Jak się zgłosić do ZUS, gdy pełnisz funkcję płatnika zagranicznego

Pracodawca, którego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdują się poza terytorium właściwego państwa członkowskiego, zobowiązany jest do wypełniania wszystkich obowiązków wynikających z ustawodawstwa mającego zastosowanie do jego pracowników, w szczególności obowiązku zapłacenia składek przewidzianych w tym ustawodawstwie, tak jakby jego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdowały się we właściwym państwie członkowskim. 

Natomiast pracodawca, który nie ma miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim, którego ustawodawstwo ma zastosowanie, może uzgodnić z pracownikiem, że spoczywający na pracodawcy obowiązek zapłacenia składek może być wypełniany w jego imieniu przez pracownika, bez uszczerbku dla podstawowych obowiązków pracodawcy. Pracodawca powiadamia instytucję właściwą tego państwa członkowskiego o dokonanych uzgodnieniach.

W świetle przepisów prawa wspólnotowego jeżeli pracodawca nie ma siedziby ani miejsca prowadzenia działalności w państwie właściwym (np. w Polsce), to co do zasady nadal jest obowiązany do opłacania składek, ale może się „umówić” z pracownikiem, że ten przejmie jego obowiązki w zakresie opłacania składek.

Ważne! Dotyczy to jednak wyłącznie pracowników zatrudnionych przez pracodawców, którzy mają siedzibę w jednym z państw członkowskich Unii Europejskiej (UE), oraz z Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) i Szwajcarii.

Pracodawca zagraniczny, który jest płatnikiem składek

Jeśli jesteś pracodawcą zagranicznym i masz obowiązek opłacania składek do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych, zgłoś się do ZUS. Możesz to zrobić w dwóch krokach.

Krok 1

Uzyskaj identyfikator NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej). O jego nadanie zwróć się do naczelnika II Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście, ul. Jagiellońska 15, 03-719 Warszawa.

Ważne! Nie występujesz o nadanie NIP, gdy:

• jesteś obywatelem Polski i masz już swój NIP,
• zostałeś zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT UE,
• korzystasz ze swojego NIP, z pominięciem symbolu PL.

Krok 2

Zgłoś siebie jako płatnika składek – wypełnij formularz:

• ZUS ZPA – jeżeli jesteś osobą prawną lub jednostką organizacyjną, która nie ma osobowości prawnej,
• ZUS ZFA – jeżeli jesteś osobą fizyczną, która prowadzi działalność na własny rachunek.

Formularz zgłoszeniowy wraz z kopią decyzji o nadaniu NIP złóż w I Oddziale ZUS w Warszawie, ul. Senatorska 6/8.

Na złożenie dokumentów masz 7 dni od daty uzasadnionego objęcia ubezpieczeniami pierwszej osoby, np. pracownika.

Przejdź do sekcji: Sposób przekazywania dokumentów.

Pracownik, który pełni obowiązki płatnika składek

Jeśli jesteś pracownikiem, który przejął obowiązki zagranicznego pracodawcy, zgłoś się do ZUS jako płatnik składek.

Krok 1

Uzyskaj identyfikator NIP. O jego nadanie zwróć się do naczelnika urzędu skarbowego, zgodnie z Twoim miejscem zamieszkania w Polsce.

Ważne! Nie występujesz o nadanie NIP, gdy:

• jesteś obywatelem Polski i masz już swój NIP,
• zostałeś zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT UE – korzystasz ze swojego NIP, z pominięciem symbolu PL.

Krok 2

Wypełnij formularze:

• ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego) lub ZUS ZZA (zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego, oraz
• ZUS ZAA – podaj w nim adres podmiotu zagranicznego, z którym masz umowę o przejęciu obowiązków płatnika zagranicznego.

Złóż w najbliższej placówce ZUS wypełnione formularze oraz:

• kopię Twojej umowy o przejęciu obowiązków płatnika z pracodawcą zagranicznym,
• kopię decyzji o nadaniu NIP.

Ważne! Jeśli masz obywatelstwo państwa Unii Europejskiej, możesz również złożyć wniosek o nadanie PESEL do Departamentu Rozwoju Informatyki i Systemów Rejestrów Państwowych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, 02-106 Warszawa, ul. Pawińskiego 17/21.

Gdy uzyskasz PESEL, zmień dane identyfikacyjne w ZUS na formularzach:

• ZUS ZIPA – dla płatnika składek,
• ZUS ZIUA – dla osoby ubezpieczonej.

Jaki kod tytułu ubezpieczenia podajesz w zgłoszeniu

W zależności od tego, czy wykonujesz pracę na podstawie umowy o pracę, czy umowy zlecenia, podaj właściwy dla Ciebie kod tytułu ubezpieczenia: 0125, 0126, 0426 lub 0428.

Jeśli masz już zaewidencjonowane konto w ZUS z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZUA/ ZZA podajesz dane identyfikacyjne, jakie zostały zapisane na założonym wcześniej koncie płatnika składek (tj. z tytułu prowadzenia działalności pozarolniczej).

W ZUS będziesz zgłoszony z obu tytułów. Składasz wtedy dwie deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA z dwóch zakresów:

• 01–39 z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności oraz
• 40–49 z tytułu przejęcia obowiązków płatnika zagranicznego.

Ważne! Gdy przejmujesz obowiązki pracodawcy, a jesteś członkiem rady nadzorczej, to podaj odpowiedni kod tytułu ubezpieczenia: 22 40, 22 41 lub 22 42. 

Dowiedz się więcej na temat prowadzenia działalności przez cudzoziemców w Polsce na portalu biznes.gov.pl.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 199, z późn. zm.),
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz.U. z 2026 r. poz. 30),
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2024 r. poz. 236, z późn. zm.),
• Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej  z dnia 9 kwietnia 2026 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2026 r. poz. 518),
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.U.UE.L 2004 Nr 166, str. 1, z późn. zm.),
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.