Sporządzanie dokumentów rozliczeniowych z kodem tytułu ubezpieczenia 3000xx/5000xx

Instrukcja wypełniania raportu imiennego w programie Płatnik

W Programie PŁATNIK udostępniona została funkcjonalność, która zapewni Ci jako płatnikowi składek wsparcie w poprawnym utworzeniu pozycji raportu w przypadku, gdy ubezpieczony został wyrejestrowany, a wypłata/dopłata nastąpiła nie wcześniej niż w następnym miesiącu po ustaniu ubezpieczeń. W takiej sytuacji rozliczenie na bieżąco powinno nastąpić z kodem tytułu 30 00 (opis kodu: „Osoba, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń”).

W okresie do września 2003 możliwe było również zastosowanie kodu 50 00 do przygotowania rozliczenia po ustaniu tytułu ubezpieczeń. Zatem w przypadku wykonywania korekt raportów za zaległe okresy, w których wykazywano kod tytułu  50 00 należy użyć tego kodu tytułu. Opisy poleceń w menu oraz treść komunikatów zostały przygotowane pod kątem bieżących zasad, tj. rozliczenia z kodem 30 00, jednak funkcjonalność programu pozwala na przygotowanie również dokumentu za zaległe okresy z użyciem kodu tytułu 50 00.

Przed wypełnieniem pozycji raportu z kodem tytułu 30 00 sprawdź rodzaje ubezpieczeń, do których osoba ubezpieczona była zgłoszona. W tym celu otwórz Kartotekę ubezpieczonego i przejdź na zakładkę Zgłoszenia do ubezpieczeń. Następnie utwórz pozycję imiennego raportu z kodem tytułu 30 00 i wypełnij podstawy wymiaru składek zgodnie z ubezpieczeniami, do których ubezpieczony był zgłoszony w zgłoszeniu do ubezpieczeń zapisanym w kartotece.

Rozliczenie z zastosowaniem kodu 30 00 możliwe jest tylko po ustaniu tytułu ubezpieczeń. W tej sytuacji upewnij się, że tytuł, z którego osoba podlegała ubezpieczeniom został prawidłowo wyrejestrowany. Informacje o wyrejestrowaniu przechowywane są w kartotece ubezpieczonego i aktualizowane na podstawie pakietów danych pobieranych z bazy centralnej ZUS.

Aby poprawnie sporządzić dokument rozliczeniowy należy wykonać następujące czynności: 

1. Wybierz polecenie Narzędzia/Pokaż kartotekę ubezpieczonego i przejdź na zakładkę Zgłoszenia do ubezpieczeń.Upewnij się, że kod tytułu został wyrejestrowany w okresie wcześniejszym niż okres, za który przygotowywane jest rozliczenie. 

2. Przejdź do pozycji raportu i wypełnij kod tytułu wartością 30 00, z odpowiednim kodem prawa do emerytury/renty oraz kodem stopnia niepełnosprawności. Następnie podaj wysokość podstaw wymiaru składek. Wypełnij jedynie te pola, które odpowiadają ubezpieczeniom, którym podlegała osoba ubezpieczona z tytułu, który został wyrejestrowany. Jeśli nie zostanie wskazany kod tytułu 30 00 (w okresie do września 2003 r. kod 50 00) oraz nie zostanie wypełniona żadna podstawa wymiaru, wówczas program nie pozwoli na utworzenie pozycji raportu po ustaniu tytułu i dodatkowo wyświetli komunikat.

3. Z menu wybierz polecenie Wybierz schemat wyliczeń. Program wyświetli komunikat. 

4. Na ekranie pojawi się okno Schematy wyliczeń. W oknie tym wskaż Kod tytułu z jakim ubezpieczony był zgłoszony oraz miesiąc, w którym kod ten został wyrejestrowany. Informacje te przechowywane są w kartotece ubezpieczonego i aktualizowane na podstawie pakietów danych pobieranych z bazy centralnej ZUS. Następnie wybierz przycisk Znajdź schematy.

5. Program wykona sprawdzenie, czy po wyrejestrowaniu podanego kodu tytułu może nastąpić rozliczenie z kodem 30 00 i wyświetli listę schematów finansowania, która obowiązuje dla wyrejestrowanego kodu tytułu. Lista kodów tytułu, dla których po ustaniu, nie jest możliwe użycie kodu 30 00 znajduje się na końcu instrukcji. Jeśli wskazałeś nieprawidłowy kod tytułu, wówczas program wyświetli komunikat.

Rozliczenie z kodem 30 00 powinno być wykonane zgodnie ze schematem finansowania przeznaczonym dla wyrejestrowanego kodu tytułu, ale na zasadach obowiązujących w okresie, w którym nastąpiła wypłata po ustaniu tytułu.

Najczęściej program wyświetli jeden schemat finansowania składek. Natomiast w sytuacji, gdy w danym okresie występowały dwa lub więcej możliwe do użycia schematy, należy wskazać właściwy.

Źródło finansowania oznacza podmiot, który finansuje składkę (może to być np. płatnik, ubezpieczony, itd.). Wysokość oznacza wartość finansowania składki przez podmiot wskazany w polu źródło finansowania. Wyświetlony schemat finansowania pokazuje pełny sposób wyliczenia składek obowiązujący dla kodu tytułu w okresie, w którym przygotowywany jest raport. Jeśli ze zgłoszenia zapisanego w kartotece wynika, że ubezpieczony nie podlegał wszystkim ubezpieczeniom pokazanym w schemacie, wówczas powinieneś podać tylko podstawy wymiaru zgodne ze zgłoszeniem, a pozostałe wyzerować. Wówczas po wskazaniu schematu, program wyliczy składki tylko dla tych ubezpieczeń, dla których wypełniono podstawy kwotami większymi od zera, natomiast pozostałe wyzeruje. Dlatego ważne jest, abyś przed uruchomieniem polecenia Wybierz schemat wyliczeń odczytał zgłoszenie do ubezpieczeń z kartoteki i poprawnie wypełnił pola podstaw wymiaru składek.

