok podany w bloku I. Dane organizacyjne), i który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (blok III.B) lub  – w razie przekroczenia rocznej podstawy wymiaru tych składek – podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe (blok III. C),
• jeśli w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego wypłacił mu przychód, np. dodatek stażowy, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i który jest należny za dany miesiąc (blok III.D) albo za inny rok kalendarzowy (blok III.E).

Blok III.F w ZUS RPA powinien wypełnić za ubezpieczonego, który w danym miesiącu wykonywał pracę nauczyciela, wychowawcy lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć.

Ustawodawca zwolnił płatnika składek z obowiązku wypełniania bloku III.F za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, jeśli od tego nauczyciela, wychowawcy lub innego pracownika pedagogicznego uzyskał  na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy.

Zatem za nauczyciela mającego ustalone prawo do innego świadczenia niż nauczycielskie świadczenie kompensacyjne należy wypełnić blok III.F.

Jeśli płatnik składek wykazał w dokumencie ZUS RPA za ubezpieczonego np. kwoty w bloku III.B i III.C, a nie powinien, to w tej sytuacji należy złożyć zerowy raport ZUS RPA, czyli w bloku III.B i III.C w polu kwotowym wpisać 0. Płatnik powinien złożyć korektę zestawu dokumentów rozliczeniowych, tj. ZUS DRA, ZUS RPA ZUS RCA (jeśli korekta ma wpływ na podstawę wymiaru składek wykazaną na raporcie ZUS RCA za danego ubezpieczonego) i oznaczonego identyfikatorem 02.

Składniki wynagrodzenia wykazuje się w tym miesiącu, w którym były wypłacone. Jeżeli dane składniki wynagrodzenia zostały wypłacone w styczniu 2019 roku za grudzień 2018 rok to składany jest dokument ZUS RCA z identyfikatorem 01.01.2019 oraz raport ZUS RPA 01.01.2019, w którym zostaną wykazane składniki wynagrodzenia za 2018 rok.

Przykład 1:

Od 1 stycznia 2019 roku pracownik pozostaje na urlopie bezpłatnym. W styczniu 2019 roku wypłacono mu jednak premię roczną za rok 2018 w kwocie 200 000 zł (przekraczającej limit 30-krotności) – czy premię tę doliczyć do przychodu za 2018 rok czy też może uwzględnić ją w przychodzie za rok 2019 i każdy kolejny przychód tego roku będzie pomniejszany jedynie o składkę wypadkowa i chorobowa?

Czy przychody do tego limitu należy uwzględniać chronologicznie (w kolejności wypłat – nawet jeśli część nastąpiła już w kolejnym roku kalendarzowym) czy też proporcjonalnie tj. traktując dany przychód w zależności od tego za jakie okres przysługuje, bez względu na termin wypłaty?

Odpowiedź:

Kwotę tej nagrody:

• do wysokości stanowiącej kwotę rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wykazanej w raporcie ZUS RCA za styczeń 2019 r. – należy podać w bloku III.B ZUS RPA. Jest to kwota przychodu wypłaconego w miesiącu, którego raport ZUS RPA dotyczy, czyli w styczniu 2019 r. ale należnego za inny rok kalendarzowy, tj. za 2018 r. Kwota ta stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za styczeń 2019 r.,
• w wysokości wypłaconej ponad kwotę rocznej podstawy wymiaru składek – należy podać w bloku III.C ZUS RPA. Jest to kwota przychodu wypłaconego w miesiącu, którego raport ZUS RPA dotyczy, czyli w styczniu 2019 r. ale należnego za inny rok kalendarzowy, tj. za 2018 r. Kwota ta w styczniu 2019 r. nie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ale stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe.

Przychody do wysokości stanowiącej kwotę rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy wykazywać zgodnie z realizowanymi wypłatami i odprowadzanymi składkami na ubezpieczenia społeczne od tych wypłat. To płatnik składek ma wiedzę od jakich wypłat odprowadza składki na wszystkie ubezpieczenia społeczne, a od jakich została już osiągnięta kwota rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a zatem nie są już odprowadzane składki na te ubezpieczenia.
 

Przykład 2:

Ograniczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2019 r. wynosi 142.950 zł
Przychód za styczeń 2019 r. – 50.000 zł (wynagrodzenie za styczeń 2019 r. wypłacone 28.01.2019 r.)
Przychód za luty 2019 r. – 50.000 zł (wynagrodzenie za luty 2019 r. wypłacone 28.02.2019 r.)
Przychód za marzec 2019 r. – 95.000 zł („13”za 2018 r. w kwocie 45.000 zł wypłacona 15.03.2019 r. – składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostały naliczone przez płatnika od części „13”  i 50.000 zł wynagrodzenie za marzec 2019 r. wypłacone 28.03.2019 r.)

Odpowiedź:

W tej sytuacji za marzec 2019 rok płatnik powinien złożyć:
ZUS RCA – z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 42.950 zł natomiast podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe powinna wynosić 95.000 zł.
ZUS RPA – w bloku III.B należy wpisać przychód za rok 2018 w kwocie 42.950 zł, natomiast w bloku III.C należy wpisać przychód za rok 2018 w kwocie 2.050 zł.

Przykład:

Pracownik  w styczniu przekroczył podstawę emerytalno-rentową (jego podstawa chorobowo-wypadkowa wynosi 210 000 zł, przy emerytalno-rentowej zastosowano ograniczenie zgodnie z aktualnym wskaźnikiem, czyt. 142 950 zł).
Otrzymał 4 premie za lata: 2015, 2016, 2017 i 2018 (każde z nich w wysokości 52 500 zł). W jaki sposób  je wykazać w dokumencie ZUS RPA: które z kwot  wykazać w punkcie III.B, a które w III.C?
 

