Elektroniczne zaświadczenia lekarskie e-ZLA - informacja dla płatników

1. Nowe elektroniczne zaświadczenia lekarskie od 1 stycznia 2016 r.
2. Formy zaświadczenia lekarskiego
3. Zaświadczenie lekarskie e-ZLA
4. Wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA
5. Zaświadczenie lekarskie wystawione w trybie alternatywnym)
6. Kontrola prawidłowości wystawiania zwolnień lekarskich
7. Dokumentowanie prawa do zasiłków

Nowe elektroniczne zaświadczenia lekarskie od 1 stycznia 2016 r.

Od 1 stycznia 2016 r. wprowadzona została możliwość wystawiania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy w formie dokumentu elektronicznego1).

W okresie od 1 stycznia 2016 r. do 30 listopada 2018 r.2) lekarz, lekarz dentysta, felczer lub starszy felczer, zwany dalej "lekarzem" może wystawiać zaświadczenia lekarskie zarówno w formie dokumentu elektronicznego, jak i  według zasad obowiązujących przed 1 stycznia 2016 r. na wydanych przez ZUS drukach ZUS ZLA.

W razie wystawienia zaświadczenia lekarskiego na druku ZUS ZLA lekarz informuje ubezpieczonego o konieczności doręczenia zaświadczenia lekarskiego odpowiednio płatnikowi składek lub płatnikowi zasiłku w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. W stosunku do zaświadczeń lekarskich wystawianych na drukach ZUS ZLA nadal  ma  zastosowanie zasada obniżania wysokości zasiłku chorobowego i zasiłku opiekuńczego o 25% za okres od ósmego dnia niezdolności do pracy orzeczonej tym zaświadczeniem. Zasada ta nie ma zastosowania w przypadku zaświadczeń lekarskich wystawianych w formie elektronicznej, w trybie obowiązującym od 1 stycznia 2016 r.

Od 1 grudnia 2018 r. zaświadczenia lekarskie będą wystawiane wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego.

Formy zaświadczenia lekarskiego

Od 1 stycznia 2016 r. lekarz  ma możliwość wystawienia:

1. zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego (zaświadczenie lekarskie e-ZLA), po jego wystawieniu lekarz może sporządzić wydruk zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego (wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA),
2. zaświadczenia lekarskiego na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS (zaświadczenie lekarskie wystawione w trybie alternatywnym).

Zaświadczenie lekarskie e-ZLA

a) wystawianie zaświadczeń lekarskich e-ZLA

Dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym przedsiębiorstwie podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne albo konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny jest zaświadczenie lekarskie wystawione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w formie dokumentu elektronicznego (zaświadczenie lekarskie e-ZLA), podpisanego:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• profilem zaufanym ePUAP,
• z wykorzystaniem certyfikatu z ZUS (od 1 grudnia 2017 r.)3).

ZUS udostępnia lekarzowi, który wystawia zaświadczenie lekarskie e-ZLA dane ubezpieczonego i jego płatnika składek. Aktualność i prawidłowość tych danych, lekarz potwierdza u ubezpieczonego. W przypadku gdy dane ubezpieczonego są nieaktualne, nieprawidłowe lub niekompletne, lekarz jest zobowiązany do uzyskania brakujących lub aktualnych danych od ubezpieczonego. Dotyczy to w szczególności faktu pozostawania w ubezpieczeniu chorobowym u danego płatnika składek. Jeżeli cały okres niezdolności do pracy z powodu choroby przypada po ustaniu ubezpieczenia, a z danych udostępnionych lekarzowi wynika, że ubezpieczenie chorobowe trwa - osoba, której lekarz wystawia zaświadczenie lekarskie e-ZLA powinna poinformować lekarza o ustaniu ubezpieczenia. Po wprowadzeniu przez lekarza tej informacji, zaświadczenie e-ZLA nie zostanie udostępnione na profilu byłego płatnika składek.

Wzór zaświadczenia lekarskiego wystawionego w formie dokumentu elektronicznego jest ustalony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie e-ZLA na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS.

ZUS udostępnia zaświadczenie lekarskie e-ZLA płatnikowi składek na jego profilu informacyjnym na PUE ZUS (profil na PUE), nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, bez podawania numeru statystycznego choroby. Informacja ta zostanie przekazana także ubezpieczonemu posiadającemu profil ubezpieczonego/świadczeniobiorcy na PUE ZUS.

Profil na PUE   mają obowiązek utworzyć płatnicy składek obowiązani do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie dokumentu elektronicznego, tj. płatnicy składek rozliczający składki za więcej niż 5 osób.

