W jaki sposób wysyłać do ZUS i odbierać pisma?

Po zalogowaniu się do swojego konta na portalu pue.zus.pl użytkownik ma możliwość wysłania dokumentu do ZUS drogą elektroniczną.

 W celu utworzenia i wysłania dokumentu do ZUS w formie elektronicznej  należy:

  1. Z menu bocznego wybrać funkcję  "Dokumenty i wiadomości", następnie przejść do opcji "Dokumenty robocze" i wybrać przycisk „Utwórz nowy”- aplikacja wyświetli listę dostępnych dokumentów. Właściwy dokument można odnaleźć używając filtra lub przeglądając dokumenty pogrupowane według typów. Później należy zaznaczyć na liście odpowiedni dokument i nacisnąć przycisk "Utwórz dokument".
  2. Właściwy dokument można też odnaleźć w „Katalogu usług”, dostępnym w menu bocznym.
  3. Po utworzeniu, zapisaniu i zamknięciu dokumentu, w oknie „Szczegóły dokumentu roboczego” należy wybrać przycisk „Wyślij do ZUS”
  4. Jeśli do wysłania dokumentu chcemy przystąpić po pewnym czasie, musimy na liście dokumentów roboczych wybrać interesujący nas dokument, następnie wybrać przycisk "Szczegóły/wyślij" - zostają wyświetlone szczegółowe informacje dotyczące wybranego dokumentu.
  5. Na oknie Szczegóły dokumentu roboczego należy wybrać przycisk "Wyślij do ZUS" - jeśli dokument jest prawidłowy aplikacja wyświetli okno wyboru sposobu przesłania odpowiedzi z ZUS, w którym należy wskazać, w jaki sposób (elektronicznie, pocztą tradycyjną czy osobiście) chcesz otrzymać odpowiedź.
  6. Należy dokonać wyboru sposobu odpowiedzi, po czym wybrać przycisk OK - aplikacja wyświetli okno wyboru sposobu autoryzacji usługi. Istnieją dwie metody autoryzacji usługi:
  • podpis ePUAP - użytkownik zostaje przekierowany do platformy ePUAP i tam dokonuje się autoryzacji usługi. W tym celu z profilem na PUE musi być powiązany profil zaufany na ePUAP,
  • podpis kwalifikowany - użytkownik zostaje poproszony o podpisanie oświadczenia. W tym celu wymagane jest podanie PINu do klucza celem autoryzacji operacji.

W sytuacji, gdy użytkownik nie dysponuje żadną z tych metod, operacja może zostać przeniesiona do folderu operacji oczekujących na zrealizowanie. W tym celu należy wybrać przycisk "Pozostaw jako zlecenie".

Po prawidłowej autoryzacji dokument zostaje wysłany do ZUS. Zostaje przeniesiony z folderu "Dokumenty Robocze" do folderu "Dokumenty wysłane".

UWAGA: W celu zweryfikowania poprawności uzupełnienia formularza należy otworzyć formularz w trybie do edycji (za pomocą przycisku Edytuj) następnie na formularzu wybrać przycisk "Sprawdź". W przypadku niezgodności ze wzorem lub brakami w formularzu aplikacja wyświetli odpowiednie okno dialogowe informujące o rodzaju błędu.

Wysłane w formie elektronicznej dokumenty trafiają bezpośrednio do systemu informatycznego ZUS. Do każdego dokumentu, który wpływa do ZUS wystawiane jest elektroniczne Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP).

Przykład, jak utworzyć i wysłać do ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek znajdziesz w ulotce:

W celu odbioru odpowiedzi z ZUS:

O otrzymaniu odpowiedzi użytkownik jest powiadamiany e-mailem. Odpowiedź pobiera z PUE, podpisując Urzędowe Poświadczenie Doręczenia (UPD).

Do przeglądania korespondencji otrzymanej z ZUS służy skrzynka odbiorcza. Za pomocą skrzynki odbiorczej użytkownik może przeglądać korespondencję otrzymaną z ZUS.

W celu sprawdzenia zawartości skrzynki odbiorczej należy:

w oknie głównym panelu ogólnego w sekcji Skrzynka odbiorcza nacisnąć przycisk "Pokaż". W oknie głównym w sekcji Wiadomości znajduje się informacja o ilości nieodebranych dokumentów. Można również  z menu bocznego rozwinąć funkcję "Dokumenty i wiadomości" - Korespondencja z ZUS i wybrać pozycję Skrzynka odbiorcza. Pojawi się okno które składa się z dwóch sekcji:

  • dokumenty wymagające poświadczenia odbioru (jeśli nie ma takich dokumentów - panel jest domyślnie zwinięty),
  • lista dokumentów odebranych.

Dokumenty wymagające poświadczenia odbioru: 

W przypadku, gdy dokument wymaga poświadczenia odbioru, jest on widoczny w sekcji "Dokumenty wymagające poświadczenia odbioru". Użytkownik ma możliwość odebrania ich przy pomocy podpisu kwalifikowanego lub za pomocą profilu zaufanego ePUAP. Istnieje możliwość odbioru pojedynczego dokumentu lub kilku dokumentów jednocześnie (należy zaznaczyć odpowiednie elementy w checkboxach w kolumnie "Wybór").

Potwierdzenie profilem zaufanym ePUAP

Aby potwierdzić odbiór dokumentu należy za pomocą ePUAP należy:

  1. zaznaczyć element/elementy na liście dokumentów
  2. wybrać przycisk "Potwierdź profilem zaufanym ePUAP". Aplikacja wyświetli okno dialogowe:
  • należy wybrać przycisk ok - użytkownik zostaje przekierowany na platformę ePUAP. Należy się zalogować oraz złożyć podpis zgodnie z instrukcjami zawartymi na stronie.
  • w przypadku powodzenia złożenia podpisu zostanie wyświetlone okno informujące o powodzeniu wykonania operacji, natomiast odebrany dokument będzie widoczny na liście dokumentów odebranych.

Potwierdzenie podpisem kwalifikowanym

Aby potwierdzić odbiór dokumentu za pomocą podpisu kwalifikowanego należy:

  1. Na liście dokumentów wymagających poświadczenia odbioru należy zaznaczyć element/y.
  2. Należy wybrać przycisk "Potwierdź podpisem kwalifikowanym" - aplikacja wyświetli okno komponentu do składania podpisu elektronicznego.

Na wyświetlonym oknie należy wybrać przycisk "Podpisz". Aplikacja wyświetli okno "Pin do klucza". Należy wprowadzić prawidłowy PIN i potwierdzić operację za pomocą przycisku "Akceptuj".

Po prawidłowym złożeniu podpisu aplikacja wyświetli okno dialogowe informujące o ilości podpisanych dokumentów, natomiast odebrany dokument będzie widoczny na liście dokumentów odebranych.

Lista dokumentów odebranych

Możliwe jest wyświetlenie szczegółowych informacji dotyczących wybranej wiadomości. W tym celu należy zaznaczyć wybraną funkcjonalność na liście i wybrać przycisk Szczegóły znajdujący się przy wiadomości lub pod listą.

Użytkownik ma możliwość przeniesienia wybranej wiadomości do archiwum. W tym celu należy na liście zaznaczyć wybraną wiadomość i następnie wybrać przycisk "Przenieś do archiwum". Wiadomość zostaje usunięta z podstawowej listy. Można ją ponownie wyświetlić zaznaczając checkbox "Pokazuj archiwalne" znajdujący się w górnej części okna. Po oznaczeniu go na liście pojawiają się dodatkowo elementy przeniesione do archiwum - są one wyszarzone i wyświetlone kursywą.

Użytkownik ma możliwość przeniesienia danych, które były oznaczone jako archiwalne, z powrotem na główną listę. W tym celu należy na liście zaznaczyć odpowiedni element archiwalny i wybrać przycisk Przywróć z archiwum. Po wykonaniu akcji zostanie wyświetlone okno dialogowe informujące o powodzeniu przeniesienia.

Użytkownik ma możliwość wydrukowania informacji oraz zapisu ich na dysk lokalny.

Użytkownik ma również możliwość wyodrębnienia elementów na liście za pomocą filtra umieszczonego nad nią. Wyświetlone okno udostępnia również mechanizm stronicowania, ułatwiający eksplorowanie listy.

Multiselekcja

W menu jest również dostępna opcja multiselekcji. Oznacza to, że można zaznaczyć na liście więcej niż jeden element i dla wybranej w ten sposób grupy elementów przeprowadzić jeden rodzaj akcji.

W tym celu należy w kolumnie wybór oznaczyć checkboxy przy dokumentach, które chcemy modyfikować. Po dokonaniu wyboru należy wybrać odpowiedni przycisk. W ten sposób można przenieść do archiwum kilka elementów na raz.