Jak zatrudnić nianię i nie opłacać składek

Chcesz zatrudnić opiekunkę do dziecka? Podpisz z nią umowę. Składki sfinansuje budżet państwa. Dzięki składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne niania zyska zabezpieczenie teraz i na przyszłość.

Kiedy budżet państwa finansuje składki za nianię

1. Gdy rodzice:

• pracują na podstawie umowy o pracę,
• świadczą usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, która stanowi tytuł do ubezpieczeń społecznych (umowy agencyjnej, umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług),
• prowadzą pozarolniczą działalność, 
• prowadzą działalność rolniczą (z wyjątkiem osoby, która podlega ubezpieczeniu społecznemu rolników jako domownik).

Ważne! Jeżeli opiekujesz się dzieckiem jako zawodowa rodzina zastępcza albo pobierasz zasiłek macierzyński czy przebywasz na urlopie wychowawczym, to budżet państwa nie będzie płacił składek za nianię.

2. Gdy dziecko:

• nie jest w żłobku, klubie dziecięcym ani nie jest pod opieką dziennego opiekuna,
• ukończyło 20 tygodni.

Składki za nianię są opłacane przez budżet państwa najdłużej do końca roku szkolnego, w którym dziecko ukończy 3 lata (ewentualnie 4 lata, jeżeli nie można zapewnić dziecku opieki przedszkolnej). 
Rok szkolny trwa od 1 września do 31 sierpnia następnego roku.

3. Gdy niania:

• jest osobą pełnoletnią,
• nie jest rodzicem dziecka.  

Nianią może być również osoba spokrewniona, np. babcia, dziadek.

Budżet państwa finansuje składki na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne za nianię od tej części pensji, która nie jest wyższa niż 50% minimalnego wynagrodzenia.

Jakimi ubezpieczeniami jest objęta niania

Niania jest objęta obowiązkowymi:

• ubezpieczeniami społecznymi (emerytalnym, rentowymi i wypadkowym) i ubezpieczeniem zdrowotnym – jeżeli np. opieka nad Twoim dzieckiem jest jej jedyną pracą,
• tylko ubezpieczeniem zdrowotnym – np. gdy pracuje jednocześnie na cały etat. 

Ubezpieczenie chorobowe jest dla niani dobrowolne. Składkę na nie finansuje sama niania. Potrącasz jej tę składkę z pensji i odprowadzasz do ZUS.

Co powinna zawierać umowa

Umowa, którą zawrzesz z nianią (czyli tzw. umowa uaktywniająca), powinna określać:

1. strony umowy (rodzic/opiekun dziecka i niania),
2. cel i przedmiot umowy,
3. czas i miejsce sprawowania opieki,
4. liczbę dzieci powierzonych opiece,
5. obowiązki niani,
6. wysokość wynagrodzenia oraz sposób i termin jego wypłaty,
7. czas, na jaki umowa została zawarta,
8. warunki i sposób zmiany, a także rozwiązania umowy.

Jak zgłosić nianię do ubezpieczeń

Podpisałeś umowę? Teraz powinieneś:

Krok 1

Najpierw zgłoś do ZUS siebie jako płatnika składek – wypełnij formularz ZUS ZFA  i przekaż go do ZUS. Jeśli prowadzisz działalność i już składałeś taki formularz, nie musisz go składać ponownie.

Ważne! Płatnikiem składek jest rodzic lub opiekun dziecka, który podpisał umowę.

Krok 2

Zgłoś nianię jako osobę ubezpieczoną. Jeśli niania podlega:

• ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu – wypełnij formularz ZUS ZUA,
• tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu – wypełnij formularz ZUS ZZA

i przekaż do ZUS.
W formularzu wpisz kod tytułu ubezpieczenia, który zaczyna się od cyfr 04 30.
Formularze otrzymasz w dowolnej placówce ZUS lub pobierz je ze strony (linki wyżej). Pracownik sali obsługi klientów ZUS pomoże Ci wypełnić dokumenty.