Płatnik składek, który nie posiada profilu na PUE  był zobowiązany poinformować ubezpieczonego w formie pisemnej do dnia 31 grudnia 2015 r., a nowych ubezpieczonych jest zobowiązany poinformować w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, o obowiązku dostarczenia mu przez ubezpieczonego wydruku zaświadczenia lekarskiego e-ZLA.

Informacja, czy płatnik składek posiada profil na PUE, jest udostępniana lekarzowi na jego profilu.

W przypadku, gdy z informacji udostępnionych na profilu lekarza wynika, że płatnik składek nie ma profilu na PUE, lekarz przekazuje ubezpieczonemu wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA.

Płatnik składek, który mimo braku obowiązku posiadania profilu na PUE, utworzy taki profil, w terminie 7 dni od dnia utworzenia tego profilu informuje ubezpieczonego (w formie pisemnej) o ustaniu obowiązku dostarczania mu przez ubezpieczonego wydruku zaświadczenia lekarskiego e-ZLA.

b) błąd w zaświadczeniu lekarskim e-ZLA

Jeżeli w zaświadczeniu lekarskim e-ZLA został popełniony błąd, lekarz w terminie 3 dni roboczych od dnia stwierdzenia błędu albo otrzymania informacji o stwierdzeniu błędu stwierdza nieważność wystawionego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA.

Lekarz przekazuje na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS:

1. informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd albo
2. informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd oraz nowe zaświadczenie lekarskie e-ZLA, zawierające identyfikator i datę jego wystawienia, po sprostowaniu tego błędu,

podpisane  kwalifikowanym podpisem elektronicznym,  profilem zaufanym ePUAP lub z wykorzystaniem certyfikatu z ZUS.

Jeżeli przekazanie informacji o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA i ewentualnie nowego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA w terminie 3 dni roboczych  nie jest możliwe, lekarz przekazuje informację lub zaświadczenie lekarskie e-ZLA nie później niż w terminie 3 dni roboczych od ustania przyczyny uniemożliwiającej przekazanie tej informacji lub zaświadczenia lekarskiego e-ZLA.

Informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, lekarz przekazuje także, w formie pisemnej, ubezpieczonemu.

Jeżeli z informacji udostępnionej na profilu lekarza wynika, że płatnik składek ubezpieczonego nie ma profilu na PUE, informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym błąd został popełniony albo tę informację wraz z wydrukiem nowego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, lekarz przekazuje ubezpieczonemu i informuje go  o obowiązku dostarczenia tych dokumentów płatnikowi składek.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych, nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania informacji o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA albo informacji o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA oraz nowego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, udostępnia na profilu płatnika na PUE:

1. informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA płatnikowi składek wskazanemu w zaświadczeniu lekarskim
   e-ZLA, w którym został popełniony błąd,
2. nowe zaświadczenie lekarskie e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby) płatnikowi składek wskazanemu w nowym zaświadczeniu lekarskim e-ZLA.

Przy ustalaniu, czy zaświadczenie lekarskie e-ZLA wystawione w miejsce zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd zostało wystawione zgodnie z zasadami orzekania, brana jest pod uwagę data wystawienia zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd.

Jeżeli błąd w zaświadczeniu lekarskim ma wpływ na prawo do zasiłku (np. błąd dotyczy okresu niezdolności do pracy, zaświadczenie lekarskie zostało błędnie wystawione innemu ubezpieczonemu) lub jego wysokość (np. błędnie został wpisany okres pobytu w szpitalu czy kod literowy), ZUS z urzędu wydaje decyzję o braku prawa do zasiłku lub o zmianie jego wysokości.

W przypadku gdy do wypłaty zasiłku zobowiązany jest płatnik składek, decyzja dotycząca prawa do zasiłku lub zmiany jego wysokości, jest wydawana na wniosek ubezpieczonego lub płatnika składek.

Wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA

Wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA jest przekazywany ubezpieczonemu:

1. w przypadku, gdy z informacji udostępnionych na profilu lekarza wynika, że płatnik składek nie posiada profilu na PUE,
2. na żądanie ubezpieczonego nawet, jeżeli płatnik składek ma profil na PUE.

Wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA jest opatrzony podpisem i pieczątką lekarza.

Sporządzenie wydruku jest możliwe tylko po wystawieniu zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, podpisaniu i wysłaniu do ZUS.

Płatnik składek, który  nie posiada profilu na PUE otrzymuje wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA bezpośrednio od ubezpieczonego (także wtedy, gdy płatnik składek nie wypłaca zasiłku). Nie dotyczy to osób ubezpieczonych, które dokumenty do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku składają w ZUS (są to osoby prowadzące działalność pozarolniczą, osoby z nimi współpracujące, duchowni, osoby, których niezdolność do pracy z powodu choroby przypada po ustaniu tytułu ubezpieczenia oraz osoby podlegające ubezpieczeniom społecznym w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego, który nie ma siedziby w Polsce).

Zaświadczenie lekarskie wystawione w trybie alternatywnym

a) wystawianie zaświadczeń lekarskich w trybie alternatywnym

Zaświadczenie lekarskie w trybie alternatywnym  jest wystawiane, jeśli wystawienie zaświadczenia lekarskiego  e-ZLA nie jest możliwe, w szczególności w razie braku połączenia internetowego (np. w czasie wizyty domowej u ubezpieczonego) lub braku możliwości podpisania zaświadczenia. W takich sytuacjach, lekarz ma możliwość skorzystania z formularzy, które mają postać zaświadczenia lekarskiego, uprzednio wydrukowanych z systemu teleinformatycznego. Każdy wydrukowany przez lekarza ze swojego profilu formularz ma unikalny identyfikator (serię i numer) i jest zarejestrowany w systemie.

Zaświadczenie lekarskie wystawione w trybie alternatywnym nie zawiera numeru statystycznego choroby ubezpieczonego.

Ubezpieczony jest zobowiązany przekazać lekarzowi dane i informacje w zakresie niezbędnym do wystawienia tego zaświadczenia lekarskiego.

W dniu badania lekarz przekazuje ubezpieczonemu zaświadczenie lekarskie, które jest wypełnione przez lekarza, opatrzone jego pieczątką i podpisem. Zaświadczenie lekarskie ubezpieczony jest zobowiązany przekazać płatnikowi składek, nawet jeżeli ma on profil na PUE.

Po wystawieniu zaświadczenia lekarskiego w trybie alternatywnym lekarz jest zobowiązany wprowadzić to zaświadczenie lekarskie do systemu teleinformatycznego i przekazać zaświadczenie lekarskie e-ZLA na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS w ciągu 3 dni roboczych od wystawienia zaświadczenia lekarskiego w trybie alternatywnym. Zaświadczenie lekarskie e-ZLA powinno zawierać dane i informacje zawarte w zaświadczeniu lekarskim wystawionym w trybie alternatywnym oraz numer statystyczny choroby. Jeżeli przekazanie zaświadczenia lekarskiego e-ZLA w tym terminie nie jest możliwe (np. w przypadku braku dostępu do Internetu), lekarz jest zobowiązany przekazać zaświadczenie lekarskie e-ZLA nie później niż w terminie 3 dni roboczych od ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zaświadczenia lekarskiego e-ZLA.

b) błąd w zaświadczeniu lekarskim wystawionym w trybie alternatywnym

Jeżeli w zaświadczeniu lekarskim wystawionym w trybie alternatywnym, błąd został stwierdzony w dniu badania w obecności ubezpieczonego, lekarz informuje ubezpieczonego o stwierdzeniu nieważności tego zaświadczenia lekarskiego oraz przekazuje ubezpieczonemu nowe zaświadczenie lekarskie wystawione w trybie alternatywnym. Lekarz przesyła informację o stwierdzeniu nieważności formularza zaświadczenia lekarskiego w systemie teleinformatycznym ZUS.

Kontrola prawidłowości wystawiania zwolnień lekarskich

W przypadku, gdy podczas kontroli lekarz orzecznik ZUS określi wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy orzeczonej w zaświadczeniu lekarskim e-ZLA, wówczas wystawi zaświadczenie lekarskie e-ZLA/K, które jest traktowane na równi z zaświadczeniem stwierdzającym brak przeciwwskazań do pracy na dotychczasowym stanowisku4)  w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym ePUAP lub z wykorzystaniem certyfikatu z ZUS. Zaświadczenie to  ZUS udostępnia na profilu płatnika na PUE, a gdy płatnik składek nie ma profilu   ubezpieczony otrzyma wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA/K, wystawionego przez lekarza orzecznika ZUS i jest zobowiązany dostarczyć go płatnikowi składek. Tak jak dotychczas ZUS wydaje  w takim przypadku decyzję o braku prawa do zasiłku chorobowego.

Dokumentowanie prawa do zasiłków

Informacja dla ubezpieczonych

Informacja dla płatników składek

Podstawa prawna:

1) Ustawa z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2015 r., poz. 1066 z późn. zm.).

2) Okres, w którym lekarze mogą wystawiać zaświadczenia lekarskie  według zasad obowiązujących przed 1 stycznia 2016 r. na drukach ZUS ZLA został przedłużony do 30 listopada 2018 r. przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ustawy o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1150).

3) Ustawa z dnia 21 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ustawy o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 992).

4) Zgodnie z art. 59 ust. 8 zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA/K jest traktowane na równi z zaświadczeniem lekarskim stwierdzającym brak przeciwskazań do pracy na określonym stanowisku, wydanym w myśl art. 229 § 4 Kodeksu pracy.