Odpowiedź:

W raporcie ZUS RPA za styczeń 2019 rok należy w bloku III.B wykazać kwotę premii, od której zostały odprowadzone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, czyli od 142 950  zł.
Należy rozbić ją na poszczególne lata:

• pole 01. wpisać 2015, pole 02. wpisać 52 500,
• pole 03. wpisać 2016, pole 04. wpisać 52 500,
• pole 05. wpisać 2017, pole 06. wpisać 37 950.

W bloku III.C, należy podać kwotę premii, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie wypadkowe i nie zostały odprowadzone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (z uwagi na przekroczenie 30 krotności), czyli 67 050 zł. Należy rozbić ją na poszczególne lata:

• pole 01. wpisać 2017, pole 02. wpisać 14 550,
• pole 03. wpisać 2018, pole 04. wpisać 52 500.

Żaden formularz nie może być wypełniony wartościami ujemnymi.
W ZUS RPA wykazujemy przychody wypłacone w danym miesiącu a dotyczące innych lat.
W tym przypadku prawdopodobnie mamy taką sytuację, że w styczniu 2019 roku płatnik potrąca coś, co wypłacił w grudniu 2018 roku (np. wynagrodzenie za pełny miesiąc, a później ubezpieczony dostarczył zwolnienie lekarskie i trzeba potrącić je w styczniu 2019 roku).
Czyli w ZUS RCA za styczeń 2019 rok będzie zmniejszona podstawa i nie będzie wypłacone nic, co dotyczy innego roku, więc w takiej sytuacji nie będzie składany ZUS RPA.

Dokument ZUS RPA jest raportem imiennym miesięcznym. Jest składany w komplecie dokumentów rozliczeniowych wraz ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA. Jest on uzupełnieniem raportu ZUS RCA. Istnieje wyjątek. Raport ZUS RPA może być wysłany bez raportu RCA w sytuacji, gdy jest to korekta, która nie wpływa na zmianę podstawy wymiaru składek wykazanej na ZUS RCA. Raport RPA w trybie korekty w takiej sytuacji wysłany jest z ZUS DRA.

Tak, jest dokumentem rozliczeniowym miesięcznym i dotyczą go te same terminy jak dla pozostałych dokumentów.

Kwotę przychodu, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe, a nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony należy podać w bloku III.C ZUS RPA.

Należy ustalić kwotę nagrody należną za 2018 rok. Kwotę wypłaconą w styczniu 2019 roku, która stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy podać w ZUS RPA w bloku III.B.

Blok III.D i III.E w ZUS RPA dotyczą takich składników wynagrodzenia (np. dodatku stażowego), które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy nastąpiło tylko dlatego, że zostały wypłacone obok:

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy;
• zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego;
• świadczenia rehabilitacyjnego.

Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy wynika z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Chodzi o składniki wynagrodzenia wypłacone za okres pobierania: wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy; zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego.

Przy założeniu, że w pytaniu jest mowa o wyrównaniu świadczeń za czas niezdolności do pracy z kodami, o których mowa w dziale XI pkt 3 załącznika nr 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego… , to te wyrównania z uwagi na to, że są wykazywane w ZUS RSA – nie powinny być wykazane w bloku III.D i III.E w ZUS RPA.

Przykład:

W grudniu 2019 roku nauczyciel otrzymał następujące wynagrodzenie (wynagrodzenie naliczone z góry, wypłacone 1.12.2019 r.):

• wynagrodzenie zasadnicze 3000 zł
• dodatek za wysługę lat 300 zł
• (podstawa emerytalno-rentowa 3300 zł)

W grudniu nauczyciel chorował przez połowę miesiąca, chorobowe zostało rozliczone w styczniu 2020 roku:
Wypłata na 1.01.2020 r.:

• wynagrodzenie zasadnicze za styczeń 3000 zł
• potrącenie za nieobecność grudniową -1500 zł (czyli wynagrodzenie zasadnicze brutto 1500,00 zł)
• wysługa lat 150 zł (300 zł za styczeń minus potrącenie za nieobecność grudniową 150 zł)
• wysługa lat bez składek ZUS za okres choroby grudniowej 150 zł
• zasiłek chorobowy za 15 dni 1450,00 zł

(Wysługa lat wypłacana jest obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego i w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Jest to typowy przykład, który pojawia się w większości szkół publicznych na przełomie roku. Jakie kwoty należy ująć w deklaracji ZUS RPA w grudniu, a jakie w styczniu?

Dodatek za wysługę lat za grudzień 2019 rok zostanie wpłacony 1.12.2019 r. za cały miesiąc, zostaną naliczone i potrącone składki finansowane przez ubezpieczonego. Zgodnie z zapisami obowiązującymi u płatnika dodatek za wysługę lat za okres przebywania na zasiłku chorobowym nie stanowi podstawy wymiaru składek. Nadpłacone wynagrodzenie w grudniu 2019 roku zostanie potrącone z wynagrodzenia za styczeń 2020 roku.

Odpowiedź:

Dodatek stażowy, który jest wypłacany w styczniu 2019 r. obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy/ zasiłku chorobowego i nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, a jest należy za grudzień 2018 r., powinien być wykazany w dokumencie ZUS RPA w bloku III.E.
Natomiast zestawienie wypłacanych świadczeń/ wynagrodzeń za czas absencji chorobowej płatnik składek wykazuje w dokumencie ZUS RSA. Zatem, dokument ZUS RPA nie dotyczy wskazanych świadczeń.

