Podstawowe zasady kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy - informacja dla pracodawców

Pracodawcy są uprawnieni do kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień od pracy z powodu choroby lub konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny.

1. Czy każdy pracodawca jest uprawniony do kontroli

Pracodawca, który wypłaca wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy

Każdy pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień od pracy, za które wypłaca z własnych środków wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy na podstawie art. 92 Kodeksu pracy.

Pracodawca, który wypłaca zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne i zgłasza więcej niż 20 ubezpieczonych

Pracodawca jest także uprawniony do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy, za które wypłaca swoim pracownikom (również innym ubezpieczonym, np. zleceniobiorcom) zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne. Są to pracodawcy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.

Pracodawca, który zgłasza nie więcej niż 20 ubezpieczonych

Pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych, występuje o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy, za które pracownikom przysługują zasiłki chorobowe i opiekuńcze albo świadczenie rehabilitacyjne, do oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki jego pracownikom.

2. Kto może przeprowadzić kontrolę

Pracodawca uprawniony do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy może tę kontrolę przeprowadzić sam. Może także zlecić przeprowadzenie kontroli innej osobie, np. innemu pracownikowi. Ze względu na wrażliwy charakter sprawy, powinna to być osoba ciesząca się dobrą opinią i budząca zaufanie. Powinna także znać przepisy określające zasady postępowania przy przeprowadzaniu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy, a także przepisy o ochronie danych osobowych.

Osobie, która ma przeprowadzić kontrolę, pracodawca wystawia imienne upoważnienie zgodnie ze wzorem (stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia [1]). Osoba przeprowadzająca kontrolę musi mieć przy sobie także legitymacją pracowniczą lub dokument tożsamości. Upoważnienie oraz ten dokument musi okazać osobie kontrolowanej lub osobie przebywającej w miejscu przeprowadzania kontroli.

Imienne upoważnienie pracodawca jest zobowiązany wystawić osobie przeprowadzającej kontrolę także w przypadku, gdy powierzył kontrolę innemu, zewnętrznemu podmiotowi. Należy pamiętać, że umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a podmiotem zewnętrznym powinna określać zakres i cel przetwarzania danych osobowych powierzonych temu podmiotowi, niezbędnych do przeprowadzenia kontroli.

Pracodawca, który zlecił podmiotowi zewnętrznemu przeprowadzenie kontroli, nadal pozostaje administratorem danych osobowych swoich pracowników i musi zadbać o to, by nie naruszyć przepisów o ochronie danych osobowych.

3. Kiedy można przeprowadzić kontrolę

Pracodawca przeprowadza kontrole w miarę potrzeb, bez ustalania z góry stałych terminów. Kontrole mogą być częstsze w okresach, w których wzrasta liczba pracowników korzystających ze zwolnień z powodu choroby lub sprawowania opieki.

4. Na czym polega kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia od pracy

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia od pracy z powodu choroby polega na ustaleniu, czy w okresie zwolnienia lekarskiego pracownik:

• nie wykonuje pracy zarobkowej (Pracą zarobkową jest każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od stosunku prawnego będącego podstawą jej wykonania, z wyłączeniem czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności. Istotną okolicznością nie może być polecenie pracodawcy.);

• nie podejmuje aktywności niezgodnej z celem zwolnienia (Aktywnością niezgodną z celem zwolnienia od pracy są wszelkie działania utrudniające lub wydłużające proces leczenia lub rekonwalescencję, z wyłączeniem zwykłych czynności dnia codziennego lub czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności.).

Jeżeli zwolnienie lekarskie zostało wystawione z powodu konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, dodatkowo należy ustalić, czy:

• poza pracownikiem nie ma innych domowników, którzy mogą zapewnić opiekę dziecku lub choremu członkowi rodziny (nie dotyczy to opieki nad dzieckiem w wieku do 2 lat).

5. Gdzie można przeprowadzać kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia od pracy

Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia od pracy pracodawca może przeprowadzać w:

• miejscu zamieszkania,
• miejscu pobytu (adres pobytu w okresie orzeczonej niezdolności do pracy jest na zaświadczeniu lekarskim),
• miejscu pracy osoby kontrolowanej lub w miejscu wykonywania przez nią pozarolniczej działalności (w przypadku, gdy pracodawca ma informacje, że pracownik jest również zatrudniony u innego pracodawcy, wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia na rzecz innego podmiotu albo równocześnie prowadzi działalność pozarolniczą),
• w innym miejscu, jeżeli jest to konieczne ze względu na cel kontroli.

6. Jak należy postąpić, gdy osoba kontrolująca nie zastanie pracownika w domu

Jeśli pracodawca przeprowadza kontrolę w miejscu zamieszkania lub pobytu i kontrolujący nie zastanie pracownika w domu, należy w miarę możliwości ponowić kontrolę oraz wyjaśnić przyczyny tej nieobecności. Jeżeli pracownik poda uzasadniony powód swojej nieobecności, np. wizyta u lekarza itp., nie można uznać, że zwolnienie od pracy było nieprawidłowo wykorzystywane.

Wątpliwości pracodawcy, czy pracownik wykorzystywał zwolnienie od pracy zgodnie z jego celem i czy w związku z tym ma prawo do zasiłku, rozstrzyga ZUS na wniosek pracodawcy.

Nieobecność pracownika w miejscu zamieszkania lub pobytu w trakcie kontroli nie musi być powodem odmowy prawa do zasiłku, jeśli była uzasadniona.

7. Co zawiera protokół z kontroli

Po zakończeniu kontroli osoba, która ją wykonuje, spisuje protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia. Protokół sporządza zawsze, gdy zastała pracownika w miejscu kontroli, niezależnie od tego, czy stwierdzi nieprawidłowości w wykorzystywaniu zwolnienia od pracy, czy ich nie stwierdzi. Protokołu kontroli nie sporządza się, jeżeli pracownika nie było w miejscu kontroli. Wówczas należy spisać notatkę.

Protokół zawiera ustalenia z kontroli, w tym opis na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia od pracy, jeśli osoba, która przeprowadziła kontrolę, je stwierdziła. Osoba kontrolowana może wnieść zastrzeżenia do protokołu. Protokół kontroli z którego wynika nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia od pracy stanowi są podstawą do wszczęcia przez ZUS postępowania w sprawie ustania prawa do zasiłku.

8. Kto może złożyć zastrzeżenia

Osoba kontrolowana ma prawo w terminie 7 dni od otrzymania protokołu kontroli złożyć zastrzeżenia do ustaleń w nim zawartych. Powinna równocześnie wskazać stosowne środki dowodowe. Zgłoszone zastrzeżenia rozpatruje ZUS, dlatego pracodawca powinien niezwłocznie przekazać je do ZUS.

9. Kto wydaje decyzję w sprawie uprawnień do zasiłku

Jeśli z protokołu i zastrzeżeń do niego wynika, że zwolnienie od pracy było wykorzystywane nieprawidłowo, ZUS wszczyna postępowanie w sprawie ustania prawa do zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego. Protokół kontroli stanowi dowód w tym postępowaniu. Pracodawca, który stwierdził nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia od pracy pracownika, powinien niezwłocznie przekazać protokół kontroli do ZUS, nawet jeżeli nie były zgłoszone zastrzeżenia. O uprawnieniach do zasiłku rozstrzyga ZUS wydając decyzję.

Od decyzji przysługuje odwołanie do sądu. Pracownik może je złożyć pisemnie lub ustnie do protokołu, za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję. Na złożenie odwołania przysługuje miesiąc od dnia otrzymania decyzji.

O czym trzeba pamiętać

Każda kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia od pracy powinna być prowadzona z zachowaniem następujących zasad:

• z wykorzystaniem środków adekwatnych i proporcjonalnych do celu kontroli,
• z poszanowaniem prywatności osoby kontrolowanej oraz innych osób przebywających w miejscu kontroli,
• w sposób wolny od ryzyka pogorszenia się stanu zdrowia osoby kontrolowanej i zakłócania procesu leczenia lub rekonwalescencji,
• czas trwania kontroli powinien być ograniczony do okresu niezbędnego do dokonania ustaleń,
• z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych.

Osoba kontrolująca nie może wymagać od osoby kontrolowanej informacji o stanie zdrowia lub przyczynie niezdolności do pracy.

Więcej informacji dotyczących kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy znajduje się w poradniku "Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy wykonywana przez płatników składek”

Podstawa prawna:

1. Rozporządzenie w sprawie wzoru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy oraz wzoru protokołu tej kontroli
2. Art. 68 – 68e ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa