Twój pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie w innej formie niż e-ZLA

Od 1 grudnia 2018 r. przy ustalaniu prawa do zasiłków i ich wysokości, dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym (np. w sanatorium) albo konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, są:

• zaświadczenie lekarskie e-ZLA,
• zaświadczenie lekarskie w trybie alternatywnym, z podpisem i pieczątką lekarza, oraz
• wydruk e-ZLA,z podpisem i pieczątką lekarza albo asystenta medycznego.

Zaświadczenie lekarskie (dalej: zwolnienie lekarskie) wystawione do 30 listopada 2018 r. w formie papierowej na formularzu ZUS ZLA, które obejmuje okres po 30 listopada 2018 r., stanowi podstawę wypłaty zasiłku chorobowego i opiekuńczego za cały okres na zasadach obowiązujących do tej daty.

Dane, które powinno zawierać zwolnienie lekarskie

Zwolnienie lekarskie, które stanowi podstawę ustalenia prawa i wysokości zasiłku chorobowego i opiekuńczego powinno zawierać:

• identyfikator (seria i numer),
• datę wystawienia
• dane ubezpieczonego (imię, nazwisko, numer PESEL, albo seria i numer paszportu i data urodzenia, jeżeli nie nadano numeru PESEL)
• adres miejsca pobytu ubezpieczonego w czasie niezdolności do pracy,
• dane płatnika składek,
• imię, nazwisko i numer prawa wykonywania zawodu lekarza, który wystawił zwolnienie lekarskie,
• adres miejsca udzielania świadczeń zdrowotnych (adres placówki leczniczej),
• okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy,w tym okres pobytu w szpitalu,
• informacje o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłku chorobowego lub jego wysokość, podane z zastosowaniem kodów literowych,
• wskazania lekarskie,
• okres zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny, datę urodzenia tego członka rodziny i stopień jego pokrewieństwa lub powinowactwa z ubezpieczonym,
• oznaczenie instytucji, w której ubezpieczony został zgłoszony do ubezpieczenia (kod),

Zwolnienie lekarskie wystawione w formie innej niż określona przepisami

Zwolnienie lekarskie wystawione po 30 listopada 2018 r. w innej formie, niż określona przepisami, tj. w formie papierowej na formularzu ZUS ZLA lub na druku niesformalizowanym (na zwykłym blankiecie), które zawiera wymagane przepisami dane oraz jest opatrzone pieczęcią imienną lekarza oraz jego podpisem, może być wyjątkowo dokumentem, na podstawie którego ZUS oraz płatnik składek ustali prawo i wypłaci zasiłek, po indywidualnej analizie każdego przypadku.

Czy obniża się wysokość zasiłku o 25%

Jeśli zwolnienie lekarskie zostało wystawione po 30 listopada 2018 r. w formie papierowej nie stosuje się obniżenia wysokości zasiłku o 25% z powodu dostarczenia zwolnienia lekarskiego płatnikowi składek po upływie 7 dni od daty jego wystawienia. O stosowaniu obniżenia wysokości zasiłku decyduje data wystawienia zwolnienia, a nie okres orzeczonej niezdolności do pracy.

Zwolnienie lekarskie wystawione w formie papierowej nie zawiera niektórych danych

Jeśli zwolnienie lekarskie wystawione w formie papierowej nie zawiera wszystkich, przewidzianych przepisami danych, ale zawiera:

• dane identyfikacyjne ubezpieczonego (Imię, nazwisko, numer PESEL, albo seria i numer paszportu i data urodzenia, jeżeli nie nadano numeru PESEL)
• dane o niezdolności do pracy: data wystawienia zwolnienia, okres orzeczonej niezdolności do pracy z powodu choroby albo okres zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny,
• dane osoby pod opieką: data urodzenia członka rodziny i stopień jego pokrewieństwa lub powinowactwa z ubezpieczonym,
• dane lekarza: imię, nazwisko i numer prawa wykonywania zawodu lekarza (dane te mogą wynikać z pieczęci imiennej lekarza),
• dane placówki leczniczej: adres miejsca udzielenia świadczeń zdrowotnych (dane te mogą wynikać z pieczęci placówki leczniczej).

oraz jest opatrzone pieczęcią imienną lekarza oraz jego podpisem, może być wyjątkowo dokumentem, na podstawie którego płatnik składek ustali prawo i wypłaci zasiłek, po indywidualnej analizie każdego przypadku.

Jeśli zwolnienie lekarskie nie zawiera tych danych, płatnik składek zwraca zwolnienie ubezpieczonemu, w celu uzupełnienia przez lekarza. Adres placówki leczniczej, w której zwolnienie zostało wystawione, może podać w oświadczeniu ubezpieczony.

W razie trudności z uzyskaniem brakujących danych lub w razie wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie wystawione na formularzu ZUS ZLA lub na zwykłym blankiecie stanowi podstawę do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku, płatnik składek może wystąpić w tej sprawie do oddziału ZUS.

Ustalanie okresu zasiłkowego

W razie niepełnego zakresu danych w zwolnieniach lekarskich wystawianych w formie papierowej, należy przyjąć w okresie przejściowym następujące zasady ustalania okresu zasiłkowego.

Nieprzerwane okresy niezdolności do pracy z powodu choroby lub okresy, pomiędzy którymi występuje przerwa do 60 dni, płatnik składek wstępnie sumuje do jednego okresu zasiłkowego. Jeśli pomiędzy okresami niezdolności do pracy wystąpiły przerwy, o informacje niezbędne do ustalenia okresu zasiłkowego występuje do:

• lekarzy lub kierownika placówki leczniczej, w której zaświadczenia były wystawione – jeżeli zaświadczenia lekarskie były wystawione w jednej placówce leczniczej,
• oddziału ZUS, jeśli zwolnienia były wystawione w więcej niż jednej placówce leczniczej lub płatnik składek nie uzyskał od lekarzy wymaganych wyjaśnień.

Wniosek w sprawie ustalenia okresu zasiłkowego powinien być przekazany do oddziału ZUS nie później niż 2 miesiące przed zakończeniem wstępnie ustalonego okresu zasiłkowego. Do wniosku płatnik składek dołącza kserokopie zaświadczeń lekarskich wystawionych ubezpieczonemu.

Po otrzymaniu niezbędnych danych, płatnik składek weryfikuje okres zasiłkowy oraz – w razie potrzeby - uzyskuje na bieżąco informacje, czy okresy kolejnych niezdolności do pracy powinny być wliczone do jednego okresu zasiłkowego.

Wniosek o kontrolę prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy

Płatnik składek, który występuje do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy, do wniosku dołącza kserokopię zwolnienia lekarskiego, które zostało wystawione w formie papierowej. Jeśli zwolnienie nie zawiera informacji o miejscu pobytu ubezpieczonego w czasie niezdolności do pracy, informację tę podaje płatnik składek – o ile ją posiada.

Gdy zasiłek wypłaca ZUS

Jeżeli zwolnienie lekarskie wystawione w formie papierowej jest pierwszym zwolnieniem, płatnik składek przekazuje to zwolnienie do ZUS razem z zaświadczeniem płatnika składek (na formularzu Z-3 lub Z-3a).

Jeżeli zwolnienie jest kolejnym zwolnieniem za nieprzerwany okres niezdolności do pracy, płatnik składek ze zwolnieniem lekarskim przekazuje również informację, czy ubezpieczenie trwa nadal. Informacja ta powinna być potwierdzona podpisem i pieczęcią płatnika składek.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ( Dz. U. z 2017 r. poz. 1368, z późn. zm.)