Przykład:

Pracownik zachorował pod koniec grudnia 2018 roku. W grudniu wypłaciliśmy całe wynagrodzenie, od którego opłaciliśmy składki ZUS. Z przyczyn technicznych nie rozliczyliśmy nieobecności na bieżąco. W styczniu wypłacono zasiłek chorobowy z grudzień 2018 rok, pomniejszone o nieobecność w grudniu 2018 roku wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek stażowy w pełnej wysokości za styczeń 2019 rok. Część dodatku stażowego odpowiadająca okresowi choroby (grudzień 2018 rok) nie stanowiła podstawy wymiaru składek. W którą cześć druku ZUS RPA należy wpisać wysokość nieoskładkowanego dodatku stażowego.
Czy będzie to III.D czy III.E? W grudniu 2018 roku ubezpieczony otrzymał cały dodatek, mimo że dotyczy to grudnia, ale rozliczenie było w styczniu.

Odpowiedź:

Kwotę dodatku stażowego wypłaconego w styczniu 2019 roku za grudzień 2018 roku, należy wykazać w bloku III.E, ponieważ jest to przychód za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy (rok 2019 podany w bloku I. Dane organizacyjne).

Nie. W przypadku składania raportu ZUS RPA pierwszorazowego jest on składany tylko w przypadku gdy będą do wykazania kwoty przychodu lub okresy wykonywania pracy nauczycielskiej.Raport zerowy ZUS RPA, składany jest w przypadku korekty tego dokumentu, gdy chcemy wyzerować przekazane dane w dokumencie pierwszorazowym.

Tak, jeśli nie było wypłaconego przychodu za inny rok lub nie była wykonywana praca nauczycielska. 

Tak, w tej sytuacji pracodawca sporządzając rozliczenie należnych składek za styczeń 2019 rok (sporządzane w lutym 2019 roku) powinien przekazać za pracowników do ZUS razem z raportami ZUS RCA także imienne raporty miesięczne o przychodach ubezpieczonego/ okresach pracy nauczycielskiej ZUS RPA. W raporcie ZUS RPA powinien zostać wykazany przychód wypłacony w danym miesiącu, ale należny za inny rok kalendarzowy – w tym przypadku za 2018 rok. Rozliczenie powinno zostać sporządzone z nowej wersji programu Płatnik.

Bloki III.D i III.E w ZUS RPA dotyczą takich składników wynagrodzenia (np. dodatku stażowego, dodatku ratowniczego), które w czasie trwania niezdolności do pracy są pracownikowi wypłacane obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego. Składniki te wypłacone obok wynienionych świadczeń nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W związku z tym, że pracownik zachowuje prawo do  tych składników w czasie pobierania ww. świadczeń wypłaconych za czas niezdolności do pracy - nie są one uwzględnianie przy ustalaniu  podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy. Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy wynika natomiast z postanowień układów zbiorowych pracy lub z przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Jeśli natomiast składniki te są wypłacane pracownikowi w ramach wynagrodzenia, czyli w czasie świadczenia pracy, wówczas są objęte składką na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wypłacone w ramach wynagrodzenia za pracę stanowią również podstawę wymiaru zasiłku chorobowego i wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy. Blok III.D i III.E w ZUS RPA  nie dotyczy zatem składników, które nigdy nie wchodzą do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wyjaśniania te dotyczą również bloku VII w ZUS RIA.

Dodatek stażowy, który jest wypłacony w styczniu 2019 roku obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy/ zasiłku chorobowego i nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a jest należny za grudzień 2018 rok powinien być wykazany w dokumencie ZUS RPA w bloku III.E.

Przykład:

Grudzień 2018 r.:

• wynagrodzenie zasadnicze 2500 zł
• wysługa 500 zł
• ZUS RCA podstawa składek 3000 zł

Styczeń 2019 r.:

• zwolnienie lekarskie za okres 29.12.2018-31.12.2018 r.  (wpłynęło już po wypłacie grudniowej, więc rozliczane w styczniu 2019 r.)
• wynagrodzenie zasadnicze 3000/30*3=300    3000-300=2700 zł
• wysługa nieprzepracowana  500/30*3=50 zł
• wysługa przepracowana 500-50= 450 zł
• kwota zasiłku 320 zł
• ZUS RCA podstawa składek 2700+450= 3150 zł
• ZUS RSA zasiłek 320 zł

ZUS RPA wysługa nieprzepracowana 50 zł za rok 2018r. i zasiłek 320 zł za rok 2018 r. (Zasiłek pokazujemy w ZUS RSA z datami, w ZUS RPA nie wykazuje się wg przykładów opisanych w poradniku)

Pytanie: co z wynagrodzeniem oraz wysługą przepracowaną za grudzień 2018 i styczeń 2019?

Gdyby zwolnienie było rozliczone w grudniu 2018 r.:

• Grudzień 2018 r.:
  • na RCA za grudzień 2018r. podstawa składek byłaby 3150 zł
  • na RSA zasiłek 320 zł
  • RPA wysługa nieprzepracowana 50 zł
• Styczeń 2019 r.:
  • na RCA podstawa składek 3000 zł.

Gdyby było wystawione RP7 to pomniejszenie stycznia zostało by wykazane w 2018 r. razem z zasiłkiem, a za styczeń 2019r. w RP7 wpisane by było 3000 zł.

Pytanie: czy RPA nie powinno tego również odzwierciedlać?