Jak rozliczać składki za nianię

Jeśli niania zarabia połowę minimalnego wynagrodzenia albo mniej

Wypełnij i złóż do ZUS:

1. deklarację ZUS DRA oraz 
2. raport miesięczny ZUS RCA  – jeśli niania podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu lub  tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.

W raporcie ZUS RCA wpisz kod tytułu ubezpieczenia, który zaczyna się od cyfr 04 30.

Jeśli niania zarabia więcej, niż połowa minimalnego wynagrodzenia 

Wypełnij i złóż do ZUS:

1. deklarację ZUS DRA oraz
2. raport miesięczny ZUS RCA jeśli niania podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu lub tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu;

W tym raporcie wpisz kod tytułu ubezpieczenia, który zaczyna się od cyfr 04 30. Rozliczasz w nim składki od części wynagrodzenia niani równej połowie minimalnego wynagrodzenia.

1. raport miesięczny ZUS RCA jeśli niania podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu lub tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.

W tym raporcie wpisz kod tytułu ubezpieczenia, który zaczyna się od cyfr 04 31. Rozliczasz w nim składki od części pensji niani ponad połowy minimalnego wynagrodzenia. Składki te współfinansujesz z nianią.

Przykład
Została zawarta umowa z nianią. Niania podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu. W lipcu 2024 r. zarobiła 2250 zł. Rodzic powinien złożyć za nią następujące dokumenty rozliczeniowe:

• imienny raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia zaczynającym się od cyfr 04 30 – od połowy minimalnego wynagrodzenia 2150 zł,
• imienny raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia zaczynającym się od cyfr 04 31 – od wynagrodzenia 100 zł (2250 zł minus 2150 zł),
• deklarację rozliczeniową ZUS DRA z identyfikatorem 40 07 2024.

Więcej na ten temat: Zmieniasz niani wynagrodzenie – co robić?

Jak często trzeba składać dokumenty rozliczeniowe

1. Powinieneś do 20. dnia następnego miesiąca dostarczyć do ZUS dokumenty rozliczeniowe za nianię (za miniony miesiąc). 
2. Jeżeli pensja niani nie przekracza połowy minimalnego wynagrodzenia, dokumenty składasz tylko raz. Chyba że zatrudniłeś nianię w trakcie miesiąca, wtedy składasz dokumenty jeszcze za kolejny, pełny miesiąc. 
3. Ponownie złóż dokumenty:

• gdy zmieni się pensja niani (do wysokości połowy minimalnego wynagrodzenia),
• gdy niania pobierała za dany miesiąc np. zasiłek chorobowy.

1. Gdy pensja opiekunki jest wyższa niż połowa minimalnego wynagrodzenia dokumenty rozliczeniowe składaj do ZUS co miesiąc.

Gdzie składać dokumenty

• w każdej naszej placówce,
• wysłać pocztą,
• przez Platformę Usług Elektronicznych za pośrednictwem programu ePłatnik.

Kiedy budżet państwa przestanie finansować składki za nianię

1. Z chwilą wygaśnięcia lub rozwiązania umowy, np. z końcem roku szkolnego, w którym Twoje dziecko skończyło 3 lata. 
2. Po 3 miesiącach od dnia, w którym:

• stracisz pracę, 
• przestaniesz prowadzić działalność gospodarczą lub ją zawiesisz,
• będziesz na urlopie bezpłatnym. 

Więcej na ten temat: Rozwiązanie umowy z nianią

Co należy zrobić po zakończeniu umowy z nianią

Złóż do ZUS: 

• druk ZUS ZWUA – wyrejestrowanie niani z ubezpieczeń – jako datę wyrejestrowania wpisz dzień, od którego niania nie podlega ubezpieczeniom;
• druk ZUS ZWPA – jeżeli płaciłeś składki tylko za nianię (czyli gdy przestajesz być płatnikiem składek)

w ciągu 7 dni od dnia, w którym budżet państwa przestanie płacić składki za nianię.