6. Po wskazaniu schematu wskaż przycisk OK. Nastąpi wyliczenie wartości składek oraz powrót do pozycji raportu.

7. Zweryfikuj wyliczoną pozycję raportu. W ramach weryfikacji wykonane zostaną sprawdzenia w oparciu o dane pobrane z ZUS i zapisane w kartotece ubezpieczonego, w szczególności:

a. czy w kartotece występuje wyrejestrowane zgłoszenie z kodem tytułu, który może być rozliczany po ustaniu tytułu z kodem 30 00,

b. czy zgłoszenie zostało wyrejestrowane w okresie wcześniejszym niż jest sporządzane rozliczenie składek,

c. czy sposób wypełnienia podstaw wymiaru składek jest zgodny z wyrejestrowanym tytułem ubezpieczeń. 

Jeśli w wyniku tych sprawdzeń wystąpią nieprawidłowości wówczas program wyświetli odpowiedni numer błędu wraz z opisem wyjaśniającym przyczynę błędu.

Przykład 1. Dopłata w wysokości 1500 PLN po ustaniu tytułu ubezpieczeń z kodem 011000 (wyrejestrowanym w dniu 01.03.2014)

Jeżeli dodatkowa wypłata nastąpiła w maju 2014 roku, wówczas przygotuj imienny raport ZUS RCA za okres 05.2014. W raporcie dodaj pozycję z kodem tytułu 30 00, wypełnij podstawy wymiaru na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Następnie po wskazaniu polecenia Wybierz schemat wyliczeń, w nowym oknie wprowadź kod tytułu oraz okres, w którym wystąpił ostatni dzień podlegania ubezpieczeniom tj. 02.2014 i wybierz polecenie Znajdź schematy. 

Program wyświetli jeden schemat finansowania składek (numer 101). Zaakceptuj schemat klikając przycisk OK. 

Program wypełni pola składkowe zgodnie z wybranym schematem.

Przykład 2. Dopłata w wysokości 500 PLN po ustaniu tytułu osoby sprawującej opiekę nad dzieckiem na podstawie umowy uaktywniającej (kod 043000 wyrejestrowany w dniu 01.09.2013)

Po aktualizacji danych z centralnej bazy ZUS, w kartotece ubezpieczonego na zakładce Zgłoszenia do ubezpieczeń,występuje informacja, że osoba zgłoszona była wcześniej z kodem 04 30 0 0, do następujących ubezpieczeń (w okresie 01.06.2013 i wyrejestrowana od 01.09.2013):

Ubezpieczenie emerytalne – na zasadzie dobrowolności
Ubezpieczenie rentowe– na zasadzie dobrowolności  
Ubezpieczenie wypadkowe – obowiązkowo  
Ubezpieczenie zdrowotne– obowiązkowo  
Osoba nie podlegała ubezpieczeniu chorobowemu (i nie została zgłoszona do tego ubezpieczenia). 

Jeżeli dodatkowa wypłata nastąpiła w maju 2014 roku, wówczas przygotuj imienny raport ZUS RCA za okres 05.2014. W raporcie dodaj pozycję z kodem tytułu 30 00, wypełnij podstawy wymiaru na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W podstawie na ubezpieczenie chorobowe podaj wartość równą 0.00. Następnie po wskazaniu polecenia Wybierz schemat wyliczeń, w nowym oknie wprowadź kod tytułu oraz okres, w którym wystąpił ostatni dzień podlegania ubezpieczeniom tj. 08.2013 i wybierz polecenie Znajdź schematy. 

Program wyświetli jeden schemat finansowania składek (numer 100). 

UWAGA!! Program wyświetlił schemat finansowania składek obowiązujący dla kodu tytułu 04 30, w którym składki na ubezpieczenia pokrywane są ze środków budżetu państwa. Schemat ten obowiązuje w sytuacji, gdy kwota podstawy wymiaru nie przekracza górnej granicy kwoty minimalnego wynagrodzenia. Ze względu na źródła finansowania, schemat ten został w programie Płatnik uproszczony i zagregowany do jednego (nr 100) i może być użyty w sytuacji, gdy osoba ubezpieczona zgłoszona była do ubezpieczeń wg jednego z poniższych schematów podlegania ubezpieczeniom:

1. Ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne obowiązkowo; ubezpieczenie chorobowe – na zasadach dobrowolności.
2. Ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne obowiązkowo; bez zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego,
3. Ubezpieczenia: emerytalne i rentowe – na zasadach dobrowolności; ubezpieczenia: wypadkowe i zdrowotne obowiązkowo; bez zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego,
4. Ubezpieczenie zdrowotne obowiązkowo; bez zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych.
   W opisywanym przykładzie osoba przed wyrejestrowaniem podlegała ubezpieczeniom:
   • emerytalnemu i rentowym – na zasadach dobrowolności;
   • wypadkowemu i zdrowotnemu obowiązkowo.

Natomiast nie została zgłoszona do ubezpieczenia chorobowego. 

W tej sytuacji, jeśli w podstawie na ubezpieczenie chorobowe zostanie podana wartość równa 0.00 wówczas programwyzeruje składkę chorobową, pomimo zastosowania schematu nr 100, gdzie składka finansowana jest ze źródła ubezpieczony.