Przejdź do treści |
Platforma Usług Elektronicznych - wersja graficzna | Baza wiedzy - wersja graficzna | Obsługa klientów - wersja graficzna
Zwiększ czcionkę | Zmniejsz czcionkę

Ubezpieczenia społeczne
Baza wiedzy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych


Menu główne:
Przejdź do: Strona główna | Aktualności | O ZUS | Ubezpieczenia | Świadczenia | Statystyka | Prawo | UE

Strona główna »  Koordynacja w zakresie ubezpieczeń ...  »  Opłacanie i rozliczanie składek ...
Menu strony:
Przejdź do: Uwagi wstępne | Obowiązki pracodawcy zagranicznego nieposiadającego w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa jako płatnika składek | Obowiązki pracownika, który na podstawie umowy zawartej z pracodawcą zagranicznym przejął obowiązki płatnika składek | Tryb składania dokumentów rozliczeniowych

Date aktualizacji: 28.11.2013 r.
Redakcja: Departament Realizacji Dochodów

Polecane:
Składki i świadczenia | Formularze | Poradniki | Blog Rzecznika ZUS | 80-lecie ZUS

Opłacanie i rozliczanie składek przez podmioty zagraniczne z państw członkowskich Unii

Informacje zawarte na tej stronie przeznaczone są dla:
  • pracodawców zagranicznych z państw członkowskich Unii, którzy nie posiadając w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa zatrudniają pracowników oraz osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, co nakłada na nich obowiązki z zakresu ubezpieczeń społecznych
  • Uwagi wstępne

    W stosunku do pracodawców zagranicznych, posiadających w Polsce siedzibę czy przedstawicielstwo i zatrudniających pracowników utrzymane zostają dotychczasowe zasady opłacania i rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

    Od 1 maja 2004 r. także pracodawcy zagraniczni z państw członkowskich Unii, nieposiadający w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa, z tytułu zatrudniania tu pracowników zobowiązani są do wypełniania obowiązków płatnika składek w zakresie ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego i Funduszu Pracy.

    Zgodnie z obowiązującymi przepisami unijnymi, pracodawca zagraniczny niemający w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa może zawrzeć z zatrudnionym pracownikiem oraz osobą świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy umowę, na podstawie której pracownik ten przejmie obowiązki pracodawcy w zakresie ubezpieczeń społecznych, tj. obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń, rozliczania oraz opłacania składek na własne ubezpieczenia, w zastępstwie pracodawcy zagranicznego.

    W dalszej części opracowania przedstawione zostaną podstawowe informacje dla nowych grup potencjalnych płatników składek, tj. pracodawców zagranicznych nieposiadających w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa, jak i pracowników przejmujących na podstawie zawartej umowy obowiązki ubezpieczeniowe pracodawcy zagranicznego.

    Szczegółowe informacje można uzyskać w jednostkach organizacyjnych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

    Do góry

    Obowiązki pracodawcy zagranicznego nieposiadającego w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa jako płatnika składek

    Pracodawcy zagraniczni z państw członkowskich Unii będący płatnikami składek, niemający w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa, obsługiwani są wyłącznie przez I Oddział ZUS, 00-917 Warszawa, ul. Senatorska 6/8.

    Obowiązki zgłoszeniowe

    Pracodawca zagraniczny niemający w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa, będąc płatnikiem składek z tytułu zatrudnienia osób świadczących pracę w Polsce, musi uzyskać identyfikator NIP. O jego nadanie zwraca się do naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa, 03-719 Warszawa, ul. Jagiellońska 15.

    Obowiązkiem pracodawcy zagranicznego jest zgłoszenie się (ewentualnie za pośrednictwem upoważnionej osoby) do I Oddziału ZUS w Warszawie z kopią decyzji o nadaniu NIP oraz wypełnionym formularzem zgłoszenia płatnika składek, odpowiednio:

    W przypadku gdy podmiot zagraniczny lub osoba fizyczna zostaną zarejestrowani w Polsce przez właściwy urząd skarbowy jako podatnicy VAT UE, w danych identyfikacyjnych wykazywanych w dokumentach ubezpieczeniowych oraz w dokumentach płatniczych należy podawać identyfikator NIP, pomijając symbol PL.

    Zgłoszenie płatnika składek powinno zostać złożone w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszej, obejmowanej ubezpieczeniem osoby. Gdy podane w tym zgłoszeniu dane identyfikacyjne wymagają korekty lub ulegną zmianie, płatnik obowiązany jest złożyć formularz ZUS ZIPA.
    Obok zgłoszenia płatnika - pracodawca zagraniczny zobowiązany jest dokonać imiennego zgłoszenia zatrudnionych osób (pracowników) na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA (gdy ubezpieczone osoby podlegać będą tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu), podając w każdym zgłoszeniu:

    Pracodawca zagraniczny będący płatnikiem składek uprawniony jest do występowania o nadanie numeru PESEL dla podlegających ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu cudzoziemców, którym dotychczas nie nadano tego numeru; w tym celu wniosek o nadanie numeru PESEL składa do Departamentu Rozwoju Informatyki i Systemów Rejestrów Państwowych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, 02-106 Warszawa, ul. Pawińskiego 17/21.

    Po uzyskaniu przez omawianego cudzoziemca identyfikatora PESEL, konieczne jest dokonanie zmiany zgłoszonych wcześniej danych identyfikacyjnych poprzez złożenie formularza ZUS ZIU.

    Przy wypełnianiu pozostałych pól formularza zgłoszenia, w tym kodu tytułu ubezpieczenia, należy wykorzystać zasady określone w dostępnym na stronach internetowych ZUS poradniku Ogólne zasady wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych.

    Kończąc prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce płatnik zagraniczny ma obowiązek wypełnić i złożyć formularz wyrejestrowania płatnika składek ZUS ZWPA w terminie 14 dni od daty zakończenia działalności. Wobec osób zwalnianych istnieje natomiast obowiązek wyrejestrowania ich z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA.

    Obowiązki rozliczeniowe i płatnicze

    Płatnik składek zobowiązany jest do rozliczania należnych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz Fundusz Pracy i ich opłacania (na właściwe rachunki centralne ZUS) za każdy miesiąc rozliczeniowy.

    Płatnik (pracodawca zagraniczny) zobowiązany jest do comiesięcznego składania, w terminie do 15. dnia następnego miesiąca, następujących dokumentów rozliczeniowych:

    oraz do opłacania należnych składek (odrębnymi przelewami na ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy) na właściwe rachunki centralne ZUS w powyższym terminie.

    W sytuacji gdy płatności składek dokonywane są z zagranicy, wszystkie wpłaty powinny być kierowane na rachunki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych umiejscowione w głównym Oddziale Walutowo-Dewizowym Narodowego Banku Polskiego. Dokonując wpłaty należy uwzględnić międzynarodowy kod Narodowego Banku Polskiego (SWIFT), a mianowicie NBPLPLPW, a także właściwy międzynarodowy numer rachunku bankowego (IBAN), tj.:

    Przy przekazywaniu przez płatników składek z zagranicy wpłat w formie komunikatu SWIFT na poczet składek, w polu "tytułem" należy wpisać aktualne dane identyfikacyjne, tj. zgodne z podanymi w bloku II na zgłoszeniu płatnika składek (odpowiednio ZUS ZPA lub ZUS ZFA) lub w bloku III na zgłoszeniu ZUS ZIPA.

    W przypadku dokonania wpłaty za dany miesiąc po obowiązującym terminie, płatnik składek zobowiązany jest doliczyć we własnym zakresie odsetki za zwłokę i zwiększyć o nie opłacaną kwotę składek.

    Do góry

    Obowiązki pracownika, który na podstawie umowy zawartej z pracodawcą zagranicznym przejął obowiązki płatnika składek

    Omawiani pracownicy stają się płatnikami składek (na podstawie umowy zawartej z pracodawcą zagranicznym z państwa członkowskiego Unii), obsługiwani są więc przez właściwy z uwagi na ich miejsce zamieszkania oddział (inspektorat) ZUS. Szczegółowy wykaz jednostek ZUS znajduje się na stronach internetowych ZUS.

    Obowiązki zgłoszeniowe

    Pracownik pełniący obowiązki płatnika składek w imieniu pracodawcy zagranicznego musi posiadać NIP. Pracownik będący obywatelem Polski wykorzystuje do tego celu osobisty NIP. Natomiast obywatel z państwa Unii Europejskiej musi wystąpić o nadanie NIP-u do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania w Polsce. W przypadku gdy osoba fizyczna zostanie zarejestrowana w Polsce przez właściwy urząd skarbowy jako podatnik VAT UE, w danych identyfikacyjnych wykazywanych w dokumentach ubezpieczeniowych oraz w dokumentach płatniczych powinna podawać identyfikator NIP, pomijając symbol PL. Zadaniem pracownika pełniącego rolę płatnika jest wypełnienie obowiązku zgłoszeniowego. Polega on na zgłoszeniu się do właściwej ze względu na jego miejsce zamieszkania jednostki ZUS z:

    oraz wypełnieniu dwóch formularzy, tj.: ZUS ZUA (lub ZUS ZZA, gdy podlegać będzie tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu) oraz ZUS ZAA, w których jako dane identyfikacyjne płatnika (blok II) podaje:

    W bloku III "Dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń" powyższych formularzy należy wpisać numer PESEL, a jeśli ubezpieczonemu nie nadano tego numeru - serię i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, pierwsze imię i datę urodzenia.

    Obywatel państwa UE może również wystąpić z wnioskiem o nadanie numeru PESEL do Departamentu Rozwoju Informatyki i Systemów Rejestrów Państwowych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, 02-106 Warszawa, ul. Pawińskiego 17/21.

    W przypadku uzyskania identyfikatora PESEL konieczne jest dokonanie zmiany zgłoszonych wcześniej danych identyfikacyjnych poprzez złożenie następujących dokumentów:

    Ponadto osoby te obowiązane są wpisać właściwy dla tej grupy ubezpieczonych - płatników składek - kod tytułu ubezpieczenia (blok V):

    Na składanym formularzu ZUS ZAA, pełniący obowiązki płatnika pracownik zgłasza dodatkowo adres podmiotu zagranicznego, z którym zawarta została umowa o przejęciu obowiązków płatnika składek. 

    W przypadku ustania obowiązku ubezpieczeń, pracownik pełniący obowiązki płatnika składek zobowiązany jest do złożenia następujących formularzy:

    Obowiązki rozliczeniowe i płatnicze

    Za każdy miesiąc pełniący obowiązki płatnika składek pracownik zobowiązany jest złożyć:

    Obowiązują przy tym następujące reguły:

    Termin do 15. dnia następnego miesiąca za dany miesiąc jest również terminem opłacania należnych składek, z zachowaniem obowiązującej zasady dokonywania odrębnych przelewów na poszczególne fundusze, tj. na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy, na rachunki bankowe podane w pkt. 1 (bez uwzględniania podanych na początku liter PL, niezbędnych przy przekazywaniu płatności składek z zagranicy).

    Do góry

    Tryb składania dokumentów rozliczeniowych

    Tryb składania dokumentów rozliczeniowych uzależniony jest od liczby ubezpieczonych, za których płatnik rozlicza składki.

    Pracodawcy zagraniczni, którzy rozliczają składki za nie więcej niż 5 osób oraz pracownicy realizujący obowiązki ubezpieczeniowe na podstawie umowy zawartej z pracodawcą zagranicznym z państwa członkowskiego UE, mogą przekazywać dokumenty rozliczeniowe w formie papierowej (wypełniony formularz lub wydruk z programu "Płatnik").

    Pozostali płatnicy zobligowani są do przekazywania comiesięcznych rozliczeń drogą teletransmisji, jednakże Zakład nie kwestionuje, jeżeli podmioty zagraniczne z państw członkowskich Unii, nieposiadające w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa, będą przekazywały do ZUS dokumenty rozliczeniowe w formie papierowej. Szczegółowe informacje oraz aktualny program "Płatnik" dostępne są zarówno w jednostkach ZUS, jak też na stronach internetowych Zakładu.

    Kontakt | Materiały do pobrania | Zamówienia publiczne | Konkursy ofert | Praca w ZUS | Szkolenia
    Mapa serwisu | Słownik | Oświadczenie o dostępności | Inne serwisy
    Biuletyn Informacji Publicznej | Serwis WAP | Serwis RSS
    1998 - 2013 r. Serwisem zarządza Departament Aplikacji Autorskich i Gabinet Prezesa

    Copyright © ZUS