Odpowiedź:

Jeżeli zwolnienie lekarskie za grudzień zostało rozliczone w grudniu 2018 roku – wówczas kwota dodatku stażowego wypłaconego  za czas niezdolności do pracy, czyli kwota, od której nie została odprowadzana składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinna być wykazana w raporcie informacyjnym ZUS RIA w bloku VII. W tym bloku w polu 01. Rok wypłaty oraz w polu 02. Przychód za rok  należy wpisać 2018 r. oraz w polu 03 kwotę tego dodatku. Jeżeli  płatnik nie skorzysta z możliwości złożenia za pracowników raportów informacyjnych  ZUS RIA  - wówczas dane o przychodzie za 2018 r. i lata wcześniejsze wykazuje poprzez wystawienie zaświadczenia o zatrudnianiu i wynagrodzeniu. Może to zrobić przy wykorzystaniu formularza ERP-7, w którym kolumna 5 tabeli na str. 3 dotyczy  przedmiotowego dodatku stażowego.

Jeżeli natomiast okres niezdolności do pracy przebyty w grudniu 2018 roku został rozliczony w styczniu 2019 roku – wówczas kwotę dodatku stażowego wypłaconego za czas niezdolności do pracy w styczniu 2019 r. za grudzień 2018 r. – należy wykazać w bloku III.E ZUS RPA złożonym w lutym 2019 roku za styczeń 2019 rok.

Pytanie:

Czy  rozliczając takie chorobowe należy korygować raporty rozliczeniowe za grudzień? Dotychczas nie było potrzeby korygowania zwolnienie rozliczanego w m-cu następnym.
Proszę o wskazanie sposobu wykazania takiego przypadku w nowych formularzach ZUS.

Odpowiedż:

W tej sytuacji nie należy korygować dokumentów rozliczeniowych za 12/2018. Płatnik powinien przekazać za pracownika następujące dokumenty za 01/2019:

• ZUS RCA z podstawą wymiaru składek w kwocie 3150,00 zł
• ZUS RSA z wykazaną kwotą 320,00 zł
• ZUS RPA z wypełnionym blokiem III.E, kwota 50,00 zł.
   

 

W dokumencie ZUS RPA w bloku III.D należy wykazywać należne za ten rok kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, które  w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, natomiast w bloku III.E – należne za inny rok kalendarzowy niż rok, którego dokument ZUS RPA dotyczy.

Bloki III.D i III.E dotyczą tych składników wynagrodzenia, które  w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne  i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy następuje tylko dlatego, że zostały wypłacone obok ww. świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy, wynika z postanowień układów zbiorowych pracy  lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Jeśli w okresie świadczenia pracy opłacane przez pracodawcę za pracowników kwoty na ubezpieczenie grupowe X i opiekę zdrowotną Y stanowią przychód pracownika i jest od nich odprowadzana składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe to za okres, kiedy pracownik przebywa na zasiłku chorobowym czy macierzyńskim, należy je wykazać w bloku III.D i III.E.
Poniżej zostały przedstawione przykłady oraz wskazany sposób rozwiązania.

Przykład 1:

Pracownik otrzymuje zasiłek macierzyński w styczniu 2019 roku, za pracownika opłacana jest składka na ubezpieczenie grupowe Y w kwocie 14,90 zł oraz składka na ubezpieczenie zdrowotne Y w kwocie 29,10 zł, które nie stanowią za ten okres podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (wypłata zasiłku w lutym 2019 rok) – za pracownika należy złożyć dokument ZUS RPA z identyfikatorem 01 02.2019 wypełniając pozycję III.D z kwotą 44,00 zł.

Przykład 2:

Pracownik otrzymuje zasiłek macierzyński w grudniu 2019 roku, za pracownika opłacana jest składka na ubezpieczenie grupowe Y w kwocie 14,90 zł oraz składka na ubezpieczenie zdrowotne Y w kwocie 29,10 zł, które nie stanowią za ten okres podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (wypłata zasiłku w styczniu 2020 roku)– za pracownika należy złożyć dokument ZUS RPA z identyfikatorem 01 01.2020 wypełniając pozycję III.E z kwotą 44,00 zł i wskazując rok 2019.

Natomiast jeśli pracodawca od opłacanych za pracowników w trakcie świadczenia pracy kwot na ubezpieczenie grupowe X i opiekę zdrowotną Y nie odprowadza składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wówczas kwot tych nie należy wykazywać w dokumencie ZUS RPA.

 

Przykład:

Pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych lub macierzyńskich ( nie mają innych tytułów do ubezpieczenia), mają prawo do opieki medycznej, wartość pakietu opłaca pracodawca. Do dochodu pracownika doliczana jest wartość pakietu, ale nie podlega ona oskładkowaniu w części przysługującej za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego lub przebywania na urlopie wychowawczym.

Odpowiedź:

Płatnik składek, w bloku III.D raportu ZUS RPA, wykazuje kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który  w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Natomiast w bloku III.E – płatnik składek wykazuje kwoty ww. przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport  ZUS RPA dotyczy.

Bloki III.D i III.E dotyczą tych składników wynagrodzenia np. dodatku stażowego, które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne  i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy następuje tylko dlatego, że zostały wypłacone obok ww. świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy, wynika natomiast z postanowień układów zbiorowych pracy  lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Jeżeli zatem w okresie świadczenia pracy opłacane przez pracodawcę za pracowników wartości pakietu medycznego stanowią przychód pracownika i jest od nich odprowadzana składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, i za  okres, kiedy pracownik przebywa na zasiłku macierzyńskim również opłacana jest wartość pakietu medycznego i wynika to z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy – wówczas wartości tego pakietu  należy  wykazać odpowiednio  w bloku III.D i III.E.

Zasada ta nie odnosi się do okresu  urlopu  wychowawczego, czyli  wartości pakietu medycznego opłaconego w okresie przebywania na urlopie wychowawczym - nie należy wykazywać w raporcie ZUS RPA.

Płatnik składek, w bloku III.D raportu ZUS RPA, wykazuje kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który  w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Natomiast w bloku III.E – płatnik składek wykazuje kwoty ww. przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport  ZUS RPA dotyczy.

Bloki III.D i III.E dotyczą tych składników wynagrodzenia np. dodatku stażowego, które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne  i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy następuje tylko dlatego, że zostały wypłacone obok ww. świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy, wynika natomiast z postanowień układów zbiorowych pracy  lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Jeżeli zatem w okresie świadczenia pracy opłacane przez pracodawcę za pracowników wartości pakietu medycznego stanowią przychód pracownika i jest od nich odprowadzana składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, i za  okres, kiedy pracownik przebywa na zasiłku macierzyńskim również opłacana jest wartość pakietu medycznego i wynika to z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy – wówczas wartości tego pakietu, który nie stanowił podstawy wymiary składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, należy  wykazać odpowiednio  w bloku III.D i III.E.

Zasada ta nie odnosi się do okresu  urlopu  wychowawczego, czyli  wartości pakietu medycznego opłaconego w okresie przebywania na urlopie wychowawczym - nie należy wykazywać w raporcie ZUS RPA.

Płatnik nie wykazuje w raporcie ZUS RPA bonusów wypłaconych pracownikowi przebywającemu na urlopie wychowawczym.

Przykład:

Pracownik korzysta z opieki medycznej (składnik wynagrodzenia otrzymywany przez pracownika w naturze), za którą opłatę w stawce miesięcznej pokrywa pracodawca. Wartość opłaty miesięcznej za opiekę medyczną jest doliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika. Za okres pobierania zasiłku wartość opłaty za opiekę medyczną doliczana do podstawy wymiaru składek jest pomniejszana o 1/30 za każdy dzień choroby.
W styczniu 2019 r. pracownik  przez 20 dni pobierał zasiłek chorobowy. Wartość opłaconej przez pracodawcę składki za opiekę medyczną została podzielona i część składki przypadająca na okres pobierania zasiłku nie została doliczona do podstawy wymiaru składek.

Odpowiedź:

Tak, należy uwzględnić to na ZUS RPA blok III.

W bloku III.D raportu ZUS RPA płatnik składek wykazuje kwoty przychodu wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który  w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Blok III.D dotyczy takich składników wynagrodzenia np. dodatku stażowego, wartości pakietu medycznego, które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy następuje tylko dlatego, że zostały wypłacone obok ww. świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. Składników tych nie uwzględniono również przy ustalaniu podstawy wymiaru ww. świadczeń przysługujących za czas niezdolności do pracy. Natomiast prawo do pobierania tych składników w czasie niezdolności do pracy, wynika z postanowień układów zbiorowych pracy  lub przepisów o wynagrodzeniu stosowanych w danym zakładzie pracy.

Jeżeli zatem w okresie świadczenia pracy opłacane w całości przez pracodawcę wartości pakietu medycznego, polisy ubezpieczeniowej stanowią przychód pracownika i jest od nich odprowadzana składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i za okres, kiedy pracownik przebywa na zasiłku macierzyńskim również opłacana jest wartość pakietu medycznego i polisy ubezpieczeniowej i wynika to z przepisów stosowanych w danym zakładzie pracy - jak również przychód z tytułu tych świadczeń nie został włączony do podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego – wówczas  należy go wykazać w bloku III.D.

Przykład:

W styczniu 2019 r. zarejestrowano ZLA pracownika za okres 29-31 grudnia 2018 r. W styczniu 2019 r. pomniejszono wynagrodzenie zasadnicze i wpłacono wynagrodzenie chorobowe za 3 dni. Podzielono także wartość opłaconej przez pracodawcę składki za opiekę medyczną za grudzień i część składki przypadająca na okres pobierania wynagrodzenia chorobowego w grudniu pomniejszyła podstawę wymiaru składek za styczeń.

Odpowiedź:

Tak, należy uwzględnić wartość opłaconej składki za grudzień w styczniu w dokumencie ZUS RPA styczniowym w bloku III.E.

Przychody niepieniężne (niewypłacone), od których została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, są uwzględniane przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury i renty.
Zatem tego rodzaju przychody, które zostały wypłacone w innych roku niż rok, za który są należne, powinny być wykazane w raporcie ZUS RPA.

Nagrodę jubileuszową, od której opłacono składkę na ubezpieczenie społeczne, uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń. Całą kwotę nagrody jubileuszowej dolicza się do wynagrodzenia za rok, w którym została wypłacona.
Zatem nie należy rozbijać kwoty nagrody jubileuszowej na 5 lat i nie należy jej wykazywać w dokumencie ZUS RPA.

Tak. W takim przypadku płatnik składek powinien wypełnić tylko blok I, II,III, IV.

ZUS nie będzie wydawał zaświadczenia stwierdzającego możliwość skrócenia okresu przechowywania akt.

W myśl art.  23 ¹ Kodeksu pracy, w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Przejęcie części zakładu pracy przez inny podmiot skutkuje jego wejściem w rolę nowego pracodawcy w stosunku do wszystkich pracowników przejętej części zakładu. Powyższe oznacza, że poprzedni pracodawca musi udostępnić  nowemu wszelkie dokumenty pracownicze. Obowiązek ten jest wskazany wprost w § 9 obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej  z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894):

§ 9. W sytuacji określonej w art.  23 ¹ Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.

W opisanym przypadku nowy pracodawca ma obowiązek złożyć raporty informacyjne ZUS RIA za przejętych pracowników.

1. Czy zawieszenie prawa do świadczenia kompensacyjnego powoduje obowiązek składania ZUS RPA za taką osobę?

Zawieszenie prawa do świadczenia kompensacyjnego nie powoduje obowiązku składania ZUS RPA - w ustawie jest mowa o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, nie ma warunku mówiącego, że świadczenie to ma być wypłacane.

  2. Czy znaczenie ma tu sam fakt ustalonego prawa do świadczenia kompensacyjnego, niezależnie czy świadczenie to jest pobierane czy zawieszone?

Znaczenie ma sam fakt ustalonego prawa do świadczenia kompensacyjnego – nie ma znaczenia, czy świadczenie to jest pobierane czy zawieszone.

 

 

Przykład 1:

Płatnik zatrudnia zleceniobiorcę od 10/2018 r. ( jedyny tytuł więc zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego z kodem 041100).  31.03.2019 r.  płatnik wyrejestrowuje tego ubezpieczonego ( umowa zlecenie została rozwiązana). 1 kwietnia 2019 r. zatrudnia tę osobę na umowę o pracę i zgłasza go do ubezpieczeń z kodem 011000. Czy w tym przypadku płatnik wraz z wyrejestrowaniem ZWUA (kodu 041100) dotyczącym zlecenia powinien złożyć raport ZUS RIA, pomimo, że od 1 kwietnia będzie zatrudniał tę osobę tylko jako pracownika?
Czy w sytuacji, gdy zamierzał daną osobę zatrudnić na dalszy okres (bez dnia przerwy) tylko na podstawie innej umowy raport RIA powinien złożyć dopiero w momencie rozwiązania umowy o pracę ( wraz z wyrejestrowaniem ZUS ZWUA kodu 011000)?

Płatnik składa raport informacyjny ZUS RIA za ubezpieczonych, których zgłosił po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Jeśli zatem zleceniodawca zatrudnił osobę na umowę zlecenie od października 2018 r. i wyrejestrował ją z dniem 31 marca 2019 r., to raport ZUS RIA powinien złożyć wraz z wyrejestrowaniem ZUS ZWUA. Nie ma znaczenia, że od 1 kwietnia 2019 ponownie go zatrudnia. 

Przykład 2:

Pracownik (kod 011000) zgłoszony do ubezpieczeń od 10/2018 r.  Umowa na czas określony do 31.03.2019 r. Kolejną umowę płatnik zawiera z pracownikiem od 5.04.2019 r. ( przerwa w zatrudnieniu 4 dni). Czy wraz z ZWUA ( dotyczącym wyrejestrowania z dniem 1.04.2019 r.) powinien złożyć ZUS RIA pomimo, że ponownie zatrudnił tego samego pracownika?

W tym przypadku pracodawca składa ZUS RIA wraz z ZUS ZWUA z dniem 1.04.2019 r.

Przykład 3:

Płatnik zatrudniał pracownika (011000) w latach 01/1999-12/2017. Pracownik jest już wyrejestrowany z dniem 01.01.2018 r. Płatnik w czerwcu 2019 r. podpisuje umowę zlecenie z tym byłym pracownikiem. Zgłasza go jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego ( osoba ta podlega obowiązkowo do ubezpieczenia społecznego z innego tytułu). Czy płatnik powinien złożyć ZUS RIA za tego pracownika za okres zatrudnienia 01/1999-12/2017 w terminie 12 miesięcy (od złożenia ZUS OSW) ? Umowa zlecenie z 06/2019 r. jest kolejnym zgłoszeniem tego ubezpieczonego u danego płatnika ale dotyczy tylko ubezpieczenia zdrowotnego. A kiedy płatnik powinien złożyć ZUS RIA, gdyby z tytułu umowy zlecenia z 06/2019 r. ubezpieczony podlegał do wszystkich ubezpieczeń (nie tylko do zdrowotnego)?

Płatnik składa ZUS RIA w ciągu 12 miesięcy od złożenia ZUS OSW za zatrudnionych od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. (zwolnionych do 31 grudnia 2018 r.). Zatem za pracownika, który miał okres zatrudnienia od stycznia 1999 r. do grudnia 2017 r.,  zwolnionego 1 stycznia 2018 r. pracodawca powinien złożyć raport ZUS RIA w terminie 12 miesięcy od złożenia ZUS OSW.
Tak samo w przypadku, gdy z umowy zlecenia z 6/2019 ubezpieczony podlegałby wszystkim ubezpieczeniom -  w ciągu 12 miesięcy od złożenia ZUS OSW.  Ważne jest zatrudnienie, które zaczęło się w okresie przed 1 stycznia 2019 r., które w tym przypadku skończyło się w 2017 r. Nie ma znaczenia, że ponownie umowa została nawiązana w 2019 r.

Tak. Z tym, że gdy zostało przekazane oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW , to odwołanie tego oświadczenia jest możliwe jedynie w sytuacji, gdy nie został jeszcze złożony żaden raport informacyjny ZUS RIA za ubezpieczonego.
Przekazanie pierwszego raportu informacyjnego uniemożliwia odwołanie oświadczenia.

Jeśli błędnie zostały wykazane dane w ZUS RPA dotyczące przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy bądź okres wykonywania pracy nauczycielskiej, to korektę danych składa się w zależności od popełnionego błędu.

Gdy błędnie zostały wykazane dane, które:

• nie wpływają na podstawę wymiaru składek wykazaną w raporcie ZUS RCA za danego ubezpieczonego, to składa się korektę ZUS RPA wraz z deklaracją rozliczeniową ZUS DRA,
• mają wpływ na podstawę wymiaru składek wykazaną na raporcie ZUS RCA za danego ubezpieczonego, to składa się korektę ZUS RPA wraz z zestawem dokumentów rozliczeniowych (ZUS DRA, ZUS RCA).

W raporcie RPA w przypadku korekty wypełnia się cały raport z uwzględnieniem skorygowanych danych.

Jeśli chodzi o ZUS RIA, w przypadku korekty należy złożyć ponownie dokument ZUS RIA. W bloku I. Dane organizacyjne w polu 01 wpisać - 2. Pozostałe bloki należy wypełnić bez zmian, z wyłączeniem bloku korygowanego.

Przykład:

Jeżeli płatnik w pierwszym komplecie złożył ZUS RPA z kodem 041100, a w drugim 041110 (prawidłowy kod), to dokument ZUS RPA z pierwszego kompletu powinien zostać wyzerowany?
Aktualnie system przyjmuje oba raporty ZUS RPA jako poprawne(dla kodu 041100 i 041110). Czyli zasada korygowania kodu tytułu ubezpieczenia w dokumentach ZUS RPA jest taka sama jak w ZUS RCA?
Jednocześnie system odrzuca raport RCA przy próbie wyzerowania błędnego kodu tj. 041100 i wykazania raportu z poprawnym (komunikat – kod na raporcie ZUS RCA niezgodny z danymi w RPA).
Powinno się wyzerować błędny kod na ZUS RPA i wyzerować raport ZUS RCA z kodem 041100, gdyż widnieje w systemie jako błędny - odrzucony z powodu błędów merytorycznych.

Odpowiedź:

Płatnik składek złożył dwa raporty ZUS RPA za ubezpieczonego z kodem tytułu 0411 00 z nr. 1 i 0411 10 z nr. 2.
W sytuacji, gdy raport ZUS RPA nie powinien być złożony, to w komplecie korygującym raport ZUS RPA powinien zostać zerowy. Wówczas raport wcześniej złożony zostanie wyksięgowany. Raport zerowy z wyższym identyfikatorem numerycznym wycofałby raport dla ubezpieczonego z tym samym sześcioznakowym tytułem ubezpieczenia. Raporty ZUS RPA są weryfikowane z podstawą wymiaru składek na raporcie ZUS RCA dla danego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia. W związku z tym płatnik, jeśli dokonał zgłoszenia i rozliczenia z niewłaściwy kodem tytułu, powinien wyrejestrować ubezpieczonego. A nastąpienie zgłosić go z prawidłowym kodem tytułu. W komplecie korygującym wyzerował tylko z niepoprawnym kodem tytułu raport ZUS RCA, bez raportu ZUS RPA z jednoczesnym przekazaniem raportu ZUS RCA i ZUS RPA z właściwym kodem tytułu. Dlatego raport ZUS RCA z kodem 0411 10 został oznaczony, jako poprawny a drugi z kodem 0411 00 oznaczony statusem 70 - Po weryfikacji skrośnej, błędny - odrzucony z powodu błędów merytorycznych (stan końcowy) z kodem błędu 50906004 - Podstawa na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na raporcie RCA jest mniejsza od kwoty przychodu w bloku III.B raportu RPA lub złożono raport korygujący RZA (i jest raport RPA z niezerowym blokiem III.B lub III.C). Weryfikacja skrośna to weryfikacja z innymi dokumentami. W systemie jest raport ZUS RPA z kodem 0411 00 z pierwszego kompletu ze statusem poprawnym który wchodzi do kompletu logicznego.

Zatem dla prawidłowego rozliczenia składek płatnik powinien złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych z identyfikatorem 03 i raportami:

• ZUS RCA z kodem tytułu 0411 00 i podstawą wymiaru – 0
• ZUS RPA z kodem tytułu 0411 00 i przychód 2018 i kwotą – 0.

Dokument ZUS RIA w programie Płatnik wypełnia się tak jak każdy inny dokument. Będzie można go wypełnić nawet jest nie będzie wcześniej wysłane oświadczenie ZUS OSW. Jedynie taki dokument ZUS RIA nie będzie mógł być wysłany do ZUS.

Dokument ZUS OSW i ZUS RIA składają płatnicy, którzy są aktywni, a więc rozliczają należne składki za zatrudnione osoby. Te podmioty mogą skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. W przypadku płatnika zlikwidowanego - został przejęty przez innego płatnika złożyć OSW i RIA może następca prawny. Przejęcie zakładu pracy przez inny podmiot skutkuje jego wejściem w rolę nowego pracodawcy w stosunku do wszystkich pracowników przejętego zakładu. Oznacza to, że poprzedni pracodawca musi udostępnić nowemu wszelkie dokumenty pracownicze. Obowiązek ten jest wskazany wprost w § 9 obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej  z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894).

Okres przechowywania akt pracowniczych mogą skrócić płatnicy aktywni. Pracodawca nie ma terminu na złożenie oświadczenia ZUS OSW. Sam decyduje, czy chce skrócić czas przechowywania akt pracowniczych i kiedy to zrobi. Musi być to jego dobrze przemyślana decyzja.

Jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła - wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinien przekazać:
w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę przed złożeniem oświadczenia,
wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę po złożeniu oświadczenia.

W opisanej sytuacji nie będą obowiązywały takie terminy, ponieważ płatnik składek planuje likwidację firmy.
Jeśli firma chce skrócić czas przechowywania dokumentacji pracowniczej i planuje złożyć oświadczenie ZUS OSW w kwietniu br., to powinna złożyć raporty ZUS RIA za wszystkich zatrudnianych pracowników przed planowanym wyrejestrowaniem.

Tak. Została określona weryfikacja dla dokumentu ZUS ZWUA w zakresie daty wyrejestrowania z ubezpieczeń, tj. data w bloku IV. pole 02 powinna być późniejsza o 1 dzień od daty rozwiązania/ wygaśnięcia stosunku pracy/ stosunku służbowego podanej w bloku V. pole 01.

Tak, do 31.01.2019 r. płatnik mógł wysłać dokument ZUS ZWUA ze starej wersji programu Płatnik. Dokument zostanie przekonwertowany na nową wersję i w takiej postaci zapisany na koncie płatnika i ubezpieczonego. Jeśli na przesłanym ZWUA będzie kod tytułu 0110xx, przyczyna wyrejestrowania 100 lub 500 oraz data wyrejestrowania równa lub późniejsza niż 2.01.2019 r., wówczas skontaktujemy się z płatnikiem w celu uzupełnienia danych do nowego bloku V. dane w bloku V wymagane są dla osób, z którymi rozwiązano stosunek pracy po 2018 r.

W przypadku przeniesienia służbowego pracownika służby cywilnej stosunek pracy nie ulega rozwiązaniu ani nie wygasa. Stosunek ten jest kontynuowany u pracodawcy, który przejął pracownika. W tym przypadku ex lege, tj. z mocy samej ustawy, następuje jedynie zmiana treści łączącego strony stosunku pracy w zakresie miejsca świadczenia pracy, a w drodze porozumienia strony mogą również zmienić inne elementy kontynuowanego stosunku pracy.
W art. 70 i 71 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej wskazano odpowiednio przesłanki ,,wygaśnięcia” i "rozwiązania” stosunku pracy – wśród nich brak jest ,,przeniesienia”, o którym mowa w art. 64  tej ustawy. Za tym, że w takim przypadku mamy do czynienia z kontynuacją zatrudnienia przemawia również treść art. 75 ww. ustawy, zgodnie z którym w razie przeniesienia urzędnika służby cywilnej oraz pracownika służby cywilnej do innego urzędu jego akta osobowe wraz z pozostałą dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przekazuje się do urzędu, w którym urzędnik służby cywilnej oraz pracownik służby cywilnej ma być zatrudniony.

Zatem, o ile płatnik składek potwierdzi, iż w przypadku opisanym w pytaniu nie nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy, brak jest podstaw do wypełnienia przez płatnika składek bloku V formularza ZUS ZWUA. Wypełnienie tego bloku byłoby w takiej sytuacji niezgodne ze stanem faktycznym.
W sytuacji, kiedy nie dochodzi do rozwiązania umowy o pracę wypełniany jest jedynie blok IV.
Blok V w formularzu ZUS ZWUA wypełniany jest tylko wtedy, kiedy następuje ostateczne rozwiązanie stosunku pracy (czyli w sytuacji, kiedy w bloku IV pole 03 jest wpisany kod 100).

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt oraz ich elektronizacją – nie odnosi się do zasad rozliczania świadczeń emerytalno-rentowych w związku z osiąganiem przychodu. Zasady te pozostają bez zmian i w związku z tym nadal na pracodawcy i zleceniodawcy spoczywa obowiązek powiadomienia ZUS o zawarciu ze świadczeniobiorcą umowy objętej obowiązkiem ubezpieczenia społecznego i o wysokości osiągniętego przez niego przychodu. Przypominamy również, że obowiązek ten nie dotyczy zarobkujących emerytów, którzy osiągnęli powszechny wiek emerytalny.
 

 

Jeżeli płatnik (osoba fizyczna) prowadził działalność w okresie 1995-2003 r., a następnie ją zlikwidował i od 2006 r. rozpoczął nową działalność, to będzie musiał złożyć raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych (pracowników, zleceniobiorców), którzy zostali zgłoszeni przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.

 

Blok X jest blokiem wielokrotnym. Płatnik będzie mógł dodać kolejne okresy bez konieczności wypełniania kolejnego dokumentu ZUS RIA.

Od 2019 r. nie uległ zmianie okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zawierającej dane o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz zaliczanych do pracy górniczej, który - tak jak dotychczas - wynosi 50 lat licząc od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy. Jest to związane ze specyfiką okresów pracy górniczej oraz dokumentacji potwierdzającej te okresy, a także z odmiennościami w zasadach przyznawania emerytur górniczych.

Zatem, jeśli płatnik z branży górniczej zatrudniał w tym okresie, tylko i wyłącznie pracowników, którzy mają okresy pracy górniczej, to za nich nie może skrócić okresu przechowywania dokumentacji.

Jeśli zatrudnia także innych pracowników, to może skrócić za nich okres przechowywania akt.

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt oraz ich elektronizacją – nie odnosi się do zasad rozliczania świadczeń emerytalno-rentowych w związku z osiąganiem przychodu. Zasady te pozostają bez zmian i w związku z tym nadal na pracodawcy i zleceniodawcy spoczywa obowiązek powiadomienia ZUS o zawarciu ze świadczeniobiorcą umowy objętej obowiązkiem ubezpieczenia społecznego i o wysokości osiągniętego przez niego przychodu. Przypominamy również, że obowiązek ten nie dotyczy zarobkujących emerytów, którzy osiągnęli powszechny wiek emerytalny.

Przepisy art. 117 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych  oraz § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe - wyłączają obowiązek przedkładania przez zainteresowanego, zgłaszającego wniosek o świadczenia, dokumentów potwierdzających dane zawarte na koncie ubezpieczonego.

Raport informacyjny ZUS RIA, który dotyczy dodatkowych danych za lata 1999-2018 i imienny raport miesięczny ZUS RPA, który dotyczy dodatkowych danych za lata następne (okresy bieżące po 2018 r.) uzupełniają informacje o wypłaconym przychodzie i szczególnych okresach pracy, zapisane na koncie ubezpieczonego na podstawie innych dokumentów składanych przez płatnika składek (ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS ZSWA).

Dane te zostaną odpowiednio wykorzystane