Uczestnicy

• Polska: ZUS – Zakład Ubezpieczeń Społecznych;
• Belgia: ONSS (NSSO) – National Social Security Office;
• Belgia: RSVZ (NISSE) – National Institute for the Social Security of the Self-employed;
• Czechy: ČSSZ (CSSA) - Czech Social Security Administration.

Uwarunkowania merytoryczne

Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego w państwach UE reguluje Rozporządzenie (WE) nr 883/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz Rozporządzenie (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Zawarte zasady służą uniknięciu negatywnych konsekwencji wobec osób pracujących w różnych krajach i co się z tym wiąże - jednoczesnego podlegania różnym systemom zabezpieczenia społecznego. Koordynacja jest zatem gwarancją wdrożenia zasady swobodnego przepływu osób.

Podstawą prawną dla Instytucji zabezpieczenia społecznego do wystawienia PD A1 (dokument przenośny A1) jest art. 19 ust. 2 Rozporz. (WE) nr 987/2009 oraz od 1 kwietnia 2022 r. wprowadzono zmianę w polskim prawie krajowym (art. 83e ustawy z dn. 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych). Zgodnie z przepisami polskiego prawa, wszelkie wnioski o wydanie PD A1 w Polsce należy składać do ZUS za pośrednictwem elektronicznego kanału komunikacji. W przypadku wątpliwości co do ważności PD A1, instytucja właściwa przyjmującego państwa członkowskiego może skierować wniosek do wysyłającego państwa członkowskiego w celu przeprowadzenia postępowania weryfikacyjnego. Może to również obejmować przypadki oszustw i błędów oraz sytuacji, w których wydano PD A1, a składki nie są opłacane. Problem kwestionowania wydanych PD A1 poza ubezpieczeniem społecznym, może dotyczyć takich obszarów jak ubezpieczenie zdrowotne, świadczenia krótkoterminowe (np. chorobowe), świadczenia długoterminowe (np. renty), a także emerytury. Celem wizyt studyjnych było wzmocnienie stabilności prawnej i wyeliminowanie sytuacji, w których w wyniku wstecznej zmiany obowiązującego ustawodawstwa dana osoba jest pozbawiona ochrony ubezpieczeniowej w swoim państwie członkowskim oraz nie jest możliwe zapewnienie ochrony w państwie przyjmującym. Taka sytuacja może mieć negatywny wpływ nie tylko na przyszłe uprawnienia do emerytur i rent oraz świadczeń z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, ale może również skutkować karami finansowymi po stronie płatnika składek. Wizyty studyjne miały na celu usprawnienie realizacji spraw dotyczących ważności PD A1 (niektóre procedury obejmujące wiele krajów mogą zostać przyjęte w oparciu o wyniki wymiany doświadczeń, wiedzy i praktyk) oraz miały służyć poprawie ogólnej współpracy w dziedzinie zwalczania oszustw i błędów w zakresie wydawania PD A1.

Harmonogram działań

• Zatwierdzenie projektu - marzec 2024 r.
• Wizyta studyjna w Belgii - 27-31 stycznia 2025 r.
• Wizyta studyjna w Czechach - 26-28 maja 2025 r.
• Zakończenie projektu - czerwiec 2025 r.

Projekt został zrealizowany w założonym terminie.

Finansowanie

Wizyty zrealizowane w ramach projektu flagowego Instrumentu Wsparcia Technicznego Unii Europejskiej – Technical Support Instrument TSI 2024 "PACE - wymiana doświadczeń administracji publicznej", zarządzanego przez Komisję Europejską (DG REFORM), oferującego eksperckie wsparcie, a nie bezpośrednie dotacje finansowe. TSI jest kluczowym narzędziem dla państw członkowskich do zwiększania zdolności administracyjnych bez angażowania własnych środków budżetowych na usługi doradcze. TSI nie przekazuje środków na konta beneficjentów. 

Dofinansowanie wynosi 100% wartości projektu pokrywanych ze środków UE.

Osiągnięto cele szczegółowe: udoskonalenie metod weryfikacji dokumentów PD A1 wydawanych zgodnie z artykułem 19.2 rozporządzenia (WE) nr 987/2009, które potwierdzają przynależność pracownika do systemu zabezpieczenia społecznego państwa członkowskiego wydającego dokument. Cele obejmowały m.in. wymianę wiedzy, dzielenie się najlepszymi praktykami i metodami obsługi spraw, a także ogólny przegląd przepisów krajowych, procedur wewnętrznych i polityk wewnętrznych w zakresie przetwarzania spraw z wykorzystaniem najnowszych rozwiązań informatycznych.

Rezultaty projektu

Rezultaty wizyt studyjnych w Belgii i Czechach

• proces rejestracji w Belgii i Czechach;
• składanie wniosków o PD A1 przez klientów oraz rozwiązania informatyczne opracowane w Belgii i Czechach do przetwarzania wniosków przez instytucje (WABRO, GOTOT-IN oraz OLA, VPO, VP01-MPV) – plany / automatyzacja procesu wydawania PD A1 i wysyłania odpowiedzi;
• rozwiązania związane z wdrażaniem EESSI na poziomie krajowym (a także w odniesieniu do wewnętrznej współpracy europejskiej między państwami członkowskimi);
• plany dalszego rozwoju IT (AI), które wpłyną na przetwarzanie spraw;
• krajowe rozwiązania informatyczne służące do logowania i potwierdzania tożsamości pracownika (Belgia);
• sprawy dochodzeniowe w oparciu o procedurę dialogu i koncyliacji określoną w decyzji nr A1 z 12 czerwca 2009 r. – sytuacje praktyczne, z którymi spotkały się obie strony (Czechy).

Pozytywny wpływ projektu na umiejętności

• Podejmowanie decyzji i umiejętności organizacyjne

W ramach programu partnerzy musieli przygotować harmonogram, komunikując się ze sobą, a następnie w trakcie wizyty wypracować wspólne stanowisko podczas „burzy mózgów”. Dla ekspertów biorących udział w wyjeździe była to lekcja prowadzenia konstruktywnych debat i rozwiązywania trudnych tematów i problemów. Wizyty studyjne były doskonałą okazją do poznania i porównania różnic organizacyjnych między instytucjami w zakresie koordynacji zespołów zadaniowych, obowiązków urzędników oraz kompetencji jednostek, działów i departamentów. Wymiana doświadczeń pozwoliła zidentyfikować obszary, w których wymiana informacji może przyspieszyć rozpatrywanie spraw lub w których można ograniczyć sytuacje utrudniające współpracę (np. wskazanie/potwierdzenie instytucji kontaktowej w danym rodzaju sprawy).

• Umiejętności cyfrowe (dodana wartość)

Podczas warsztatów uczestnicy zapoznali się z wieloma rozwiązaniami wspierającymi obsługę klienta, zarówno od strony klienta, jak i pracowników zajmujących się sprawami. Poprawa poziomu automatyzacji obsługi spraw jest jednym z wyzwań, jakie wyłoniły się po wizytach. ZUS będzie dążył do rozszerzenia automatyzacji obsługi spraw w zakresie obowiązujących przepisów. Uczestnicy ZUS przeprowadzili ogólny przegląd instytucjonalnych powiązań aplikacji informatycznych wykorzystywanych w Belgii. Wiedza i doświadczenie zdobyte przez belgijskich kolegów podczas rozwoju IT mogą zostać wykorzystane przez stronę polską. Istniejące rozwiązania mogą być inspiracją do modyfikacji niektórych aspektów rozwiązań już funkcjonujących w ZUS. Celem byłoby połączenie już zaawansowanego i istniejącego podejścia „proklienckiego”, nadal istnieje pole do potencjalnych ulepszeń w zakresie interoperacyjności systemów wykorzystywanych do obsługi spraw z zakresu obowiązujących przepisów.

• Umiejętności interpersonalne i zdolność do przyswajania nowych kompetencji

Warsztaty pozwoliły uczestnikom nabyć dodatkowe kompetencje w zakresie efektywnej komunikacji w języku obcym. Współpraca w środowisku międzynarodowym nad wspólnym problemem zrodziła chęć dalszej współpracy ponad barierami (komunikacja w języku innym niż ojczysty, co pozwala na lepsze funkcjonowanie w środowisku międzynarodowym). Zespół międzynarodowy rozwijał kreatywne myślenie i nieszablonowe rozwiązywanie problemów. Wspólnie spędzony czas pozwolił na nawiązanie kontaktów osobistych sprzyjających współpracy.​​​​​​​