Postępowanie w sprawie przyznania świadczeń

Jeżeli wniosek nie został złożony w organie rentowym, lecz został przesłany za pośrednictwem przedsiębiorcy uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej w obrocie krajowym lub zagranicznym, za datę złożenia wniosku uważa się datę nadania wniosku za pośrednictwem tego przedsiębiorcy.

Jeżeli przepisy ustawy  emerytalnej dopuszczają zgłoszenie wniosku za pośrednictwem płatnika składek, za datę zgłoszenia wniosku uważa się datę sporządzenia wniosku przez płatnika.

Datę sporządzenia wniosku wpisuje pracodawca zobowiązany do kompletowania wniosku o świadczenie. Prawidłowość tego wpisu potwierdza własnoręcznym podpisem i opatruje  pieczątką pracownik upoważniony do sporządzania wniosków. 

Zgodnie z art. 182 ustawy  emerytalnej  - ubezpieczeni urodzeni po dniu 31 grudnia 1948 r., do których nie stosuje się przepisów art. 46-47, 50, 50a oraz 50e, dotyczących emerytur ustalanych według zasad dotychczasowych - a więc osoby, którym emerytura zostanie ustalona na nowych zasadach, określonych w art. 24 lub 184 ww. ustawy  - zgłaszają wnioski o emeryturę bezpośrednio w organie rentowym. 

W związku z powyższym, w przypadku wym. osób - pracodawca nie ma obowiązku kompletowania i sporządzania wniosku oraz przedkładania go we właściwym oddziale ZUS.  Jeśli jednak to uczyni, data zgłoszenia wniosku zostanie ustalona na zasadach ogólnych (nie będzie nią data sporządzenia wniosku).

W przypadku natomiast pozostałych emerytur ustalanych na dotychczasowych zasadach, rent z tytułu niezdolności do pracy oraz rent rodzinnych - płatnik składek - z wyłączeniem:

• zleceniodawców;
• osób fizycznych zatrudniających pracowników;
• płatników składek niewypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, oraz
• płatników składek, którzy opłacają składkę jedynie za siebie i osoby współpracujące

jest zobowiązany do skompletowania wniosku i przedłożenia go (za zgodą pracownika) w organie rentowym.

Jeżeli wniosek został złożony przez osobę odbywającą karę pozbawienia wolności, karę aresztu wojskowego albo karę aresztu za wykroczenie oraz osobę tymczasowo aresztowaną, za datę zgłoszenia wniosku uważa się datę przyjęcia wniosku przez administrację zakładu karnego lub aresztu. Datę tę potwierdza się pieczęcią i podpisem osoby upoważnionej. Zasada ta nie dotyczy emerytur, wymienionych w przytoczonym wyżej art. 182 ustawy emerytalnej.  

Za datę zgłoszenia wniosku uważa się datę złożenia wniosku:

• w innych organach niż organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy, jeżeli do ich właściwości należą sprawy świadczeń, a więc - przykładowo - datę zgłoszenia wniosku w innym oddziale ZUS, niż właściwy ze względu na miejsce zamieszkania, a także
• w polskim urzędzie konsularnym lub w innej polskiej placówce dyplomatycznej - dotyczy osób, które w dacie składania wniosku przebywają za granicą.

Jeżeli wniosek został zgłoszony w zagranicznej instytucji ubezpieczeniowej państwa, z którym Rzeczpospolitą Polską łączy umowa międzynarodowa w dziedzinie ubezpieczeń społecznych -  za datę zgłoszenia wniosku uważa się datę uznaną za datę złożenia wniosku zgodnie z wewnętrznym prawodawstwem stosowanym przez tę instytucję.

Zasada ta wynika z przepisów prawa unijnego o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz łączących Polskę dwustronnych umów międzynarodowych w dziedzinie ubezpieczeń społecznych. Z regulacji tych  wynika, że data zgłoszenia wniosku dotyczącego świadczeń emerytalno-rentowych w zagranicznej instytucji ubezpieczeniowej państwa członkowskiego UE/EFTA (odpowiednio drugiego państwa - Strony umowy), jest wiążąca dla organu rentowego ZUS.

Jeżeli zagraniczna instytucja ubezpieczeniowa przekaże wniosek do organu rentowego w formie elektronicznej, wniosek i inne dowody otrzymane z tej instytucji w formie elektronicznej uznaje się za równoważne z oryginalnym wnioskiem i dokumentami wymaganymi w postępowaniu.

Za datę zgłoszenia wniosku, wniesionego drogą elektroniczną, uważa się dzień wprowadzenia wniosku do systemu teleinformatycznego organu rentowego.

• pozostawia wniosek bez rozpoznania, albo
• wzywa zainteresowanego do uzupełnienia braków.

W przypadku, gdy wniosek nie zawiera imienia i nazwiska zainteresowanego oraz/lub adresu miejsca zamieszkania i adresu do korespondencji, a w przypadku osoby bezdomnej - adresu miejsca pobytu lub ostatniego miejsca zameldowania na pobyt stały - organ rentowy pozostawia wniosek bez rozpoznania. Oznacza to, że w sprawie tej organ rentowy nie wydaje decyzji.

Jeżeli wniosek zawiera imię i nazwisko oraz adres zainteresowanego, natomiast osoba zainteresowana nie zawarła w nim innych danych, niezbędnych do rozpatrzenia wniosku (np. wniosek nie został podpisany), bądź nie przedłożyła dokumentów, które są niezbędne do jego rozpatrzenia  (np. osoba ubiegająca się o rentę z tytułu niezdolności do pracy nie dołączyła do wniosku zaświadczenia o stanie zdrowia) - organ rentowy wzywa zainteresowanego do uzupełnienia wniosku.

W wezwaniu tym organ rentowy:

• wyznacza termin na uzupełnienie wniosku (nie krótszy niż 14 dni od daty otrzymania wezwania, które jest wysyłane za zwrotnym poświadczeniem odbioru);
• poucza zainteresowanego, iż w razie nie usunięcia braków w wyznaczonym terminie - zostanie wydana decyzja o odmowie wszczęcia postępowania.

Jeżeli wnioskodawca nie usunie braków w terminie wyznaczonym w wezwaniu - organ rentowy wydaje decyzję o odmowie wszczęcia postępowania.

Organ rentowy może się także zwrócić do zainteresowanego o uzupełnienie wniosku, w którym nie zostało wyraźnie i jednoznacznie sprecyzowane jego żądanie.  Organ  ten w razie wątpliwości nie może formułować żądań za wnioskodawcę, natomiast  powinien dążyć do ustalenia jego rzeczywistej woli.

W przypadku, gdy przy dokonywaniu czynności przed organem rentowym zainteresowany lub świadek, mający pełną zdolność do czynności prawnych, nie może złożyć podpisu, podpis składa inna upoważniona przez niego osoba, nieograniczona w zdolności do czynności prawnych.

Osoba składająca podpis za zainteresowanego lub świadka składa oświadczenie o przyczynach uniemożliwiających złożenie podpisu przez zainteresowanego lub świadka, podając następujące swoje dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL, a jeżeli nie nadano tego numeru - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres miejsca zamieszkania i adres do korespondencji.

Jeżeli  przedstawiciel ustawowy lub opiekun prawny nie zgłasza wniosku o świadczenie dla osoby, nad którą sprawuje opiekę - wniosek o świadczenie może zgłosić, w imieniu zainteresowanego, osoba sprawująca nad nim faktyczną opiekę. Organ rentowy może uznać za skuteczne czynności, które są podejmowane na rzecz zainteresowanego przez osobę sprawującą nad nim faktyczną opiekę, jeżeli nie wymagają one osobistego działania zainteresowanego.

Dokonanie oceny, czy czynności te mogą być uznane za skuteczne, a także, czy określona czynność wymaga osobistego działania zainteresowanego, należy każdorazowo do organu rentowego. Do czynności wymagających osobistego działania zainteresowanego należy np. poddanie się badaniu lekarskiemu przez lekarza orzecznika lub komisję lekarską ZUS, czy też złożenie przez zainteresowanego oświadczenia w przypadkach, o których mowa w przepisach rozporządzenia o postępowaniu.

Celem wprowadzenia powyższej regulacji jest umożliwienie osobom sprawującym faktyczną opiekę zgłoszenia wniosku o świadczenie w sytuacji, gdy:

• przedstawiciel ustawowy (np. rodzic) lub opiekun prawny nie mogą albo nie chcą wykonywać swoich obowiązków, wynikających ze sprawowania opieki prawnej nad osobą, która z racji wieku lub stanu zdrowia nie ma zdolności do czynności prawnych;
• wszczęte zostało postępowanie o ustanowienie opieki prawnej nad osobą nie mającą zdolności do czynności prawnych, aby do czasu ustanowienia opieki zapobiec przedawnieniu roszczeń osoby zainteresowanej.

Wniosek o świadczenie, zgłoszony przez opiekuna faktycznego w imieniu zainteresowanego, powinien być opatrzony stosowną adnotacją organu rentowego, zawierającą dane osobowe i adresowe tego opiekuna oraz oświadczenie o sprawowaniu faktycznej opieki.

Oświadczenie opiekuna faktycznego nie wymaga potwierdzenia, jeśli jego działanie ogranicza się wyłącznie do złożenia wniosku w imieniu osoby, nad którą sprawuje opiekę. Jeśli jednak opiekun faktyczny będzie także pobierał to świadczenie (np. rentę rodzinną dla małoletniego dziecka) - wymagane jest potwierdzenie oświadczenia o sprawowaniu opieki przez organ, który z racji wykonywanych zadań posiada informacje dotyczące sprawowania tej opieki.

Oznacza to więc, że wycofanie wniosku jest skuteczne, jeżeli zostanie złożone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu, lub zgłoszone drogą elektroniczną - nie później jednak niż do dnia uprawomocnienia się decyzji, tj. w terminie 30 dni od daty otrzymania decyzji.

• datę urodzenia;
• okresy uzasadniające prawo do świadczeń i ich wysokość;
• stan zdrowia, a także wywiad zawodowy sporządzony przez płatnika składek, jeżeli pozostaje w zatrudnieniu - w przypadku, gdy prawo do świadczenia jest uzależnione od stwierdzenia niezdolności do pracy;
• wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu i uposażenia, przyjmowanych do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń;
• okoliczności niezbędne do ustalenia świadczeń przysługujących z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych, jeżeli umowy międzynarodowe, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, tak stanowią.

Osoby występujące z wnioskiem o rentę z tytułu niezdolności do pracy, wraz z dokumentami potwierdzającymi stan zdrowia, powinny także przedłożyć wywiad zawodowy sporządzony przez płatnika składek, u którego pozostają w zatrudnieniu.

Przepisy rozporządzenia o postępowaniu  wyłączają obowiązek przedkładania - przez osoby zgłaszające wniosek o świadczenie - dokumentów potwierdzających dane zawarte na koncie ubezpieczonego, jak również dokumentów, które zostały złożone w organie rentowym dla celów ustalenia kapitału początkowego albo prawa lub wysokości innych świadczeń na podstawie ustawy  emerytalnej lub odrębnych przepisów.

Dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, a także inne okresy składkowe i nieskładkowe oraz wysokość wynagrodzenia, należy dołączyć do wniosku w oryginale albo przedłożyć ich odpisy poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika strony, będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.

Oryginały dokumentów - po wykorzystaniu - ZUS zwraca wnioskodawcy. Nie podlegają zwrotowi zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia, przychodu, dochodu i uposażenia oraz zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, wystawione na druku według wzoru ZUS Rp-7, a także pisemne zeznania świadków i oświadczenia zainteresowanego.

Również w przypadku zgłaszania wniosku o rentę rodzinną przepisy rozporządzenia  o postępowaniu wyłączają obowiązek przedkładania  dokumentów potwierdzających dane zawarte na koncie ubezpieczonego, jak również dokumentów, które zostały złożone w organie rentowym dla celów ustalenia kapitału początkowego albo prawa lub wysokości innych świadczeń na podstawie ustawy emerytalnej  lub odrębnych przepisów.

W przypadku ubiegania się o rentę rodzinną po osobie, która nie  miała ustalonego prawa do świadczenia, konieczne jest przedłożenie dokumentów, które pozwolą na ustalenie prawa do świadczenia zmarłego oraz wysokości tego świadczenia.

W takim przypadku każda osoba ubiegająca się o rentę rodzinną zobowiązana jest do przedłożenia dokumentów stwierdzających, w szczególności:

• okresy uzasadniające prawo do świadczeń i ich wysokość;
• wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu i uposażenia, przyjmowanych do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń;
• okoliczności niezbędne do ustalenia świadczeń przysługujących z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych, jeżeli umowy międzynarodowe, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, tak stanowią.

Niezależnie od wymienionych wyżej środków dowodowych, wymaganych każdorazowo przy ubieganiu się o rentę rodzinną - osoba ubiegająca się o tę rentę zobowiązana jest do przedłożenia dokumentów, potwierdzających spełnienie warunków osobistych, uzasadniających jej prawo do renty rodzinnej.

Małżonek (wdowa, wdowiec) ubiegający się o przyznanie renty rodzinnej, powinien dołączyć do wniosku dokumenty stwierdzające:

• datę urodzenia i datę zgonu osoby, po której ma być przyznana renta rodzinna;
• zawarcie związku małżeńskiego;
• posiadanie prawa do alimentów, ustalonego wyrokiem lub ugodą sądową, ze strony małżonka, po którym ubiega się o przyznanie renty rodzinnej, jeżeli w chwili śmierci małżonka nie istniała wspólność małżeńska.

Małżonek (wdowa, wdowiec) powinien ponadto złożyć oświadczenie:

• o istnieniu wspólności małżeńskiej;
• stwierdzające brak niezbędnych źródeł utrzymania - dla celów ustalenia prawa do okresowej renty rodzinnej.

W przypadku orzeczenia rozwodu lub separacji zainteresowany dodatkowo przedkłada dokumenty, stwierdzające posiadanie prawa do alimentów, ustalonego wyrokiem lub ugodą sądową, ze strony małżonka, po którym ubiega się o przyznanie renty rodzinnej.

Do wniosku o rentę rodzinną dla dzieci własnych zmarłego, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci, które ukończyły 16 lat, powinny być również przedłożone dokumenty stwierdzające:

• pobieranie nauki w szkole;
• stan zdrowia, jeżeli prawo do renty rodzinnej jest uzależnione od stwierdzenia całkowitej niezdolności do pracy lub całkowitej niezdolności do pracy oraz do samodzielnej egzystencji.

Do wniosku o rentę rodzinną dla przyjętych na wychowanie i utrzymanie: wnuków, rodzeństwa i innych dzieci ubiegających się o przyznanie renty rodzinnej, powinny być dodatkowo dołączone oświadczenia lub dokumenty potwierdzające, że osoby te:

• zostały przyjęte na wychowanie i utrzymanie co najmniej na rok przed śmiercią ubezpieczonego lub świadczeniobiorcy, chyba że śmierć była następstwem wypadku;
• nie mają prawa do renty po rodzicach, a gdy rodzice żyją - nie mogą zapewnić im utrzymania, albo że ubezpieczony lub świadczeniobiorca był ich opiekunem ustanowionym przez sąd.

Rodzice ubiegający się o rentę rodzinną powinni dodatkowo dołączyć do wniosku oświadczenie stwierdzające, że zmarły bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania.

W wymienionych dokumentach pracodawca powinien podać okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, jej rodzaj i nazwę stanowiska pracy - ze wskazaniem odpowiedniego wykazu, pozycji rozporządzenia jak również zarządzenia resortowego. Nazwa stanowiska pracy w szczególnych warunkach, na jakim był zatrudniony pracownik wykazana w świadectwie musi odpowiadać nazwie wymienionej w wykazie aktu resortowego, nie może być niepełna ani podobna.

Jako środki dowodowe dopuszczalne są również kserokopie dokumentów potwierdzające okresy pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, sporządzone przez archiwa na podstawie posiadanej przez nie pracowniczej dokumentacji osobowej.

W innej sytuacji są prywatni pracodawcy, których nie obowiązywały zarządzenia resortowe. Prywatni pracodawcy przy potwierdzaniu okresów pracy w szczególnych warunkach mogą zatem powoływać się jedynie na rodzaje prac w szczególnych warunkach, które zawarte są w wykazach A i B stanowiących załącznik do wymienionego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r.

Oddział ZUS właściwy ze względu na siedzibę pracodawcy (płatnika składek), miejsce wykonywania pracy lub miejsce zamieszkania ubezpieczonego (jeżeli osoba zainteresowana sama za siebie opłacała składki na ubezpieczenie społeczne) - na podstawie dokumentacji własnej - może potwierdzić:

1. okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu oraz okres opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i wysokość podstawy wymiaru składek:

a. osobom, które prowadziły działalność na własny rachunek oraz innym osobom nie pozostającym w stosunku pracy, a mianowicie:

• rzemieślnikom (tj. osobom wykonującym rzemiosło na podstawie wymaganego uprawnienia przemysłowego, zezwolenia, karty rzemieślniczej) i osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 lipca 1965 r.),
• właścicielom i współwłaścicielom taksówek (za okres od 1 lipca 1969 r.),
• osobom, które zajmowały się rybołówstwem morskim na własny rachunek oraz uprawiały flisactwo turystyczne na rzece Dunajec i osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 marca 1970 r.),
• osobom prowadzącym działalność handlowo-usługową na własny rachunek i osobom z nimi współpracującym (za okres od 25 sierpnia 1973 r.),
• adwokatom, którzy wykonywali zawód indywidualnie, poza zespołem adwokackim (za okres od 27 czerwca 1984 r.),
• twórcom i artystom, którzy byli objęci zaopatrzeniem emerytalnym twórców (za okres od 1 stycznia 1974 r.),
• duchownym (za okres od 1 lipca 1989 r.),

b. osobom, które pozostawały w stosunku pracy, a mianowicie:

• pracownikom zatrudnionym w gospodarstwach domowych i przy obsłudze prywatnych domów mieszkalnych (za okres od 1 lipca 1970 r.),
• pracownikom nieuspołecznionych zakładów pracy, a od 1 stycznia 1990 r. pracownikom zakładów pracy zatrudniającym nie więcej niż 20 pracowników.

2. okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu osobom, które:

• na podstawie umowy zlecenia lub umowy agencyjnej prowadziły zakłady gastronomiczne oraz stacje benzynowe oraz osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 października 1966 r.),
• prowadziły urządzenia turystyczne i kolektury Państwowego Przedsiębiorstwa "Totalizator Sportowy" oraz przewodnikom turystycznym, a także osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 sierpnia 1968 r.),
• na podstawie umowy zlecenia lub umowy agencyjnej prowadziły uspołecznione sklepy i księgarnie oraz osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 maja 1969 r.),
• na podstawie umowy agencyjnej prowadziły działalność na rzecz przedsiębiorstw upowszechniania prasy i książki Robotniczej Spółdzielni Wydawniczej "Prasa - Książka -Ruch" oraz osobom z nimi współpracującym (za okres od 1 lipca 1973 r.),
• wykonywały pracę na podstawie umów-zleceń zawartych ze zleceniodawcą innym niż uspołeczniony zakład pracy, zatrudniającym do 20 osób wykonujących umowy, a także osobom współpracującym (za okres od 5 maja 1992 r.).

Organ rentowy wydaje decyzję w sprawie prawa do świadczenia lub ustalenia jego wysokości po raz pierwszy w ciągu 30 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do wydania tej decyzji.

Jeżeli prawo do świadczeń zostało udowodnione, ale zainteresowany nie przedłożył dowodów niezbędnych do ustalenia wysokości świadczeń, organ rentowy przyznaje zainteresowanemu świadczenia w kwocie zaliczkowej zbliżonej do kwoty przewidywanych świadczeń.

Jeżeli w wyniku decyzji zostało ustalone prawo do świadczenia oraz jego wysokość, organ rentowy dokonuje wypłaty świadczenia niezwłocznie po wydaniu decyzji.

Jeżeli na podstawie przedstawionych środków dowodowych nie jest możliwe ustalenie prawa lub wysokości świadczenia, za datę wyjaśnienia ostatniej okoliczności uważa się datę końcową dodatkowego terminu do przedstawienia niezbędnych dowodów, wyznaczonego przez organ rentowy, albo datę przedstawienia tych dowodów.

Wypłata świadczenia, wynikająca z decyzji, następuje w najbliższym terminie płatności świadczenia albo w następnym terminie płatności, jeżeli okres między datą wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do wydania tej decyzji a najbliższym terminem płatności jest krótszy niż 30 dni.

Przepisów powyższych nie stosuje się, jeżeli umowy międzynarodowe stanowią inaczej.