Ustalanie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy lub służby.

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników uwzględnia się również przychód z tytułu umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenia usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo z tytułu umowy o dzieło, jeżeli umowa taka została zawarta z pracodawcą, z którym pozostają oni w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonują pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostają w stosunku pracy.

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego oraz świadczenia rehabilitacyjnego.

Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników nie wlicza się następujących przychodów:

  1. nagród jubileuszowych (gratyfikacji), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat,
  2. należności obliczanych od wielkości efektów uzyskanych przez zastosowanie pracowniczego projektu wynalazczego i za dokumentację dostarczoną bezumownie przez twórcę projektu, przydatną do stosowania projektu oraz nagród za wynalazczość, a także nagród za prace badawcze i wdrożeniowe,
  3. nagród ministra gospodarki za szczególne osiągnięcia w eksporcie,
  4. odpraw pieniężnych przysługujących w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,
  5. odpraw, odszkodowań i rekompensat wypłacanych pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy,
  6. odszkodowań wypłacanych byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 1012 Kodeksu pracy,
  7. odpraw wypłaconych pracownikom powołanym do zasadniczej służby wojskowej na podstawie art. 125 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej,
  8. wartości świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalentów za te świadczenia wypłacanych zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych,
  9. odszkodowań za utratę lub uszkodzenie w związku z wypadkiem przy pracy przedmiotów osobistego użytku oraz przedmiotów niezbędnych do wykonywania pracy należnych od pracodawcy na podstawie art. 2371 § 2 kodeksu pracy,
  10. ekwiwalentów pieniężnych za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika,
  11. wartości ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór,
  12. wartości finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł,
  13. zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych,
  14. kwot otrzymywanych przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym – do wysokości nieprzekraczającej kwoty, która z tego tytułu została zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych,
  15. diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej w kraju oraz poza jego granicami, z zastrzeżeniem pkt 18,
  16. części wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, z wyłączeniem osób wymienionych w art. 18 ust. 12 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób, stanowiący podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,
  17. dodatku za warunki pracy z tytułu wykonywania pracy za granicą (dodatek walutowy), przysługującego nauczycielom zatrudnionym w publicznych szkołach i szkolnych punktach konsultacyjnych przy przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych i przedstawicielstwach wojskowych Rzeczypospolitej Polskiej – określonego w odrębnych przepisach wydanych przez Ministerstwo Edukacji Narodowej,
  18. równowartości dodatków dewizowych wypłacanych pracownikom zatrudnionym na morskich statkach handlowych i rybackich – w części odpowiadającej 75% dodatków,
  19. dodatku za rozłąkę wypłacanego pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawnego – do wysokości diet z tytułu podróży służbowej w kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w kraju,
  20. świadczeń finansowanych ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
  21. świadczeń wypłacanych z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
  22. świadczeń urlopowych wypłacanych na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy powołanej w pkt 21 – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie,
  23. zapomóg losowych w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby,
  24. środków otrzymywanych na rehabilitację zawodową, społeczną oraz leczniczą osób niepełnosprawnych, na podstawie odrębnych przepisów z zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych albo zakładowego funduszu aktywności, z wyłączeniem wynagrodzeń finansowanych ze środków publicznych,
  25. składników wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku,
  26. dodatków uzupełniających 80% zasiłek chorobowy, wypłacanych przez pracodawców – do kwoty nieprzekraczającej łącznie z zasiłkiem chorobowym 100% przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek,
  27. korzyści materialnych wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji,
  28. dodatkowych świadczeń niemających charakteru deputatu, przyznawanych na podstawie przepisów szczególnych – kart branżowych lub układów zbiorowych pracy, tj. ekwiwalentu pieniężnego z tytułu zwrotu kosztów przejazdów urlopowych, świadczeń na pomoce naukowe dla dzieci, świadczeń przyznawanych z tytułu uroczystych dni, jak tradycyjne „barbórkowe”, z wyjątkiem nagród pieniężnych wypłacanych z tytułu uroczystych dni,
  29. nagród za wyniki sportowe, wypłacanych przez kluby sportowe i polskie związki sportowe, oraz nagród za wybitne osiągnięcia sportowe lub wybitne osiągnięcia w pracy zawodowej w dziedzinie kultury fizycznej, wypłacanych ze środków budżetowych,
  30. wartości świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych,
  31. świadczeń w naturze w postaci działki gruntu.

Wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku:

  • jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy – według cen wobec innych odbiorców niż pracownicy,
  • jeżeli przedmiotem są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę – według cen ich zakupu,
  • jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego:
    • dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego – w wysokości czynszu obowiązującego dla tego typu lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,
    • dla lokali komunalnych – w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,
    • dla lokali własnościowych, z wyłączeniem lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego oraz domów stanowiących własność prywatną – w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy,
    • dla lokali w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Powyższe zasady ustalania podstawy wymiaru stosuje się odpowiednio do podstawy wymiaru składek: funkcjonariuszy Służby Celnej oraz członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia

Dla osób wykonujących umowy zlecenia, umowy agencyjne lub inne umowy o świadczenie usług, dla których odpłatność w umowie  zlecenia, umowie agencyjnej lub umowie o świadczenie usług określono prowizyjnie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi Przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, z wyłączeniem zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Ponadto odpowiednie zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2015 r. poz. 2236).

Osoby wykonujące powyższe umowy, dla których odpłatność określono w inny sposób niż kwotowo bądź w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż kwota minimalnego wynagrodzenia.

Więcej informacji w Poradniku "Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ustalania podstawy wymiaru składek osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych" (pdf, 541 kB).

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób prowadzących pozarolniczą działalność  i osób z nimi współpracujących

Dla osób prowadzących pozarolniczą działalność  i osób z nimi współpracujących podstawę wymiaru składek stanowi zdeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.

Dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych (nie dotyczy osób prowadzących inną pozarolniczą działalność niż gospodarcza oraz osób współpracujących z prowadzącym działalność), w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 30% minimalnego wynagrodzenia.

Zgodnie z art. 18a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla tych osób stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 30% minimalnego wynagrodzenia. Przepis ten nie ma zastosowania do osób, które:

  • prowadzą lub w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej prowadziły pozarolniczą działalność,
  • wykonują działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe duchownych

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne duchownych (w tym alumnów seminariów duchownych, nowicjuszy, postulantów i juniorystów, którzy ukończyli 25 lat) stanowi kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę łącznie z kosztami uzyskania i kwotą podatku, o których mowa w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne duchownych pozostających w stosunku pracy, członkostwa w spółdzielni lub służby, których podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tych tytułów w przeliczeniu na okres miesiąca jest niższa niż minimalne wynagrodzenie stanowi różnica pomiędzy kwotą minimalnego wynagrodzenia a kwotą podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu stosunku pracy, członkostwa w spółdzielni lub służby.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób pobierających zasiłek macierzyński lub przebywających na urlopie wychowawczym

Dla osób pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne  stanowi  kwota zasiłku macierzyńskiego.

Dla osób przebywających na urlopach wychowawczych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi Kwota przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających ten urlop. Podstawa wymiaru składek nie może być jednak wyższa niż kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek i nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.

Więcej informacji w Poradniku ”Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ustalania podstawy wymiaru składek” (pdf, 752 kB).


W stosunku do ubezpieczonych, dla których obowiązujące przepisy przewidują minimalną podstawę wymiaru składek za miesiąc, w którym nastąpiło odpowiednio objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub ich ustanie, a ubezpieczenia trwały tylko przez część miesiąca, kwotę najniższej podstawy wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom. Uzyskana w wyniku podzielenia liczba nie podlega zaokrągleniu (bez względu na liczbę miejsc po przecinku, jaką wskazuje użyta maszyna licząca) i powinna zostać przemnożona w takiej postaci, w jakiej została wyliczona. Dopiero po pomnożeniu należy dokonać zaokrąglenia ustalonej podstawy wymiaru składek do pełnych groszy, przyjmując iż dokonuje się zaokrąglenia z uwzględnieniem trzeciego miejsca po przecinku. Obliczoną podstawę wymiaru składek należy zaokrąglić do pełnych groszy w górę, jeżeli końcówka jest równa lub wyższa od 0,5 grosza, albo w dół, jeżeli końcówka jest niższa od 0,5 grosza.

Zasadę tę stosuje się odpowiednio w przypadku niezdolności do pracy trwającej przez część miesiąca, jeżeli z tego tytułu ubezpieczony spełnia warunki do przyznania zasiłku.

Przedstawiona zasada zmniejszania najniższej podstawy wymiaru składek ma zastosowanie do np.:

  • zleceniobiorców i osób z nimi współpracujących opłacających składki od kwoty najniższej podstawy wymiaru składek,
  • osób prowadzących pozarolniczą działalność oraz osób z nimi współpracujących opłacających składki od kwoty najniższej podstawy wymiaru składek,
  • duchownych opłacających składki od kwoty najniższej podstawy wymiaru składek,
  • osób przebywających na urlopie wychowawczym.

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenia rentowe

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne oraz ubezpieczenia rentowe ubezpieczonych w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach (w razie ich braku przy ustalaniu wymienionego wynagrodzenia bierze się pod uwagę przeciętne miesięczne wynagrodzenie z III kwartału poprzedniego roku).

Z powyższego wynika, że płatnik składek przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe do osiągnięcia kwoty 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Natomiast po przekroczeniu tej kwoty płatnik składek jest zobowiązany zaprzestać obliczania i przekazywania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Płatnik składek zaprzestaje opłacania składek po osiągnięciu przez ubezpieczonego w danym roku kalendarzowym kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na podstawie:

  • informacji uzyskanej z ZUS, że kwota ograniczenia została osiągnięta,
  • własnej dokumentacji płacowej.

Jeżeli po sprawdzeniu wysokości rocznej podstawy wymiaru składek ZUS stwierdzi opłacenie składek od nadwyżki ponad kwotę ograniczenia, informuje o tym niezwłocznie płatników składek i ubezpieczonego za pośrednictwem płatników składek.

Jeśli z dokumentacji płacowej płatnika wynika, że w danym miesiącu następuje przekroczenie kwoty ograniczenia, płatnik oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia kwoty ograniczenia.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i ubezpieczenie wypadkowe

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i ubezpieczenie wypadkowe stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z zastrzeżeniem, że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe osób podlegających temu ubezpieczeniu dobrowolnie nie może  przekraczać miesięcznie 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe nie stosuje się ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek do 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Płatnik, który zaprzestaje opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za danego ubezpieczonego z powodu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia, jest w dalszym ciągu obowiązany opłacać składki na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe. Dla tych ubezpieczeń przepisy nie przewidują ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek.